Ako chrániť dokumenty a súbory PDF s vlastníkmi a používateľskými heslami v LibreOffice

Existujú dva spôsoby ochrany súboru PDF: hesla vlastníka a hesla používateľa. Vysvetlíme ich účel a ukážeme im, ako ich aplikovať na súbory vo formáte PDF.

Heslo vlastníka alebo oprávnenia umožňuje používať povolenia pre súbor PDF. Ak nechcete napríklad povoliť tlač súboru PDF alebo stránky, ktoré sa majú vytlačiť, môžete vybrať, čo chcete povoliť, a nepovoliť a nepoužívať heslo vlastníka do súboru PDF. Heslo vlastníka môže byť tiež nazvané hlavné heslo. To vám umožňuje zmeniť tieto povolenia.

Heslo Používateľ alebo Otvoriť umožňuje používateľovi požadovať zadanie hesla na zobrazenie PDF. Ak nezadajú správne heslo, súbor PDF sa neotvorí.

Existuje niekoľko online služieb na ochranu súborov PDF, ako napríklad PDFProtect, ale ak chcete pridať heslo k citlivému dokumentu, pravdepodobne ho nebudete pohodlne odovzdávať do služby, ktorú nepoznáte. Zameriavame sa teda na najlepšiu možnosť offline v tejto príručke.

Objavili sme spôsob, ako vytvoriť súbor PDF chránený heslom v programe Microsoft Word, ale pridáva sa iba používateľské heslo. Neexistuje žiadna možnosť pridať heslo vlastníka. Urobili sme nejaký prieskum a našiel sme najlepšiu voľbu na ochranu vašich súborov PDF v offline režime je bezplatná kancelárska sada LibreOffice. Ukážeme vám, ako chrániť dokument programu Microsoft Word alebo LibreOffice Writer s heslom a ako vytvoriť súbor PDF chránený heslom z dokumentu.

POZNÁMKA: V našom príklade používame súbor Word, ale môžete urobiť to isté s dokumentmi LibreOffice Writer (súbory .odt). Súbory PDF môžete otvoriť aj v LibreOffice. Otvárajú sa v systéme LibreOffice Draw, a to aj vtedy, ak pracujete s programom Writer, Calc alebo Impress, ale postup ochrany heslom v programe Draw je rovnaký ako v ostatných programoch LibreOffice a je opísaný v časti "Ako previesť dokument na Súbor chránený heslom PDF ". Konvertujete nechránený súbor PDF na stránku chránenú heslom.

Ako pridať otvorené a povolené heslá do dokumentu

Skôr ako začnete, načítajte LibreOffice a nainštalujte ho, alebo si môžete prevziať prenosnú verziu, ak nechcete nainštalovať LibreOffice. Otvorte program LibreOffice Writer a potom otvorte súbor programu Word. Kliknite na šípku nadol na tlačidle Uložiť na paneli s nástrojmi av rozbaľovacej ponuke vyberte položku Uložiť ako.

V dialógovom okne Uložiť ako prejdite na miesto, kam chcete chrániť chránený dokument. Pre náš príklad chceme nahradiť pôvodný dokument. Ak chcete chránený dokument uložiť ako nový súbor, do poľa Názov súboru zadajte iný názov súboru. Ak chcete dokument chrániť heslom, začiarknite políčko "Uložiť s heslom". Potom kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Ak nahrádzate pôvodný súbor, zobrazí sa dialógové okno Potvrdenie uloženia ako. Kliknutím na tlačidlo Áno nahraďte súbor.

V dialógovom okne Nastaviť heslo môžete zadať dva typy hesiel, rovnako ako heslá používateľa a vlastníka pre súbory PDF. Ak chcete, aby používateľ zadal heslo na zobrazenie dokumentu (napríklad heslo používateľa), do poľa "Zadajte heslo na otvorenie" a do poľa "Heslo na potvrdenie" v časti "Heslo šifrovania súborov" zadajte heslo. Ak chcete dokument chrániť aj pred úpravami (napríklad heslo vlastníka), kliknite na položku "Možnosti" v strede dialógového okna a do poľa "Zadajte heslo na povolenie úpravy" a do poľa "Potvrdenie hesla" zadajte heslo Heslo zdieľania súborov.

POZNÁMKA: Heslo zdieľania súborov funguje iba pre dokumenty programu LibreOffice Writer, nie pre dokumenty programu Word. Ak chcete používať heslo na zdieľanie súborov, uložte dokument ako súbor .tt, ktorý je prvou voľbou v rozbaľovacom zozname "Uložiť ako typ" v dialógovom okne Uložiť ako zobrazené vyššie.

