Ako nikdy znova faxovať dokument
Faxové prístroje sú stále prepravované v kanceláriách po celom svete. Vládne agentúry, právnici, lekári a iné pomaly sa rozvíjajúce organizácie často stále vyžadujú faxy - v najlepšom prípade je to potrebné zlo.
Fax je často považovaný za bezpečnejší ako e-mail, hoci to naozaj nie je. Faxové zariadenia komunikujú cez telefónne linky bez šifrovania a faxové zariadenia sa často nachádzajú v zaneprázdnených oblastiach, kde by dokumenty mohli ľahko chytiť nikto.
Alternatívy k faxovaniu
Existuje veľa alternatív k faxovaniu. Ak nie ste obmedzený zákonmi alebo preto, že osoba na druhom konci vyžaduje použitie faxu, skúste jednu z týchto alternatív:
- E-mailové dokumenty: Áno, skromný e-mail môže nahradiť veľa faxov. Pravdepodobne faxujete dokument napísaný z počítača, takže prečo sa obťažovať faxom? Pripojte súbor k e-mailu alebo jednoducho vložte dôležitý text do samotného e-mailu.
- Skenovanie a e-mail: Ak máte fax, ktorý funguje aj ako skener, môžete ho použiť na skenovanie papierových dokumentov do počítača ako súbory PDF. Pripojte tieto súbory PDF do e-mailu, ktorý ich pošlete. Môžete dokonca skúsiť pomocou telefónu skenovať dokument - určite to nebude najlepšia kvalita, ale videli sme niektoré pekne nízke kvality faxov.
- Nahrať dokumenty: Niektoré organizácie vám môžu umožniť odovzdať tieto naskenované súbory dokumentov na web, a nie jednoducho ich posielať e-mailom.
- Použite poštovú zásielku: Snail mail je pomalšia alternatíva k faxovaniu, ktoré je v mnohých ohľadoch horšie, ale nie vždy to je zlé. Ak nemáte fax a dokument nie je naliehavý, môžete ho väčšinou odoslať vo väčšine organizácií namiesto faxovania. Iste, musíte riešiť poštový systém, ale aspoň nemusíte faxovať nič.
Podpísať dokumenty bez ich tlače
Možno budete musieť podpísať dokumenty a poslať ich niekomu, a akonáhle sa vytlačia, môžete byť pokúšaní ich faxovať. Koniec koncov, alternatívou by bolo vytlačiť dokument, podpísať ho, skenovať ho späť do počítača a odoslať ho e-mailom. Namiesto toho, aby ste zbytočne strávili čas, môžete použiť softvér na aplikáciu skutočného podpisu na dokument vo vašom počítači. Jednoducho zachyťte svoj podpis a bude uložený ako obrázok, ktorý môžete aplikovať na dokumenty. Môžete ľahko podpísať budúce dokumenty bez toho, aby ste ich tlačili.
Ak máte tabletu so stylusom, môžete dokonca použiť stylus na podpísanie dokumentu priamo na obrazovke.
Faxovať dokument online
Online faxové služby vám umožňujú faxovať dokument bez toho, aby ste potrebovali vlastný faxový prístroj alebo dokonca telefónnu linku. Na načítanie dokumentu a na zadanie telefónneho čísla príjemcu používate webové rozhranie. Samotná služba sa postará o všetky veci na poslednú míľu a faxuje dokument na vzdialený faxový prístroj prostredníctvom vlastných telefónnych liniek.
Ak potrebujete faxovať iba zriedkavo, tieto služby vám umožnia poslať niekoľko strán sem a tam bez strávenia centov. Ak budete musieť faxovať dokumenty častejšie, možno budete musieť niečo zaplatiť - ale budete musieť zaplatiť za fax a telefónnu linku.
Tieto služby technicky zahŕňajú faxovanie, ale aspoň nemajú pocit, že používajú staré faxové zariadenie a nevyžadujú, aby ste mali pevný telefón.
Príjem faxu online
Prijímanie faxu môže byť bolesť hlavy, ak máte domácu kanceláriu. Fax musí byť zapnutý a počúvanie faxov musí byť vždy. Na prijímanie faxov potrebujete vyhradenú linku, aby ste pri telefonovaní nepremeškali žiadne faxy. Môžete sa pokúsiť požiadať ľudí o faxovanie dokumentu v konkrétnom čase, keď ste si istí, že pevný telefón nie je zviazaný.
Namiesto toho, aby ste sa zaoberali všetkými týmito nezmyselmi, požiadajte ľudí o skenovanie a posielanie e-mailových dokumentov. Môžete tiež použiť iné nástroje, ak sa nechcete spoľahnúť na e-mail - napríklad môžete použiť JotForm spolu s Dropbox na vytvorenie webovej stránky, kde ľudia môžu nahrávať súbory PDF a objavia sa v priečinku v Dropboxe.
Môžete tiež skúsiť používať službu, ktorá vám poskytne vyhradené faxové číslo a umožní vám prijímať faxy tam. Tieto náklady sú zvyčajne náklady - konečne, faxová služba musí platiť za vyhradené pevné telefónne číslo a sledovať ju za vás. eFax ponúka 10 bezplatných prichádzajúcich stránok mesačne, aj keď vám neposkytujú žiadne voľné odchádzajúce stránky. HelloFax vám umožňuje poslať päť bezplatných stránok, ale to je všetko. Každá bezplatná on-line faxová služba má takýto úlovok - ponúka bezplatnú ponuku, ktorá vás priťahuje, zatiaľ čo musíte zaplatiť za najdôležitejšie funkcie. Faxovanie zahŕňa prepojenie s faxovými prístrojmi a pevnými telefónnymi číslami, a to nie je zadarmo. Takisto sa často používa na obchodné účely a podniky sú ochotné vynaložiť peniaze na takéto veci.
Last Resort: Použite aktuálny fax bez vlastníka
Ak sa nechcete zaoberať online službami alebo poštou a nemáte absolútne inú možnosť než poslať príležitostný dokument ako fax, stále existuje alternatíva k nákupu vlastného faxového prístroja a použitia pevného telefónu. Pravdepodobne môžete navštíviť miestny obchod, ktorý ponúka kopírovanie a umožnia Vám zaplatiť pár centov za odoslanie faxu. Toto nie je ideálne, ak často posielate faxy, ale ak budete musieť faxovať niečo raz ročne, môže to byť v poriadku.
Samozrejme, toto stále zahŕňa použitie faxu. Niektoré organizácie požadujú iba faxy a možno sa nebudete cítiť príjemne odovzdávať veľmi citlivé dokumenty do webovej faxovej služby. Nie je veľa, čo môžete urobiť, ak sa musíte zaoberať organizáciou, ktorá vyžaduje faxovanie.
Faxovanie bude s nami naďalej ešte chvíľu, aj keď len kvôli predpisom, ktoré povzbudzujú zdravotnícku a právnu organizáciu, aby naďalej používali starší faxový systém namiesto moderných alternatív.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickr, príbehy putovania youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr
