Ako elektronicky podpísať dokumenty PDF bez ich tlače a skenovania

Dokument bol odoslaný e-mailom a musíte ho podpísať a poslať späť. Môžete vytlačiť dokument, podpísať ho a skenovať ho späť a poslať ho e-mailom. Ale je to lepší a rýchlejší spôsob.

Ukážeme vám, ako rýchlo pridať svoj podpis do akéhokoľvek dokumentu PDF a uložiť ho ako štandardný súbor PDF, ktorý je možné čítať kdekoľvek. Môžete to urobiť v systéme Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, bez ohľadu na to, akú platformu preferujete.

Elektronické podpisy, digitálne podpisy

1. windows: Otvorte PDF v aplikácii Adobe Reader a kliknite na tlačidlo "Doplniť a prihlásiť" v pravom paneli.
2. gumák: Otvorte PDF v náhľade, kliknite na tlačidlo Nástroje a potom kliknite na položku Sign
3. iPhone a iPad: Otvorte prílohu PDF v priečinku Pošta a potom kliknite na tlačidlo "Označiť a odpovedať" na podpísanie.
4. iPhone a Android: Stiahnite si položku Adobe Fill & Sign, otvorte súbor PDF a klepnite na tlačidlo Podpis.
5. chróm: Nainštalujte rozšírenie HelloSign, odovzdajte súbor PDF a kliknite na tlačidlo Podpis.

Po prvé, napíšeme nejakú terminológiu. Tento článok sa zaoberá elektronický podpisy, nie digitálne podpisy, ktoré sú úplne iným. Digitálny podpis je kryptograficky bezpečný a overuje, že niekto s vaším súkromným podpisovým kľúčom (inými slovami vy) videl dokument a povolil ho. Je to veľmi bezpečné, ale aj komplikované.

Elektronický podpis je na druhej strane iba obrazom vášho podpisu, ktorý je umiestnený na vrchu dokumentu PDF. Môžete to robiť so všetkými druhmi aplikácií a to je to, čo väčšina ľudí bude vyžadovať, keď vám pošlú dokument na podpísanie. Pošlite im súbor PDF s digitálnym podpisom a nevedia, čo z neho urobiť. V prípade mnohých firiem jednoducho akceptujete podpísané dokumenty e-mailom, namiesto toho, aby ste ich donútili faxovať, je obrovský technologický skok.

Určite, nižšie uvedené metódy nie sú úplne bezpečné, ale ani nie je tlač, číta sa cez pero a potom sa znovu skenuje. Aspoň je to rýchlejšie!

Windows: Použite program Adobe Reader

Aj keď program Adobe Reader nie je najľahší prehliadač PDF, jedná sa o jeden z najviac funkčných balíčkov a v skutočnosti má vynikajúcu podporu pri podpise dokumentov PDF. Ostatné čítačky PDF tretej strany môžu túto funkciu ponúkať, ale pred použitím ich vlastností podpisu si zvyčajne vyžadujú zakúpenie platenej verzie.

Ak chcete podpísať dokument pomocou programu Adobe Reader, najskôr otvorte dokument PDF v aplikácii Adobe Acrobat Reader DC. Kliknite na tlačidlo "Doplniť a prihlásiť" v pravej časti okna.

Kliknite na tlačidlo "Prihlásiť" na paneli s nástrojmi a vyberte "Pridať podpis" a pridajte svoj podpis do programu Adobe Acrobat Reader DC.

Ak potrebujete do dokumentu pridať ďalšie informácie, môžete použiť iné tlačidlá na paneli s nástrojmi. Môžete napríklad napísať text alebo pridať začiarkovacie políčka na vyplnenie formulárov pomocou tlačidiel na paneli nástrojov Vyplniť a prihlásiť.

Podpis môžete vytvoriť jedným z troch spôsobov. Štandardne program Adobe Reader vyberie text "Type", aby ste mohli zadávať svoje meno a previesť ho na podpis. To nebude vyzerať ako váš skutočný podpis, takže pravdepodobne nie je ideálny.

Namiesto toho pravdepodobne budete chcieť vybrať položku "Kresliť" a nakresliť svoj podpis pomocou myši alebo dotykovej obrazovky. Môžete tiež vybrať položku "Obrázok", ak chcete podpísať kus papiera, skenovať ho pomocou skenera a potom pridať svoj písomný podpis do programu Adobe Reader. (Áno, toto vyžaduje skenovanie, ale musíte to urobiť iba raz, potom môžete použiť tento podpis na akékoľvek dokumenty, ktoré v budúcnosti elektronicky podpíšu.)

Po vytvorení podpisu kliknite na tlačidlo "Použiť", aby ste ho použili na dokument. Ponechajte začiarknuté políčko "Uložiť podpis" a tento podpis môžete v budúcnosti rýchlo pridať.

Umiestnite svoj podpis tam, kde ho chcete, pomocou myši a kliknutím ho aplikujte. Ak ste si vybrali možnosť uložiť svoj podpis, v budúcnosti ho nájdete ľahko v ponuke "Sign".

Ak chcete uložiť podpísaný dokument PDF, kliknite na položku Súbor> Uložiť a vyberte umiestnenie súboru.

Mac: Použite náhľad

Používatelia Mac sú šťastnejší ako používatelia Windows. Aplikácia Náhľad zahrnutá v programe macOS má integrované funkcie na podpisovanie dokumentov. Vďaka vynikajúcim trackpadom zabudovaným do MacBooku môžete skutočne nakresliť svoj podpis na trackpadi pomocou jedného z vašich prstov a vložiť ho do ukážky. Na novom MacBooku s trackpadom "Force Touch" je to dokonca aj tlak citlivý, čo umožňuje ešte presnejšie podpisy.

Môžete tiež jednoducho podpísať kus papiera a "skenovať" ho s webovou kamerou, ak dáte prednosť vytváraniu podpisu staromódnym spôsobom (alebo ak máte iMac bez trackpadu).

Ak chcete dokument podpísať, otvorte v náhľade dokument PDF (toto by malo byť predvolená aplikácia, ktorá sa otvorí pri dvojitom kliknutí na súbor PDF, ak ste ho nezmenili). Kliknite na tlačidlo "Zobraziť značkovacie lišty" v tvare sady a potom kliknite na tlačidlo "Prihlásiť sa" na paneli nástrojov, ktorý sa zobrazí.

Zobrazí sa výzva na vytvorenie podpisu pretiahnutím prsta cez trackpad alebo podpísaním kusu papiera a jeho skenovaním pomocou webovej kamery. Zachyťte svoj podpis raz a Náhľad si to bude pamätať do budúcnosti.

Po zachytení podpisu ho môžete vybrať v ponuke, ktorá sa zobrazí po kliknutí na tlačidlo "Prihlásiť sa". Váš podpis je použitý ako obrázok, ktorý môžete pretiahnuť a zmeniť jeho veľkosť, aby sa zmestil do dokumentu.

Ďalšie možnosti na paneli s nástrojmi vám umožňujú písať text a nakresliť tvary na dokumente, čo vám umožní vyplniť formuláre, ak je to potrebné.

Keď skončíte, kliknutím na položku Súbor> Uložiť uložte PDF a podpisujte ho do súboru. Môžete tiež kliknúť na položku Súbor> Duplikovať a vytvoriť kópiu súboru PDF a uložiť zmeny do novej kópie súboru bez úpravy pôvodného dokumentu.

Ak sa vám z akéhokoľvek dôvodu nepáči ukážka, môžete na počítači Mac používať službu Adobe Reader DC. Bude to fungovať rovnako ako podpísanie dokumentu v systéme Windows, takže si pozrite pokyny v časti Windows, kde nájdete informácie o tom.

iPhone a iPad: Použite Mail alebo Adobe Fill & Sign

Na zariadení iPhone alebo iPad môžete podpísať dokumenty pomocou funkcie označovania v aplikácii iOS Mail. Ak máte počítač Mac a pomocou aplikácie Náhľad na podpísanie dokumentov sa váš podpis skutočne synchronizuje z počítača Mac do vášho iPhone alebo iPadu, takže ho nemusíte vytvárať druhýkrát.

Táto funkcia je pohodlná, ale funguje iba vtedy, ak chcete podpísať dokumenty v aplikácii Pošta. Môžete napríklad poslať e-mailom na dokument PDF a možno budete musieť podpísať a zaslať ho späť späť.

Ak to chcete urobiť, budete musieť dostať e-mail s pripojeným súborom PDF, poklepaním na prílohu PDF a kliknutím na ikonu "Označiť a odpovedať" v pravom dolnom rohu obrazovky v tvare s nástrojmi pri prezeraní súboru PDF.

Potom budete môcť pridať podpis kliknutím na tlačidlo podpisu v pravom dolnom rohu obrazovky. Môžete tiež písať text a nakresliť dokument, ak chcete.

Keď klepnete na položku Hotovo, aplikácia Mail automaticky vytvorí odpoveď na e-mail s pripojeným podpísaným dokumentom. Môžete zadať e-mailovú správu a potom odoslať podpísaný dokument.

 

Zatiaľ čo to je výhodné, funguje to len v aplikácii Mail, takže je veľmi obmedzené. Ak to chcete urobiť z ľubovoľnej inej aplikácie, budete potrebovať aplikáciu na prihlasovanie tretej strany.

Existuje tu celkom niekoľko možností, ale máme radi Adobe aplikáciu Adobe Fill & Sign, ktorá vám umožňuje bezplatne podpísať neobmedzený počet dokumentov. Môže dokonca zachytiť fotografie z papierových dokumentov pomocou fotoaparátu, takže môžete vytvárať digitálne kópie papierových formulárov. Dokument môžete podpísať tak, že na dotykovom displeji napíšete prstom alebo dotykovým perom a zároveň vám umožní zadávať text do dokumentov PDF, aby ste ich vyplnili.

