Ako obmedziť veľkosť dokumentu programu Microsoft Word
Dokumenty programu Word môžu získať obrovské, neobvykle dlhé a zložité dokumenty s množstvom vložených obrázkov, písiem a iných objektov. Zdá sa však, že dokumenty môžu vyrastať z dôvodu, že zdanlivo nie je žiadny dôvod. Ak máte čo do činenia s obrovským dokumentom, tu je niekoľko vecí, ktoré môžete pokúsiť znížiť jeho veľkosť súboru.
Keď máte dokument programu Word, ktorý je príliš veľký, prvá vec, ktorú skúsite, je kompresia obrázkov v ňom. Je to čiastočne preto, že stránky ako How-To Geek napísali komplexné články, ktoré vysvetľujú, ako to urobiť, a čiastočne preto, že obrazy vždy vyzerajú, že narazia na veľkosť dokumentu Wordu mimo rozumu. Mali by ste pokračovať a postupujte podľa tipov, ktoré sme napísali v tomto článku, pretože ak máte obrázky, pomôžu vám.
Ak však nemáte obrázky, alebo ste tieto tipy dodržiavali a museli by ste znížiť veľkosť súboru viac, získali sme vás. Máme veľa tipov na zdieľanie, takže sme ich rozdelili na veci, ktoré určite pomôžu znížiť veľkosť dokumentu programu Word, veci, ktoré vám môžu pomôcť, a niektoré bežne navrhované tipy, s ktorými by ste nemali obťažovať.
Začnime.
Tipy, ktoré určite pomôžu znížiť veľkosť dokumentu
Nie každý tip, ktorý nájdete, vám bude užitočný. Niekedy je to preto, lebo sa nevzťahujú na vašu situáciu (ak nemáte žiadne obrázky, potom tipy na kompresiu obrázkov nebudú používať), ale niekedy sú tipy jednoducho nesprávne. Vyskúšali sme všetky tipy v tejto časti, takže vieme, že fungujú.
Preveďte dokument do formátu DOCX
Spoločnosť Microsoft vydala formát DOCX v balíku Office 2007, takže ak stále používate formát .doc, je čas na konverziu. Novší typ súboru .docx v podstate funguje ako súbor ZIP komprimovaním obsahu dokumentu, takže jednoduchým prevodom súboru .doc na formát .docx sa zmenší váš dokument. (To platí aj pre iné formáty Office, ako je Excel (.xls až .xslx), PowerPoint (.ppt až .pptx) a Visio (.vsd až .vsdx).)
Ak chcete konvertovať súbor .doc, otvorte ho v programe Word a kliknite na položku Súbor> Info> Konvertovať.
Kliknite na tlačidlo "OK" na výzve, ktorá sa zobrazí, kliknite na tlačidlo "Uložiť" a Word prevádza váš dokument na .docx. Aplikácia Word vykoná túto konverziu tak, že vytvorí zbrusu novú verziu dokumentu v novom formáte, takže stále bude k dispozícii vaša stará verzia .doc.
Vyskúšali sme to s vzorovým súborom .doc s veľkosťou 20 strán, ktorý obsahoval šesť obrázkov, rôzne tabuľky a značky formátovania. Pôvodný súbor .doc bol 6 001 kB, ale konvertovaný súbor .docx vážil iba na 721 kB. To je 12% pôvodnej veľkosti. Nič iné, ktoré navrhujeme nižšie, neznamená viac, aby sa zmenšila veľkosť súboru, takže ak máte súbory .doc, ktoré môžete konvertovať na .docx, môže sa vaša práca vykonať.
Vložte svoje obrázky namiesto ich kopírovania a vkladania
Pri kopírovaní a vložení obrázka do dokumentu, Word robí určité predpoklady, ako s ním riešiť. Jedným z týchto predpokladov je, že chcete, aby vložený obrázok bol formát BMP, čo je veľký typ súboru alebo niekedy PNG, ktorý je stále dosť veľký. Jednoduchou alternatívou je namiesto toho vložiť obrázok do editovacieho programu, uložiť ho ako menší formát ako JPG a potom použiť Vložiť> Obrázok na vloženie obrázku do dokumentu.
Prilepením malého snímku obrazovky nižšie priamo do iného prázdneho dokumentu programu Word sa veľkosť dokumentu pohybuje od 22 KB do 548 KB.
Prilepenie tejto obrazovky do aplikácie Malovanie, uloženie ako JPG a vloženie dokumentu JPG do prázdneho dokumentu spôsobilo, že dokument preskočí len na 331 KB. To je o niečo viac ako o 40% menšie. Ešte lepšie, použitím formátu GIF vyústilo do dokumentu, ktorý bol o viac ako 60% menší. Zmenený, to je rozdiel medzi dokumentom s veľkosťou 10 MB a dokumentom s veľkosťou 4 MB.
Samozrejme, nemôžete sa s tým dostať vždy. Niekedy budete potrebovať lepšiu kvalitu obrázkov, ktoré formáty ako BMP a PNG ponúkajú. Ale ak je to malý obrázok alebo nepotrebujete super kvalitu, použite formát s nižšou hmotnosťou a vkladanie obrázka vám môže pomôcť.
Počas ukladania obrázka urobte úpravy
Pri úprave obrázka v programe Word sa uložia všetky úpravy obrázkov ako súčasť dokumentu. Prostriedky, ak orezáte obrázok vo svojom dokumente, Word stále zachováva úplný pôvodný obrázok. Zmena obrázka na čierne a biele a Word stále zachováva pôvodný plne farebný obraz.
To zbytočne zvyšuje veľkosť dokumentu, takže ak ste urobili zmeny v obrázkoch a ste si istí, že tieto obrázky nemusíte vracať, môžete mať Word spracované údaje.
Ale lepšie ako odstrániť zbytočné dáta z vášho dokumentu, nemáte na prvom mieste takéto nepotrebné údaje vo vašom dokumente. Akékoľvek úpravy, ktoré môžete urobiť, dokonca aj jednoduché ako orezanie alebo pridanie šípky, sa najlepšie vykonajú v editore obrázkov pred vložením obrázka do dokumentu.
Komprimujte všetky svoje obrázky v jednom kroku
Áno, na začiatku sme povedali, že tento článok bol asi ostatné spôsoby, ako znížiť veľkosť súboru, ale väčšina článkov v tejto oblasti vám povie, ako komprimovať obrázky jeden po druhom (vrátane nášho článku), a tu v How-To Geek sme všetko o nájdenie lepších spôsobov, ako robiť veci.
Kliknite na položku Súbor> Uložiť ako> Ďalšie možnosti. (Ak máte zapnutú funkciu OneDrive s automatickým ukladaním, môžete mať skratku "Uložiť kópiu" a nie ako "Uložiť ako".)
Otvorí sa dialógové okno "Uložiť ako", kde získate prístup k niektorým ďalším možnostiam. Kliknite na položku Nástroje> Komprimovať obrázky.
Tým sa otvorí panel "Kompresia obrázkov", v ktorom sa môžete rozhodnúť, akú kompresiu chcete aplikovať na všetky vaše obrázky naraz.
Možnosť "Použiť len na tento obrázok" je šedá, pretože ide o nástroj typu "všetko alebo nič" - všetky obrázky budú mať tieto možnosti uplatnené pri ukladaní dokumentu alebo nikto z nich nebude. Takže ak chcete vybrať rôzne možnosti pre rôzne obrázky, nebude to pre vás fungovať. Ale ak chcete skomprimovať všetky svoje obrázky naraz, je to možnosť použiť.
Vyberte svoje voľby, kliknite na tlačidlo "OK" a potom uložte novú verziu dokumentu so všetkými komprimovanými obrázkami.
Zastaviť vloženie písma do dokumentu
Pokiaľ nepoužívate neobvyklé písmo z ďalekej vzdialenosti galaxie, je takmer isté, že hocikto, s kým zdieľa váš dokument, ho bude môcť prečítať pomocou svojej kópie programu Word (alebo voľnej alternatívy ako napríklad Libre Office). Takže prečo by ste chceli mať vo vašom súbore voľné miesto vložením písma? Zastavte to tak, že prejdete na položku Súbor> Možnosti> Uložiť a vypnúť možnosť "Vložiť písma do súboru".
Možno si myslíte, že to nebude mať veľký rozdiel, ale vy by ste sa mýlili. Ak máte zapnuté písanie a máte vypnutú možnosť "Do not embed common system fonts", rozdiel vo veľkosti súboru je takmer 2 MB. Dokonca aj pri zapnutom funkcii "Do not embed common system fonts" (čo znamená, že fonty ako Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman a tak ďalej nie sú zahrnuté), súbor je stále takmer o 1,3 MB väčší.
Áno, zastavte vloženie písma do dokumentu.
Zastaviť vkladanie iných súborov, ak môžete
Nedávno sme vám ukázali, ako vložiť alebo prepojiť tabuľku programu Excel do dokumentu programu Word (a môžete to urobiť aj s inými súbormi, ako sú prezentácie v programe PowerPoint alebo schémy Visio). Ak sa môžete pripojiť k tabuľke namiesto jej vloženia, ušetríte väčšinu veľkosti súboru programu Excel. Nebudete to všetko uložiť, pretože prepojená tabuľka bude stále pridávať určitú veľkosť, ale dokument bude oveľa menší s odkazom, ako je úplné vloženie. Samozrejme, že existujú nevýhody k prepojeniu, rovnako ako výhody, takže si prečítajte tento článok, aby ste ich pochopili skôr, ako to urobíte.
Zastavenie ukladania miniatúry dokumentu
Späť v priebehu dňa, Word vám umožní uložiť miniatúrny obrázok dokumentu tak, aby systém Windows mohol zobraziť ukážku v programe Prieskumník súborov. V týchto dňoch môže aplikácia File Explorer to urobiť samostatne a nepotrebuje pomoc od aplikácie Word, ale vo vašom dokumente je stále možnosť. V našom testovacom dokumente 721 kB sa táto možnosť zmenila na 3247 KB. To je 4,5 násobok veľkosti pôvodného súboru - za nič. Toto nastavenie nájdete v ponuke Súbor> Info> Vlastnosti> Rozšírené vlastnosti.
Vypnite políčko Uložiť miniatúry pre všetky dokumenty programu Word a kliknite na tlačidlo OK.
Názov tejto možnosti je trochu zavádzajúci, pretože jej vypnutie len ovplyvňuje dokument, ktorý ste otvorili, aj keď to hovorí "všetky dokumenty programu Word". Ak je táto možnosť predvolene zapnutá pri vytváraní dokumentu, potom "budete musieť vypnúť v šablóne Normal.dotx a Microsoft poskytol vynikajúce pokyny na to, ak si nie ste istí, ako.
Toto nastavenie môžete tiež vypnúť v dialógovom okne Uložiť ako, kde sa nazýva mierne správnejší ukladací náhľad.
Odstráňte osobné a skryté informácie z dokumentu
Nielen, že osobné informácie pridávajú k veľkosti vášho dokumentu, ale tiež potenciálne dávajú čitateľom informácie, ktoré nechcete mať. Môžu tiež existovať informácie, ktoré boli naformátované ako skryté, a ak nepotrebujete tento skrytý text v dokumente, prečo sa ho zbaviť?
Odstráňte tieto nepotrebné informácie z dokumentu smerom na položku Súbor> Info> Kontrola problémov a potom kliknite na tlačidlo "Kontrola dokumentu".
Uistite sa, že je zapnutá možnosť "Vlastnosti dokumentu a osobné informácie" a potom kliknite na položku "Inšpekcia". Po skončení prevádzky inštalačného programu kliknite na položku "Odstrániť všetko" v časti "Vlastnosti dokumentu a osobné informácie".
Táto akcia znížila veľkosť súboru testov o 7 KB, takže nie je obrovská suma. Je však dobré odstrániť osobné údaje zo súborov, takže by ste to mali pravdepodobne urobiť. Upozorňujeme vás, že po odstránení týchto údajov nemôžete tieto údaje obnoviť, preto sa uistite, že ste spokojní s tým, aby ste ich odstránili. Môžete urobiť to isté pre voľby "Neviditeľný obsah" a "Skryté texty", ale tento súbor bude zmenšený len vtedy, ak máte skrytý obsah.
