Ako spravovať prílohy v programe Outlook 2013

Prichádza čas, hľadanie práce alebo zdieľanie fotografií so staršími rodinnými príslušníkmi, kde budete musieť odoslať veci starým spôsobom - ako e-mailovú prílohu. Ak posielate e-maily v práci, môže to byť časť vášho e-mailového repertoáru.

Otázka o pripútanostiach je, že existuje nejaký nepísaný kód, pokiaľ ide o ich odosielanie. Napríklad, zatiaľ čo by ste mohli poslať obrovský súbor do e-mailu (závisí to od toho, akú službu alebo poskytovateľa internetových služieb budete používať), nie je to nevyhnutne efektívne. Podobne posielanie viacerých súborov je zvyčajne lepšie vykonané so zipsom v kontajnerovom súbore.

Samozrejme, v závislosti od typu súboru je, môže alebo nemusí prísť na miesto určenia. Súbory, ako sú napríklad súbory typu .EXE, .BAT a iné spustiteľné typy, budú často (zvyčajne) zablokované alebo zbavené kvôli ich spojitosti so škodlivým softvérom. Ak chcete poslať takýto súbor, pravdepodobne ho budete musieť priložiť do archívu .ZIP.

Vytváranie e-mailov a správa kontaktov v programe Outlook je dosť jednoduché a pri pridávaní a manipulácii s prílohami by mala byť už druhá príroda, veľa používateľov si nemusí uvedomiť, že by to robili lepšie.

Pridanie prílohy

Ak chcete pridať prílohu, môžete súbor alebo súbory presunúť do prázdnej e-mailovej správy a prilepiť ju ako prílohu. Alebo kliknite na tlačidlo "Pripojiť súbor" na páse, v sekcii Zahrnúť.

Budete musieť prechádzať na miesto, kde sa nachádza súbor, ktorý chcete priložiť, a potom vybrať súbor alebo súbory, ktoré chcete zahrnúť do správy, potom kliknite na "Vložiť". Alebo kliknite na malú šípku a zvoľte "Vložiť ako Text "a vaša príloha bude vložená do riadku, čo znamená, že sa zobrazí vo vašej správe namiesto samostatného súboru.

Po pripojení ju budete môcť vidieť v poli Pripojené pod riadkom Predmet.

Nakoniec povedzme, že máte pripútanú prílohu a uvedomíte si, že je to nesprávne. Žiadny problém, môžete jednoducho vybrať prílohu stlačiť tlačidlo "Odstrániť" na klávesnici, alebo môžete kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať "Odstrániť".

Súbory nie sú jedinou vecou, ​​ktorú môžete pripojiť k správe, ale môžete priložiť aj položky a podpisy.

Pripevňovanie iných vecí

Položky môžu obsahovať vizitiek (súbory .VCF diskutované vyššie), kalendáre a položky programu Outlook, ktoré môžu byť poznámky, úlohy, kontakty a ďalšie veci, ktoré otvoríte v programe Outlook.

Kalendáre sú ďalšou vecou, ​​ktorú budete z času na čas možno chcieť zdieľať. Ak kliknete na tlačidlo "Priložiť položku", uvidíte, že je to jednoduché. Zdieľanie kalendára neznamená, že musíte každý deň zdieľať každú položku. Možno budete chcieť zdieľať len niekoľko dní alebo týždenne, napríklad pre firemnú dovolenku alebo rodinnú dovolenku.

Zdieľanie kalendára vám poskytne možnosti výberu aktuálneho kalendára, rozsahu dátumov, podrobností a ďalších rozšírených možností.

Keď kliknete na tlačidlo "OK", uvidíte, že kalendár bude priložený k e-mailovej správe, aby mohol byť otvorený a zobrazený, ale bude tiež vložený do aktuálnej správy, aby ho príjemcovia mohli pohodlne zobraziť na prvý pohľad.

Položky programu Outlook sú v podstate všetko, čo môžete vytvoriť v programe Outlook, ktoré potom môžu byť pripojené a odoslané ostatným používateľom programu Outlook. Na nasledujúcej snímke obrazovky uvidíte, ako to funguje. Vyberiete zdroj a potom odtiaľ vyberte položku alebo položky (môžete si vybrať viac ako jednu), ktorú chcete priložiť.

Poznámka: Môžete sa rozhodnúť, či chcete, aby sa položka dostala ako skutočná fyzická príloha alebo inline len ako text. Toto je rovnaké, ako sme už predtým diskutovali, kde môžete "Vložiť ako text" a zobrazí sa ako súčasť fyzickej správy.

Vizitky môžu alebo nemusia byť jednou z tých vecí, ktoré používate alebo potrebujete, ale je to naozaj pohodlný spôsob, ako zdieľať svoje okamžité detaily v jednoduchom, pohodlnom balíku. Ak chcete zdieľať svoju vizitku (alebo niekoho iného), jednoducho ju vyberiete z ponuky Priložiť položku a zobrazia sa vaše kontakty

Vyberte kartu alebo karty, ktoré chcete pridať a kliknite na tlačidlo "OK" a karty sa zobrazia ako text a budú tiež pripojené ako súbor .VCF, čo znamená, že je možné ich importovať do akéhokoľvek adresára, ktorý tieto súbory podporuje.

Zdieľanie kontaktov ako vizitiek je naozaj rýchly a pohodlný spôsob, ako poskytnúť niekomu inému kontaktné informácie alebo importovať kontaktné informácie od niekoho iného bez toho, aby ste ho museli zadávať do svojho adresára rukou.

Manipulácia s prílohami

Samozrejme, e-mailom je vždy možnosť dostať sa, rovnako ako dať. Takže, čo robíte, keď príde správa s prílohami do doručenej pošty? Zvyčajne je to dosť priamočiare, napríklad v nasledujúcom obrázku. Vidíte, že naša skúšobná správa prichádza s pripojeným obrázkom.

Ak jednoducho klikneme na prílohu, vidíte, že sa vo výzvach nástrojov pripojenia k hovoru na páske nachádzajú možnosti. Odtiaľ môžete urobiť kroky na to. Všimnite si tiež, že ak dostanete viac súborov, môžete všetky prílohy uložiť naraz a ak si nie ste istí, či je to príliš vhodné otvoriť prílohu, môžete ju odstrániť, hoci je pravdepodobne múdrejšie, ak chcete správu jednoducho odstrániť, ak máte pochybnosti.

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na akúkoľvek prílohu v správe a môžete použiť výslednú rozbaľovaciu ponuku, aby ste vykonali rovnaké kroky ako na páse kariet.

Pri manipulácii s prílohami sa objavujú námietky. Prílohy môžu byť nebezpečné, pretože každý, kto použil e-mail za posledných dvadsať rokov, môže potvrdiť. V spodnom riadku neotvárajte nič, čo nie je od niekoho, koho nepoznáte a nedôverujete, a na počítači vždy použite skenovanie vírusov / malware.

Manipulácia s viacerými súbormi alebo veľkými súbormi ako príloh

Hovorili sme trochu o tom, ako zaobchádzať s jedným alebo s niekoľkými prílohami, ale čo, ak chcete pripojiť desiatky alebo dokonca stovky súborov? Alebo čo, ak chcete priložiť veľký súbor?

Odosielanie veľkých príloh je trochu neochvejné, najmä ak niekto dostane veľa e-mailov v procese. Problém pri odosielaní veľkých súborov cez e-mail nie je taký, či poštový server povolí prílohy nad určitú veľkosť. Z väčšej časti pravdepodobne nebudete posielať súbor oveľa väčší ako jeden megabajt alebo dva, alebo aspoň by ste nemali.

Napriek tomu budú tie časy, kedy budete musieť poslať niečo, čo je trochu ťažké. Ak používate webovú službu, ako je Yahoo, Gmail alebo Microsoft, budú mať obmedzenia veľkosti (25 MB, 25 MB, 20 MB), rovnako ako váš ISP, napr. Comcast, Time Warner, AT & T, atď. (Zvyčajne asi 10 Mb).

Vo väčšine prípadov, keď sú súbory príliš veľké alebo početné, odkladáme používanie služby cloudových služieb, ktoré sú bohaté a ponúkajú dostatok voľného miesta na odoslanie prevažnej väčšiny súborov. Najčastejšie, jednoducho odovzdávať súbory do oblakovej jednotky a potom ju zdieľať je rýchlejšie a spoľahlivejšie ako e-mail. Máme šikovný spôsob, ako vysvetliť, ako presne poslať veľké súbory cez e-mail, ak sa chcete dozvedieť viac.

Pokiaľ ide o odosielanie viacerých súborov, nemali by ste mať problém za predpokladu, že je to málo, ale akonáhle začnete pripojovať desiatky obrázkov alebo dokumentov, veci sa môžu trochu nepríjemne. Opäť zvážte použitie služby cloud. Bez ohľadu na to vám odporúčame, aby ste pred odoslaním rozhodne zip viaceré súbory. Systém Windows má natívnu podporu pre súbory ZIP, takže sa nemusíte obávať, že váš príjemca nebude môcť otvoriť.

Pozrite si tento článok, ktorý vysvetľuje všetko, čo potrebujete vedieť o komprimovaných súboroch.

Toto sa zdá byť celkom dobrým miestom na ukončenie našej diskusie o prílohách. Nie sú to zložité témy, ale bez ohľadu na to, či používate program Outlook, Gmail alebo akýkoľvek iný e-mail, odosielanie súborov môže vyžadovať niekoľko ďalších krokov, ktoré nie sú jednoducho spojené.

Pokiaľ ide o teraz, pokryli sme najdôležitejšie časti e-mailových správ programu Outlook - kontakty, adresovanie, skladanie - to všetko sú dosť jednoduché veci. Teraz s prílohami máte dosť dobre oboznámenú znalosť jednoduchých vecí.

Teraz je čas zintenzívniť našu hru. Keď používate program Outlook a akumulujete e-maily, musíte sa naučiť, ako ho spravovať pomocou nástrojov, ako sú Rýchle kroky a pravidlá, o ktorých budeme hovoriť v nasledujúcej funkcii. Medzitým a ako vždy odporúčame, aby ste nám poskytli svoje pripomienky v našom diskusnom fóre.