Ako poslať e-mail svojmu profesorovi a získať rýchlu odpoveď

Foto od uniinnsbruck

Profesori sú niektorí z najrušnejších ľudí okolo. Musia prednášať, vykonávať pracovné hodiny, pracovať s absolventmi študentov a kolegami, navštevovať konferencie a iné verejné podujatia a vykonávať, publikovať a prezentovať výskum. Ale aj keď majú nedostatok času, existujú spôsoby komunikácie s nimi prostredníctvom e-mailu a získajte včasnú odpoveď, aby ste mohli pokračovať v práci s menším počtom neúspechov.

Vložte tvár do mena

Je to ideálne, keď sa stretnete s vaším profesorom osobne pred odoslaním prvého e-mailu. Predstavte sa počas prvého týždňa školy. Nechajte svojho profesora poznať vaše záujmy, vaše otázky alebo niečo iné jedinečné pre vás. Ukázalo sa, že máte dostatočnú starostlivosť, aby ste ich lepšie spoznali, a povzbudzuje ich, aby včas odpovedali na vaše požiadavky. Lepší dojem, ktorý odídete, tým lepšie si na vás môžu pamätať.

Keď príde čas na zaslanie prvého e-mailu s otázkami týkajúcimi sa zadania, bude váš profesor schopný položiť vašu tvár na vaše meno. To im pomáha dať e-mail do kontextu. Ak už s vami už s vami úspešne komunikovali, budú ochotní opäť komunikovať bez váhania. A možno už budú mať dôveru, že ste vážnym študentom.

Použite podrobný riadok predmetu

Predmet je všetko, čo sa týka získania včasnej odpovede na e-mail. Po prvé, keď ľudia dostanú e-mail od odosielateľov, nevedia, pozerajú sa na riadok predmetu pre stopy. Na základe samotnej témy môžu odstrániť poštu, ktorá vyzerá ako spam alebo jednoducho nedôležitá.

Profesori sú teraz povinní odpovedať na e-mail pre študentov o administratívnych a triede. Riadok predmetu je však stále dôležitý na to, aby ste sa rýchlo dostali k svojmu profesorovi. Vytvorte predmetovú líniu tak, aby sa po tom, ako to uvidíte, váš profesor otvoril a ihneď si ho prečítal - namiesto toho, aby ste ho podali na neskoršie čítanie. (Ďalším cieľom je vytvoriť e-mail takým spôsobom, že hneď po prečítaní váš profesor okamžite odpovie, ale v ďalšom článku sa dostaneme k nemu.)

Takže pred odoslaním e-mailu zúžte ho na konkrétny účel. Uveďte tento cieľ tak priamo, ako môžete v riadku predmetu.

Namiesto použitia, "Rád by som sa zapísal do svojej triedy", uveďte konkrétne názov triedy a ako vám môžu pomôcť prihlásiť sa:

Čím konkrétnejší môžete byť, tým ľahšie to urobíte pre svojho profesora. Veľmi špecifický nadpis im umožňuje poznať, čo sa od nich očakáva.

Buďte zdvorilí a formálne

Akonáhle budete používať dobrú líniu predmetu, musíte sa uistiť, že vaše otvorenie nebráni vášmu profesorovi v čítaní celej správy. Nechcete hovoriť "Hej" a potom pokračujte s vašou správou. To vytvára neprofesionálny tón, ktorý môže byť prekážkou efektívnej komunikácie. Chcete sa dopustiť chyby na strane zdvorilosti.

Napíšte svoju správu tak zdvorilo a úctivo, ako je to možné, aj keď to znamená, že umožňuje nejaké nepresnosti. Povedzme napríklad, že počas leta absolvujete triedu škôl v komunite, aby ste splnili všeobecné požiadavky. Váš inštruktor nie je technicky profesor, ale práve začal tento rok vyučovať na čiastočný úväzok.

Stále sa ich chcete zaoberať ako "profesor", pretože je to formálne, zdvorilé a ukazuje, že sa snažíte nadviazať dobrú komunikáciu. Chyba na strane zdvorilosti až do opravenia - ak váš inštruktor trvá na tom, aby ste sa na ne odkazovali ako na "pána Bob "alebo" Joey ".

Tu sú niektoré ďalšie spôsoby, ako udržať vaše posolstvo zdvorilé:

• Vždy odhláste svoje meno - najlepšie prvé a posledné, ak je v triede veľa študentov.
• Zatvorte s vetou alebo frázou, ktorá preukazuje vašu váhu pri čítaní vašej správy. Môže to byť veta pred podpisom svojho mena, ako napríklad: "Cením si, že sa pozeráte na tohto profesora Johna." Alebo to môže byť jednoducho "Ďakujem", za ktorým nasleduje vaše meno.
• Zostaňte na tému; prechod na tangenty naznačuje, že naozaj nerešpektujete ich čas, pretože pravdepodobne majú stovky ďalších e-mailov, ktoré sa dostanú.
• Nepredpokladajte, že budú robiť to, čo požadujete. Existujú niektoré veci, ktoré musia profesori urobiť pre študentov, napríklad vám dávajú povolenie na vstup do kurzu, ak splníte predpoklady. Ale aj tak nepredpokladajte, že budú robiť čokoľvek. Nechcete prejaviť neúcty, alebo im dávať dôvod na opätovné zváženie toho, ako a či vám chcú pomôcť. Spýtajte sa zdvorilo a uvádzajte čo najmenšie predpoklady.