Vypnúť funkciu automatického obnovenia (ak sa rozhodnete)
Jedným z skvelých funkcií programu Word - v skutočnosti jednou z najdôležitejších funkcií každej aplikácie balíka Office je automatické obnovenie. Táto funkcia umožňuje pravidelné zálohovanie súborov pri práci, takže ak sa zlyhanie programu Word alebo počítač neočakávane reštartuje (napríklad v prípade, že systém Windows vykoná aktualizáciu systému cez noc), pri nasledujúcom spustení sa zobrazí automaticky obnovená verzia otvorených dokumentov Word. Samozrejme, všetky tieto verzie pridávajú k veľkosti vášho súboru, takže ak vypnete automatické obnovenie, súbor bude menší.
Prejdite na položku Súbor> Voľby> Uložiť a vypnúť možnosť "Uložiť informácie o automatickom obnovení každých [x minút]".
To nebude mať okamžitý rozdiel, ale zabráni tomu, aby sa k súboru pridali nové verzie systému AutoRecover, keď na ňom pracujete.
Stačí upozorniť, že už nebudete mať verzie automatického obnovenia, ak sa Word neočakávane zhroutí alebo zatvorí, stratíte všetku prácu od posledného uloženia.
Skopírujte všetko do úplne nového dokumentu
Keď pracujete na dokumente, program Word ukladá na pozadí rôzne veci, ktoré vám pomôžu. Ukázali sme, ako ich vypnúť tam, kde je to možné, a ako odstrániť údaje, ktoré zhromažďuje program Word, ale pravdepodobne budú stále vo vašom dokumente veci, ktoré nepotrebujete. Ak sa ocitnete v takomto prípade, že máte podliehať tomuto typu dokumentu, môžete vytvoriť nový dokument a potom všetko skopírovať.
Začnite vytvorením nového prázdneho dokumentu. Vyberte celý obsah v aktuálnom dokumente stlačením klávesov Ctrl + A. V novom dokumente stlačte klávesy Ctrl + V na vloženie všetkého. Toto kopíruje všetky vaše texty, sekcie, formátovanie, možnosti rozloženia stránky, číslovanie stránok - všetko, čo potrebujete.
Váš nový dokument nebude mať žiadne predchádzajúce ukladanie na pozadí, informácie o automatickom obnovení alebo predchádzajúce verzie, čo by malo znížiť veľkosť súboru.
Majte na pamäti toto, skopírujete všetky údaje na úpravu obrázkov, aby ste ich mohli najskôr odstrániť z pôvodného dokumentu predtým, ako skopírujete všetko do nového dokumentu. Ak tomu tak nie je, nie je to veľký problém. Stále ho môžete odstrániť z nového dokumentu.
Nemôžeme vám povedať, koľko to ušetrí, pretože to môže byť niečo od niekoľkých kilobajtov až po veľa megabajtov, ale vždy stojí za to robiť, ak chcete z dokumentu odstrániť čo najviac tuku.
Ako bonus sme tiež videli túto kópiu / vložiť do nového dokumentu trik vyriešiť podivné chyby v dokumentoch programu Word, ktoré boli ťažko vysledovateľné inak.
Tipy, ktoré sila Pomôžte znížiť veľkosť dokumentu
Niektoré tipy vyzerajú, že by pomohli, ale nemohli sme s nimi dosiahnuť pozitívny výsledok. Nehovoríme, že to nepomôže znížiť veľkosť súboru, ale vyzerá to, že budete potrebovať určitý súbor okolností, aby ste z nich mali prospech. Dôrazne odporúčame, aby ste najskôr vyskúšali tipy z predchádzajúcej časti a potom ich nechajte ísť, ak to potrebujete.
Vypnúť pozadie šetrí
Čím komplikovanejší dokument a čím dlhšie to bolo od jeho uloženia, tým dlhšie to môže trvať, kým kliknete na tlačidlo "Uložiť". Aby ste to mohli pomôcť, program Word má nastavenie v Súbore> Možnosti> Rozšírené s názvom "Povoliť uloženie na pozadí".
Toto nastavenie je v predvolenom nastavení povolené a dokument sa ukladá na pozadí počas jeho práce. Myšlienkou je, že po kliknutí na tlačidlo "Uložiť" sa uloží menej zmien a tým sa ušetrí oveľa rýchlejšie. To je do značnej miery návrat k dňom, kedy Word prevzal proporcionálne väčšie množstvo systémových prostriedkov, a na moderné systémy, pravdepodobne nie je potrebné, najmä ak nemáte upravovať veľmi dlhé alebo komplikované dokumenty.
Porota rozhodne o tom, či to má vplyv na veľkosť súboru. Ponechanie otvoreného dokumentu s týmto nastavením nezmenilo veľkosť nášho testovacieho dokumentu (pri súčasnom zapnutí automatického obnovenia urobil zvýšiť veľkosť súboru). Zmeny v priebehu približne 30 minút tiež nespôsobili zmenu veľkosti dokumentu, a to bez ohľadu na to, či bola zapnutá alebo vypnutá možnosť Povoliť uloženie na pozadí. Ani po vypnutí sa nezmenila rýchlosť uloženia dokumentu.
Stručne povedané: toto je na vás. Ak ho vypnete, nezničíte veľkosť súboru, potom ho nechajte zapnutá, pretože všetko, čo aplikácia Word umožňuje automaticky uložiť dokumenty, je dobrá vec.
Previesť na RTF a potom previesť späť na DOCX
RTF znamená Rich Text Format a je to otvorený štandard pre dokumenty, ktoré poskytujú o niečo viac formátovania ako obyčajný text, ale nie všetky zvončeky a píšťaly DOCX. Myšlienka konverzie dokumentu DOCX na formát RTF je, že odstraňuje všetky extra formátovanie a skryté údaje, takže keď uložíte súbor RTF späť ako súbor DOCX, veľkosť súboru bude menšia.
Konverzia nášho 20-stránkového testovacieho dokumentu s veľkosťou 721 KB do formátu RTF zmenila veľkosť súboru na 19,5 MB (takže nepoužívajte RTF, ak chcete malý súbor). Prevodom späť na DOCX sa vytvoril súbor s hodnotou 714 KB. To je 7 KB úspora - menej ako 1% - a pretože RTF nedokázal zvládnuť niektoré jednoduché formátovanie tabuľky, ktoré sme použili, museli sme preformátovať ..., ktoré priniesli veľkosť späť na 721 KB.
Toto sa nezdá, že bude mať veľa výhod pre váš dokument, najmä ak moderný DOCX má toľko formátovacích schopností, ktoré RTF nedokáže spracovať.
Previesť na HTML a potom previesť na DOCX
To je rovnaký nápad ako konvertovanie do formátu RTF, okrem toho, že HTML je webový formát. Náš konverzný test ukázal takmer identické výsledky ako použitie RTF.
Vyskúšali sme to na našom 721 KB súboru DOCX a previedli ho do súboru HTML s veľkosťou 383 KB. Prevodom na DOCX sa vytvoril súbor s veľkosťou 714 KB. To je 1% úspora, ale to sa stalo s formátovaním, najmä hlavičky, a tieto by museli byť znovu.
Rozbaľte dokument a stlačte ho
Dokument DOCX je komprimovaný súbor, podobne ako archív vytvorený pomocou programu 7-Xip alebo WinRar. To znamená, že ho môžete otvoriť jedným z týchto nástrojov a pozrieť si celý obsah. Jeden tip, ktorý môžete vidieť, je extrahovať všetky súbory z vášho DOCX, pridať ich do komprimovaného archívu a potom premenovať tento archív na príponu súboru DOCX. Hej presto, máte dokument Word, ktorý bol komprimovaný! Teoreticky to znie pravdepodobne, ale pomocou 7-Zip a WinRar a rôznych archívnych formátov sme zistili, že pokaždé, keď sme sa pokúsili otvoriť súbor .docx, ktorý sme vytvorili, Word nám povedala, že súbor bol poškodený.
V tejto myšlienke môže byť nejaká zásluha - náš 721 KB súbor skončil až len 72 KB - ale neodporúčame to, ak nechcete stráviť veľa času s tým, aby ste sa pokúsili dostať sa do práce. Úspora môže byť tiež preto, že proces kompresie odstránila / komprimovala niečo, čo bráni otvoreniu dokumentu Word, ale nemôžeme si byť istí.
Bežne navrhované tipy, ktoré pravdepodobne nerobia žiadny rozdiel
Existuje niekoľko návrhov, ktoré sa vznášajú okolo internetu znieť rozumné, ale nebude mať veľký vplyv. To neznamená, že by ste ich nemali skúšať, ale nemali by ste očakávať veľký vplyv na veľkosť vášho dokumentu.