Zadaním hesla umožňujúceho automatické úpravy sa dokument otvorí v režime iba na čítanie. Ak chcete otvoriť súbor v režime iba na čítanie v predvolenom nastavení bez hesla, začiarknite políčko Otvoriť súbor len na čítanie a ponechajte rámčeky pod položkou Zdieľanie súborov heslo prázdne.

Kliknite na tlačidlo "OK".

Ak ste k dokumentu použili otvorené heslo, pri ďalšom otvorení súboru budete vyzvaní na zadanie otvoreného hesla.

Ak je váš súbor dokumentom LibreOffice Writer (.odt) a ste mu priradili heslo na zdieľanie súborov, dokument sa otvorí v režime iba na čítanie. Ak chcete dokument upraviť, kliknite na tlačidlo "Upraviť dokument" v žltej lište.

Budete vyzvaní, aby ste zadali heslo na zdieľanie súborov, aby ste mohli upraviť súbor.

Ako previesť dokument do súboru PDF chráneného heslom

Môžete tiež previesť dokument programu Word alebo dokument LibreOffice do súboru chráneného heslom PDF a naň používať heslá používateľov a vlastníkov. Ak to chcete urobiť, otvorte dokument a potom v ponuke Súbor vyberte možnosť Exportovať ako PDF.

V dialógovom okne Možnosti PDF kliknite na kartu Zabezpečenie.

V sekcii Šifrovanie a povolenie súborov sa pôvodne nastavuje "Žiadne otvorené heslo" (heslo používateľa) a "Nastavenie hesla nie je povolené" (heslo vlastníka). Ak chcete nastaviť tieto heslá, kliknite na "Nastaviť heslá".

V dialógovom okne Nastaviť heslá v časti Nastaviť otvorené heslo dvakrát zadajte používateľské heslo, ktoré sa bude vyžadovať na zobrazenie súboru PDF. Pod položkou Nastaviť heslo povolenia zadajte heslo vlastníka, ktoré zabráni vytlačeniu, upravovaniu alebo vyňatému obsahu súboru PDF. Kliknite na tlačidlo "OK".

POZNÁMKA: Nemusíte používať obidve heslá, odporúčame vám však urobiť pre väčšiu bezpečnosť. Súbor PDF s iba jedným z dvoch použitých hesiel (jeden) nie je taký bezpečný ako jeden s oboma heslami. Planet PDF vysvetľuje, prečo dve heslá sú lepšie ako jedna pri zabezpečovaní súborov PDF.

Vrátite sa do dialógového okna Možnosti PDF a stav hesiel, ktoré ste nastavili, sa zobrazuje pod tlačidlom Nastaviť heslá. Ak ste si vybrali nastavenie hesla (vlastníka), aktivujú sa možnosti na pravej strane dialógového okna. Ak nechcete, aby si niekto vytlačil dokument alebo vykonal nejaké zmeny v dokumente, v časti Tlač a zmeny vyberte položku Nepovolené. Ak chcete len obmedziť typ tlače a zmeny, ktoré je možné vykonať, vyberte možnosť Ďalšie tlačidlá a zmeny. Ak nechcete, aby niekto kopíroval obsah z vášho súboru PDF, skontrolujte, či nie je začiarknuté políčko Povoliť kopírovanie obsahu. Z dôvodu dostupnosti je dobré nechať začiarknuté políčko "Povoliť prístup k textom pre nástroje na získanie prístupu". Kliknite na položku Exportovať.

V dialógovom okne "Exportovať" prejdite do priečinka, v ktorom chcete uložiť súbor chránený heslom PDF. Zadajte názov súboru do poľa Názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ak ste do súboru PDF priradili otvorené (používateľské) heslo, pri ďalšom otvorení ho budete požiadaní o toto heslo.

Uvidíte "(SECURED)" vpravo od názvu súboru v záhlaví, čo znamená, že ide o šifrovaný súbor PDF.

Ak ste do súboru PDF vložili heslo (vlastníka) a rozhodli sa, že to nepovolíte, všimnete si, že voľba "Tlačiť" je šedá, keď kliknete na kartu "Súbor".

Postupy pre pridanie otvorených a povolených hesiel do dokumentu a pre prevod dokumentu do súboru PDF chráneného heslom sú rovnaké v LibreOffice Calc, Impress a Draw.