Ako spravovať AutoArchive v programe Outlook 2010

Ak chcete, aby bol Outlook 2010 čistý a bežal rýchlejšie, je jednou z možností nastaviť funkciu automatického archivovania. Dnes vám ukážeme, ako nakonfigurovať a spravovať túto funkciu v programe Outlook 2010.

Použitie funkcie AutoArchive umožňuje spravovať priestor vo vašej poštovej schránke alebo na poštovom serveri presunom starších položiek na iné miesto na pevnom disku.

Povoliť a konfigurovať automatické archivovanie

V programe Automatický archív programu Outlook 2010 nie je v predvolenom nastavení povolená. Ak ho chcete zapnúť, kliknite na kartu Súbor, aby ste získali prístup do zákulisia, potom kliknite na položku Možnosti.

Otvorí sa okno Možnosti programu Outlook a potom kliknite na tlačidlo Rozšírené a potom na tlačidlo Nastavenia automatického archivovania.

Otvorí sa okno AutoArchive a všimnete si, že všetko je šedé. Začiarknite políčko vedľa položky Spustiť AutoArchive každý ...

Poznámka: Ak vyberiete možnosť Trvalé odstránenie starých položiek, archivované správy nebudú archivované.

Teraz môžete vybrať nastavenia, ako chcete spravovať funkciu AutoArchive. Vyberte, ako často chcete, aby sa spustila, výzva pred spustením funkcie, kam presunúť položky a ďalšie akcie, ktoré sa majú stať počas procesu. Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo OK.

Manuálne konfigurovať jednotlivé priečinky

Ak chcete získať väčšiu kontrolu nad jednotlivými archívnymi priečinkami, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a kliknite na položku Vlastnosti.

Kliknite na kartu Automatické archivovanie a zvoľte nastavenia, ktoré chcete pre túto zložku zmeniť. Napríklad možno nebudete chcieť archivovať určitú zložku alebo presunúť archivované dáta do konkrétnej zložky.

Ak chcete ručne archivovať a zálohovať položku, kliknite na kartu Súbor, Nástroje čistenia a potom na položku Archivovať.

Kliknite na prepínač vedľa položky Archív tohto priečinka a všetkých podpriečinkov. Vyberte priečinok, ktorý chcete archivovať. V tomto príklade chceme archivovať tento priečinok na jeho konkrétne miesto.

Súbory .pst sa ukladajú do priečinka dokumentov a ak ich budete potrebovať neskôr, môžete ich.

Po nastavení programu AutoArchive môžete nájsť položky v archivovaných súboroch. V navigačnom paneli rozbaľte priečinok Archives v zozname. Potom môžete zobraziť správy a pristupovať k nim.

Môžete sa k nim tiež dostať kliknutím na kartu Súbor \ Otvoriť a potom otvoriť súbor údajov programu Outlook.

Potom môžete prechádzať do archivovaného súboru, ktorý chcete otvoriť.

Archivácia starých e-mailov je dobrý spôsob, ako pomôcť udržať peknú čistú poštovú schránku, urýchliť zážitok z aplikácie Outlook a ušetriť miesto na poštovom serveri. Ďalšou peknou vecou je, že môžete nakonfigurovať e-mailové archívy a konkrétne zložky tak, aby vyhovovali vašim e-mailovým potrebám.