Odstráňte predchádzajúce verzie dokumentu
Program Word uchováva predchádzajúce verzie dokumentu, keď na ňom pracujete. Toto je funkcia Automatické ukladanie a niektorí ľudia navrhujú ich odstránenie tak, že prejdú na položku Súbor> Info> Spravovať dokument a odstránia všetky staré verzie.
Neexistuje však žiadny zmysel, pretože tie staré verzie sú uložené v systéme Windows, nie v dokumente programu Word. Odstránením týchto dokumentov sa dokument nezmenší. Ak chcete odstrániť akékoľvek predchádzajúce informácie o verzii z dokumentu, skopírujte obsah do úplne nového dokumentu alebo urobte súbor> Uložiť ako, ak chcete uložiť do nového dokumentu, ako sme navrhli predtým.
Prilepiť len text, nie formátovanie
Ak chcete kopírovať a prilepiť z jedného dokumentu do aktuálneho dokumentu, môžete použiť iné možnosti vloženia.
Predvolená možnosť, ktorú používate, ak kliknete na tlačidlo "Prilepiť" (alebo stlačiť kombináciu klávesov Ctrl + V), je "Uložiť formátovanie zdroja." Toto kopíruje predvolené písma a formátovanie je tučné, kurzíva atď. Ak však namiesto toho kliknete na možnosť "Uchovať len text", bude to - alebo tak nejaká teória - znížiť veľkosť súboru odstránením formátovania.
Snažili sme sa to s 20-stránkovým dokumentom, ktorý mal rôzne formátovanie aplikované na text na každej stránke a priemerný rozdiel veľkosti mal tesne pod 2 KB na stránku. toto sila byť významné, ak máte dokument o veľkosti 250 strán, kde by to mohlo dosiahnuť približne 0,5 MB, ale naozaj budete mať 250 stránkový dokument programu Word bez formátovania? Pravdepodobne nie, pretože by to bolo väčšinou nečitateľné, takže by ste stratili svoje úspory pri pridaní formátovania späť.
Akékoľvek výhody tejto metódy pravdepodobne nedosiahli vyššie uvedený tip - skopírujte a vložte celý dokument do nového dokumentu na odstránenie predchádzajúcich verzií, starých úprav a tak ďalej.
Zmena veľkosti stránky
Aplikácia Word vám umožňuje zmeniť veľkosť stránky tak, že prejdete na položku Rozloženie> Veľkosť a zmeníte sa z predvolenej veľkosti "Letter". Existujú tipy, ktoré sa vznášajú, ak si zvolíte menšiu, ale podobnú veľkosť ako "A4", ktorú si ostatní čitatelia nebudú všimnúť a dostanete úspory v malej veľkosti.
Vyskúšali sme to s 20 stránkovým dokumentom s veľkosťou Letter, ktorá bola 721 KB. Veľkosť sme zmenili na "A4", "A5" (čo je polovica veľkosti "A4") a "B5" a náš dokument zostal stálym 721 KB zakaždým. Inými slovami, veľkosť súboru sa vôbec nezmenila.
Zastaviť vkladanie jazykových údajov
Nastavenie v položke Súbor> Voľby> Rozšírené s názvom "Vložiť jazykové údaje" obsahuje nastavenia na rôznych miestach, ktoré vám umožňujú vypnúť túto funkciu. Na povrchu to znie rozumne - nepríjemné jazykové údaje zväčšujú veľkosť dokumentu?
Stručne povedané, odpoveď nie je, ak používate moderný súbor .docx. Slovo spracováva jazykové údaje v zákulisí a v dokumente sa nezachytáva žiadna miestnosť.
Vypnutie tejto možnosti môže mať nepatrný rozdiel v prípade starších súborov .doc, ale aj vtedy, ak ste použili nástroj rukopisu a Word obsahuje niektoré "korekčné informácie rozpoznávania rukopisu" na ukladanie. V opačnom prípade to vôbec nezáleží.
To je náš celkom komplexný zoznam spôsobov, ako môžete znížiť svoje súbory programu Word na veľkosť, ale vždy sme na pozore nových metód, ktoré sa pokúsia (alebo debunkovať). Odstráňte v komentároch, ak poznáte techniku, ktorú sme premeškali, a skontrolujeme to!