Použite správne mená a štítky

Ako už bolo uvedené, použite správne štítky v rámci vašej konkrétnej témy a obráťte sa na svojho profesora zdvorilo. Uistite sa, že máte štítky, čísla, dátumy a časy správne. Ak si nie ste istí časom stretnutia alebo náhodou odkazujete na nesprávny test, váš profesor bude musieť stráviť viac času na to, aby skontroloval a prípadne vám znova poslal e-mail na jasnosť. Tým sa stáva potenciálne rýchla odpoveď na konverzáciu, ktorá sa rozprestiera vo viacerých e-mailoch.

Pridržte sa na bod

Keď idete do tangenta v e-mailovej správe alebo prezradiť viac (osobných) informácií, ako je to potrebné pre danú úlohu, to nakoniec stráca drahocenný čitateľ vášho profesora - rovnako ako svoj vlastný čas. Prilepenie na bod je jedným z niekoľkých spôsobov, ako obmedziť čas strávený odosielaním e-mailu a znížiť potrebu písania ďalších e-mailov na objasnenie.

Odstráňte zbytočné slová a frázy, ako napríklad: "Som zvedavý, či," alebo "Myslíte si, že by ste mohli ..." Namiesto toho položte otázku. Môže to byť zastrašovanie byť tak úprimný s vašim profesorom, ale s praxou to nebude dlho. Pretože sa naučíte získať bod profesionálnym spôsobom, a to vytvára dôveru.

Tu je príklad správy, ktorá trvá dlhšie na čítanie a je viac rozptýlená vo svojej dlhšej forme:

Ako vidíte, kondenzovaná forma dostane správu efektívnejšie:

Držte to krátke

Udržanie je krátke je podobné ako zostať na mieste. V ideálnom prípade by ste v odseku nemali chcieť viac ako tri až štyri vety. A nechcete, aby jedna správa obsahovala príliš veľa odsekov. Ak nie, to znamená, že zdieľate spätnú väzbu alebo osobný príbeh, ktorý pomôže vášmu profesorovi poznať vás a lepšie porozumieť tomu, ako vám môžu pomôcť.

Vykonajte priamu žiadosť

Dokonca aj vtedy, ak máte skvelú líniu predmetov, je potrebné, aby ste v samotnej správe sledovali. Vykonáte to tak, že svoju žiadosť zadáte priamo. Môže to byť jasnejšie, ak chcete formulovať požiadavku ako otázku. Alebo ak použijete otvárač "Prosím ... [žiadajte tu]." Majte na pamäti, že ak posielate e-mail svojmu profesorovi, aby ste dostali svoj názor na danú tému, je to ešte žiadosť, pretože si želáte, aby si venoval čas na zdieľanie čo vedia.

Urobte svoju požiadavku tak jasne, že váš profesor nebude mať otázky o tom, čo od neho žiadate. Ak môžete dosiahnuť tento dôležitý krok, môžete pomôcť vášmu profesorovi ihneď po prečítaní e-mailu. A nielen, že od nich dostanete rýchlu odpoveď, ale do tej čakacej triedy čakáte skôr.

Nasleduj

Dokonca aj vtedy, keď úspešne uplatníte vyššie uvedené zásady pri zasielaní e-mailu svojmu profesorovi a nedostanete včasnú odpoveď, mohlo by to byť, že váš profesor ešte nedostal e-mail alebo momentálne nie je k dispozícii. Nebojte sa, aké sú dôvody, len zdvorilo, ak ste o nich nespočuli viac ako dva dni. Rôzne kampane majú odlišné politiky alebo kultúry (aj keď sú nepísané) za to, čo sa považuje za včasnú odpoveď, takže sa môže líšiť v závislosti od vašej inštitúcie alebo kontextu.

Uplatnite vzorové zásady uvedené vyššie vo svojom následnom e-maile. Ak sa z nejakého dôvodu stále nedostávate, ďalší ďalší e-mail môže byť vhodný po ďalších troch až štyroch dňoch (opäť v závislosti od situácie). Alebo môže to byť čas hovoriť s vašim profesorom osobne. Ak je to tak, uistite sa, že od nich zistíte, ako najlepšie komunikovať prostredníctvom e-mailu.

Účinná komunikácia s vaším profesorom podľa potreby výrazne zlepšuje vaše šance na úspech v určitej triede. Udržujte komunikáciu včasnú, hladkú a produktívnu, aby ste sa mohli sústrediť na vašu prácu.