Ako obmedziť veľkosť vášho dátového súboru programu Outlook

Dátové súbory programu Outlook sa môžu časom stať veľmi veľkými, najmä ak máte veľa príloh. Aj keď odstránite staré správy, veľkosť vášho dátového súboru programu Outlook sa podľa toho neredukuje.

Dátové súbory aplikácie Outlook (súbory .pst a .ost) obsahujú všetky e-maily (vo všetkých zložkách, vrátane odoslaných e-mailov), kontakty, kalendár, úlohy a poznámky, ako aj súvisiace prílohy súborov. Pri odosielaní a prijímaní ďalších e-mailov a príloh, pridaní ďalších termínov do kalendára a vytvorení ďalších úloh a poznámok môžu vaše dátové súbory programu Outlook ľahko rásť až na niekoľko gigabajtov. Dolu je jeden gigabajt, ale to je stále dosť veľké.

Aj po vyprázdnení priečinka Odstránené položky alebo po vypnutí aplikácie Outlook sa automaticky vyprázdni, priestor obsiahnutý v dátovom súbore sa neuvoľní. Môžete však získať späť tento priestor lisovanie váš dátový súbor programu Outlook. Tu je postup ako to urobiť.

Prvý krok: Skúmajte svoje účty a odstráňte to, čo nepotrebujete

Než prejdete proces zhutňovania, budete chcieť prejsť cez Outlook a odstrániť všetko, čo nepotrebujete. Odporúčame vám zistiť, aké veľké sú vaše rôzne priečinky, takže viete, ktoré položky uvoľnia najviac miesta. Nezabudnite, že okrem e-mailov môžete tiež vymazať položky kalendára, úloh a poznámok. Ak chcete skontrolovať veľkosť priečinkov, vyberte v účte (súbor s údajmi programu Outlook) priečinok Doručená pošta (alebo iný priečinok), ktorý chcete kompaktovať, a kliknite na kartu Súbor.

Na obrazovke zákulisia kliknite na položku Nástroje a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Vyčistenie schránky.

V dialógovom okne Vyčistenie poštovej schránky kliknite na položku "Zobraziť veľkosť poštovej schránky".

V dialógovom okne Veľkosť priečinka sa zobrazuje veľkosť každej zložky v aktuálne vybratom účte. Prejdite a zistite, ktoré priečinky sú väčšie, kde môžete položky odstrániť. Po dokončení kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Ak chcete zobraziť veľkosť priečinka Odstránené položky, kliknite na položku "Zobraziť veľkosť odstránených položiek".

Naša priečinka Odstránené položky nie je obrovská, ale mali by sme ju ešte pred zhutnením nášho dátového súboru vyprázdniť. Kliknite na tlačidlo "Zavrieť".

Vrátite sa do dialógového okna Vyčistenie poštovej schránky. Ak chcete zo svojho účtu odstrániť ďalšie položky, vráťte sa do svojho účtu kliknutím na tlačidlo Zavrieť. Vyberte ľubovoľné položky e-mailov, kalendára, úloh a poznámok, ktoré nechcete, a stlačte tlačidlo Odstrániť. Môžete tiež stlačiť kláves Shift + Delete, ak chcete natrvalo odstrániť vybraté položky a obísť priečinok Odstránené položky.

Druhý krok: Vyprázdnite priečinok Odstránené položky

Takisto budete chcieť vyprázdniť koš alebo priečinok "Odstránené položky" a potom pokračovať. Ak sú v priečinku Odstránené položky stále položky, existujú dva spôsoby, ako môžete priečinok vyprázdniť. Jedným zo spôsobov je kliknutie na tlačidlo "Vyprázdniť" v dialógovom okne Vyčistenie pošty, ak je stále otvorené.

Zobrazí sa dialógové okno s potvrdením, že chcete natrvalo odstrániť položky v priečinku Odstránené položky. Kliknite na "Áno".

Ak nie je otvorené dialógové okno Vyčistenie poštovej schránky, môžete tiež vyprázdniť priečinok Odstránené položky priamo vo svojom účte na table Pošty. Najprv sa uistite, či je aktívna tabuľa Pošta. Stlačením kombinácie klávesov Ctrl + 1 otvoríte panel Pošta, ak nie. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok Odstránené položky v účte, ktorý chcete kompaktovať, a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť "Prázdny priečinok". Zobrazí sa rovnaké potvrdzovacie dialógové okno zobrazené vyššie.

Tretí krok: kompaktný súbor údajov v programe Outlook

Teraz, keď ste odstránili položky, ktoré nechcete, a vyprázdnite priečinok Odstránené položky, je čas kompaktovať súbor s údajmi programu Outlook. V hlavnom okne aplikácie Outlook kliknite znovu na kartu "Súbor". Potom sa uistite, že obrazovka Informácie o účte je aktívna. Ak nie, kliknite na položku "Info" v zozname položiek na ľavej strane. Kliknite na položku Nastavenia účtu a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Nastavenia účtu.

V dialógovom okne Nastavenia účtu kliknite na kartu "Dátové súbory".

Vyberte súbor údajov programu Outlook, ktorý chcete kompaktovať v zozname a potom kliknite na tlačidlo "Nastavenia".

Ak je aktuálne vybratý účet POP3 účet (súbor PST), zobrazí sa nasledujúce dialógové okno. Kliknite na tlačidlo "Compact Now".

V opačnom prípade, ak je vybratý účet IMAP účet (súbor OST), zobrazí sa nasledujúce dialógové okno. Kliknite na tlačidlo "Compact Now".

Nasledujúce dialógové okno sa zobrazí, keď je súbor údajov programu Outlook kompaktovaný.

Po dokončení procesu zhutnenia sa vrátite do dialógového okna Súbor dátového súboru programu Outlook (alebo súboru údajov súboru programu Outlook). Kliknutím na tlačidlo "OK" alebo "Zrušiť" ho zatvorte.

Kliknite na tlačidlo Zavrieť v dialógovom okne Nastavenia účtu.

Náš dátový súbor programu Outlook sa zmenil z približne 951 MB na približne 845 MB, takže sme sa vrátili o niečo viac ako 100 MB miesta na disku. Čím väčší je váš dátový súbor, tým viac miesta sa pravdepodobne vrátite späť.

Kompaktovanie dátových súborov programu Outlook nielen pomáha šetriť miesto na disku, ale môže tiež zlepšiť výkonnosť programu Outlook. Veľký dátový súbor programu Outlook môže Outlooku trvať dlhšie na spustenie, prácu a vypnutie. Takže pravidelné zhutňovanie vášho dátového súboru programu Outlook je chytrá vec, ktorú musíte urobiť.