Ak chcete získať dokument PDF z inej aplikácie do programu Adobe Fill & Sign, nájdite súbor PDF v inej aplikácii, klepnite na tlačidlo Zdieľať a vyberte aplikáciu Adobe Fill & Sign. Potom môžete klepnutím na tlačidlo podpisu jednoducho podpísať dokument. Keď skončíte, klepnutím na tlačidlo Zdieľať v rámci položky Adobe Fill & Sign odošlite podpísaný dokument do inej aplikácie.

 

Ak ste firma, ktorá hľadá plnohodnotnejší nástroj, alebo ak sa vám nepáči Adobe Sign & Fill, veľmi sa nám páči aj SignNow. Funguje to veľmi dobre a umožňuje vám podpisovať dokumenty prstom. Môžete sa zaregistrovať až päť dokumentov mesačne zadarmo, ale potom si vyžaduje mesačný poplatok za predplatné. Je to však dobrá alternatíva.

Android: Použite Adobe Fill & Sign

Android neobsahuje zabudovanú aplikáciu, ktorá to dokáže. Namiesto toho budete musieť použiť aplikáciu tretej strany. Rovnako ako na iPhone a iPad, máme radi Adobe Fill & Sign, ktorý vám umožňuje bezplatne podpísať neobmedzený počet dokumentov za mesiac. Môže tiež zachytiť fotografie z papierových dokumentov s fotoaparátom, aby ste ich mohli podpísať elektronicky.

Po inštalácii aplikácie môžete otvoriť dokumenty PDF v aplikácii a klepnutím na tlačidlo podpisu ich podpísať. Podpísaný dokument potom môžete zdieľať s inou aplikáciou klepnutím na tlačidlo Zdieľať.

 

Rovnako ako v systéme iOS odporúčame aj aplikáciu SignNow, ak chcete niečo oveľa viac naplnené a ochotné zaplatiť (pretože ponúka zadarmo až päť podpisov mesačne).

Chromebook: Použite HelloSign

Na Chromebooku nájdete množstvo služieb pre podpisovanie webových stránok, ktoré pre vás pracujú. Máme radi HelloSign, ktorý ponúka dobré webové rozhranie, ako aj aplikáciu Chrome, ktorá sa integruje do Disku Google. Umožňuje vám bezplatne prihlásiť až tri dokumenty za mesiac.

Základné webové rozhranie aplikácie HelloSign vám umožňuje jednoducho načítať dokumenty PDF a podpísať ich tak, že vytvoríte svoj podpis alebo odovzdáte obrázok. Potom môžete podpísaný dokument poslať e-mail priamo na niekoho, alebo stiahnuť dokument a urobiť s ním to, čo chcete.

Ak sa vám program HelloSign nepáči, dokáže DocuSign fungovať aj na Chromebooku a ponúka aplikáciu, ktorá sa integruje s aplikáciou Disk Google na podpis, a rozšírenie prehliadača, ktoré vám umožňuje podpísať dokumenty z Gmailu. DocuSign však neponúka žiadne bezplatné podpisy. Aplikácia SignNow tiež ponúka aplikáciu Chrome pre Disk Google a rozšírenie pre službu Gmail, ale aplikácia a rozšírenie nie sú ani tak skontrolované.

Linux: Je to zložité

Toto je trochu tvrdšie v Linuxe, pretože oficiálna verzia programu Adobe Reader pre Linux bola prerušená. Dokonca aj staré, zastaralé verzie dostupné pre Linux nemajú túto funkciu ani populárne integrované prehliadače PDF, ako sú Evince a Okular.

Možno budete chcieť vyskúšať webový nástroj ako HelloSign, o ktorom sa hovorí v sekcii Chromebook hore, pre najjednoduchší zážitok.

Ak chcete používať desktopovú aplikáciu, Xournal je pravdepodobne najvhodnejší nástroj na podpísanie súborov PDF na systéme Linux. Môže komentovať súbory PDF a pridávať im obrázky. Najskôr budete musieť vytvoriť obrázok podpisu - podpísať kus papiera, skenovať ho do vášho systému Linux a vyčistiť ho. Mohli by ste potenciálne len zachytiť jeho fotografiu s webovou kamerou alebo fotoaparátom smartfónu. Možno budete chcieť vylepšiť v GIMP tak, aby mal priehľadné pozadie, alebo sa uistite, že ste podpísali biely kus papiera a že pozadie je úplne biele.

Nainštalujte Xournal z inštalačného nástroja na inštaláciu softvéru distribúcie Linuxu, otvorte súbor PDF a kliknite na položku Nástroje> Obraz. Umožní vám to vložiť obrázok podpisu a môžete ho zmeniť a zmeniť podľa potreby tak, aby zapadol do podpisového poľa.

Vlastné skenovanie a vytváranie obrazového súboru je trochu nepríjemné, ale môžete použiť túto metódu na rýchle podpísanie dokumentov v budúcnosti potom, čo získate dobrý obraz vášho podpisu.

Image Credit: Tim Pierce na Flickr