Ako obmedziť veľkosť dokumentov balíka Microsoft Office, ktoré obsahujú obrázky

Dokonca aj v týchto časoch rýchleho pripojenia na internet, obrovských pevných diskov a veľa voľného úložiska cloud, veľkosť súboru niekedy záleží. Môžete mať obmedzenie veľkosti súborov, ktoré môžete posielať alebo prijímať prostredníctvom e-mailu, alebo by ste mohli mať malý priestor na disku. Bez ohľadu na to, či máte dokumenty balíka Office, ktoré obsahujú obrázky, môžete výrazne znížiť veľkosť týchto súborov.

Kancelária už pracuje v zákulisí, aby pomohla udržať veľkosť súborov malú. Novší typ súboru DOCX v podstate funguje ako súbor ZIP, ktorý komprimuje obsah súboru. Obrázky a text, ktoré sa v dokumente zobrazujú viac ako raz, sa uložia iba raz do aktuálneho súboru. Takže aspoň v novších verziách aplikácií balíka Office zistíte, že veľké veľkosti súborov sú zvyčajne výsledkom toho, že vo vašich dokumentoch máte veľa rôznych obrázkov.

Dobrou správou je, že aplikácie balíka Office ponúkajú aj niektoré praktické nástroje na kontrolu týchto veľkostí obrázkov. V tomto článku používame ako príklad Office 2016 (presnejšie Word 2016). Nájdete však rovnaké nástroje, o ktorých diskutujeme v iných aplikáciách balíka Office, ako napríklad v aplikácii Excel a PowerPoint av predchádzajúcich verziách balíka Office, ktoré sa vrátia aspoň k balíku Office 2010.

Komprimujte obrázky v dokumente úradu

Prvým krokom, ktorý by ste mali urobiť pri pokuse o zmenšenie veľkosti súboru dokumentu s obrázkami, je kompresia týchto obrázkov. Každá aplikácia balíka Office ponúka praktický nástroj na prácu. Tu používame program Word (a to je to, o čom sa budeme odvolávať v nasledujúcich krokoch), ale funkcie nájdete na rovnakom mieste v iných aplikáciách balíka Office.

V dokumente kliknite na ľubovoľný obrázok a vyberte ho. Ak vyberiete obrázok, kliknite na ponuku Formát, ktorá sa zobrazí na paneli s nástrojmi balíka Office.

V ponuke Formát kliknite na tlačidlo Komprimovať obrázky.

V okne Kompresia obrázkov kliknite na možnosť Použiť iba na tento obrázok, ak chcete komprimovať len vybraný obrázok. Ak táto možnosť nie je začiarknutá, vaše akcie sa vzťahujú na všetky obrázky v dokumente. Ak máte v dokumente orezané obrázky a chcete odstrániť oblasti, ktoré ste orezali, vyberte možnosť Odstrániť orezané oblasti obrázkov. Stačí si uvedomiť, že ak vyberiete túto možnosť, nebudete môcť orezanie vrátiť neskôr, ak znovu nezadáte pôvodný obrázok. Môžete tiež zvoliť rozlíšenie, na ktoré chcete komprimovať obrázky. Vyberte najnižšie rozlíšenie, ktoré pokryje vaše potreby. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo OK.

V závislosti od počtu obrázkov vo vašom dokumente môže Word chvíľu trvať, kým ich skomprimujete. Po dokončení uložte dokument a skontrolujte novú veľkosť súboru. Ak si nie ste istí, že sa chcete držať so zmenami, môžete vždy uložiť dokument ako nový súbor a potom porovnať veľkosti súborov s pôvodnou verziou.

Odstrániť informácie o úprave zo snímok

Aplikácie balíka Office ponúkajú všetky druhy skvelých nástrojov na úpravu obrázkov postavených priamo. Keď ich použijete, aplikácia Word zachová pôvodný obrázok a sleduje úpravy, ktoré ste urobili, aby ste ich mohli vrátiť späť alebo vrátiť sa k pôvodnému obrázku, ak potrebujete , Ak ste spokojný so spôsobom, akým ste obrázky naformátovali, všetky uložené informácie o úpravách jednoducho zväčšujú veľkosť vášho súboru. Ak kompresiu obrázkov vo vašom dokumente nedošlo k dostatočne veľkej veľkosti súboru, môžete Word tiež odstrániť uložené informácie o formátovaní. Znova môžete skôr, ako začnete, uložiť dokument ako nový súbor, aby ste sa v prípade potreby vrátili k pôvodnému dokumentu.

Po otvorení dokumentu kliknite na ponuku Súbor.

V ponuke Súbor kliknite na položku Možnosti.

V okne Možnosti programu Word z výberu vľavo kliknite na položku Rozšírené.

V okne rozšírených možností aplikácie Word prejdite nadol na časť "Veľkosť a kvalita obrázka" vpravo. Zvoľte možnosť Zrušiť úpravu údajov, aby sa pri ukladaní súboru odstránilo informácie o formátovaní. Ďalšie možnosti v tejto časti umožňujú chrániť dokument pred stlačením obrázkov a výberom predvoleného rozlíšenia pri kompresii obrázkov (aj keď môžete vždy zvoliť nové rozlíšenie pri kompresii).

Keď to urobíte, uložte súbor (alebo uložte ako nový súbor) a potom skontrolujte novú veľkosť súboru. Je pravdepodobné, že z toho dôjde.

V našom príklade sme prevzali súbor programu Word ("Súbor 1.docx" v nasledujúcom obrázku), ktorý obsahuje približne 20 obrázkov dobrej kvality a vážilo sa takmer vo veľkosti 48 MB. Mnohé z týchto obrázkov boli orezané, niektoré boli zmenené a niektoré boli upravené inými spôsobmi. Po kompresii obrázkov a odstránení uložených informácií o formátovaní je nový súbor ("Súbor 2 (komprimovaný) .docx" na nasledujúcom obrázku) už takmer pod 35 MB, čo predstavuje približne 27% zmenšenie veľkosti súboru. A na ilustráciu zabudovanej kompresie vo formáte DOCX sme taktiež zipsovali tento súbor. Ako môžete vidieť, rozdiel v veľkosti medzi zipsom a rozbaleným súborom je zanedbateľný.

A to je ono! Obrázky sú veľké a môžu rýchlo zvýšiť veľkosť dokumentov balíka Office. Ale použitím vstavaných kompresných nástrojov v aplikáciách balíka Office a odstránením starých informácií o úprave môžete značne znížiť veľkosť dokumentov balíka Office, ktoré obsahujú obrázky bez veľkého úsilia.