Ako odosielať a prijímať faxy online bez faxového prístroja alebo telefónnej linky

Niektoré pomaly sa pohybujúce firmy a vládne agentúry nemusia prijímať dokumenty cez e-mail, čo vás núti faxovať. Ak ste nútení posielať fax, môžete to urobiť z počítača zadarmo.

Predtým sme sa zaoberali spôsobmi elektronického podpisovania dokumentov bez ich tlače a skenovania. Pomocou tohto procesu môžete dokument digitálne podpísať a odoslať faxom do firmy - všetko na počítači a bez akejkoľvek požadovanej tlače.

Ako pracujú faxové počítače (a prečo sú tak nepohodlné)

To nie je tak jednoduché, ako by malo byť. Faxové zariadenia sú všetky pripojené k starým telefónnym linkám. Keď používate štandardné faxové zariadenie, faxové zariadenie zavolá na číslo, ktoré ste zadali. Faxový prístroj na číslo cieľa odpovedá a dokument sa prenáša cez telefónny hovor.

Tento proces bol vynájdený pred Internetom a v tomto bode sa zdá byť smiešne archaický. Ak chcete vykonať fax, môže osoba písať dokument, vytlačiť ho a skenovať do faxového prístroja, ktorý ho pošle cez telefónnu linku. Príjemca faxu potom môže skenovať faxovaný dokument a vrátiť ho späť do digitálneho súboru. Prišli úplne kruhovým - dokument bol odoslaný z jedného počítača do iného počítača s ďalšou prácou a stratou kvality obrazu.

V ideálnom prípade by ste mohli odoslať dokument e-mailom alebo bezpečnejšou online metódou. Mnoho firiem považuje fax bezpečný spôsob prenosu dokumentov, ale naozaj nie je - ak niekto snoopoval na telefónnej linke, mohol ľahko zachytiť všetky faxované dokumenty.

Neexistuje žiadny spôsob, ako sa pripojiť k faxu priamo cez internet, pretože faxový prístroj je pripojený iba k telefónnym linkám. Ak chcete vykonať fax on-line, potrebujeme nejaký druh brány, ktorá akceptuje dokumenty cez internet a odošle dokument faxovému prístroju. Práve tu prichádzajú nižšie uvedené služby. Dajte im dokument a oni urobia nepríjemnú prácu pri vytočení faxového zariadenia a odoslaní dokumentu cez telefónnu linku.

Môžete faxovať len s počítačom, ale ...

Môžete samozrejme preskočiť nižšie uvedené služby. Systém Microsoft Windows dokonca obsahuje aplikáciu Fax a skenovanie, ktorá vám umožňuje odosielať faxy. Úlohou je, že by ste potrebovali počítač pripojený k telefónnej linke - áno, znamená to, že potrebujete telefónny faxový modem. Tiež by ste potrebovali pevnú telefónnu linku a museli by ste ľuďom povedať, aby pri odosielaní faxov zostali mimo telefón, rovnako ako v starých internetových dňoch. Samozrejme, ak ste faxovali veľa, mohli by ste platiť za vyhradenú faxovú telefónnu linku - toto by mohlo byť dokonca nevyhnutné, keby ste dostávali veľa faxov.

To samozrejme nie je ideálne. Samozrejme, ak potrebujete odoslať niekoľko faxov, pokračujte a zakúpte fax alebo modem a pripojte ho k pevnej sieti. Pravdepodobne však nemusíš často posielať a prijímať faxy - dúfajme, že jednoducho budete musieť poslať príležitostný fax, kedykoľvek narazíte na organizáciu, ktorá sa v minulosti zdržala.

Skenujte dokument alebo použite existujúci digitálny súbor

Základný proces je jednoduchý. Po prvé, budete musieť skenovať dokument, ktorý chcete faxovať, rovnako ako keby ste tento dokument poslali cez e-mail. ak nemáte skener umiestnený okolo, možno budete chcieť vyskúšať skenovanie pomocou vášho smartphonu. Ak je dokument v počítači už súbor, gratulujeme - nemusíte nič skenovať.

S dokumentom, ktorý je teraz v digitálnej podobe, môžete ho poslať spolu so službou, ktorá vám urobí nepríjemné faxovanie.

Poslať faxy online, zadarmo

Existuje toľko on-line faxových služieb tam, že je ťažké urobiť informované rozhodnutie o tom, ktorý z nich si vybrať. Prvá vec, ktorú je potrebné zvážiť, je, aký typ používateľa ste, ako často budete faxovať a aké funkcie potrebujete.

Používateľ napájania: RingCentral Fax

Ak budete chcieť posielať citlivé faxy po celý čas, alebo budete pracovať pre spoločnosť a vy sa snažíte vybrať službu, RingCentral Fax, ktorý je čiastočne vo vlastníctve Cisco a AT & T, je pravdepodobne tou najlepšou voľbou pre vaše potreby, najmä preto, že majú veľa skvelých bezpečnostných funkcií a podporu pre viacerých používateľov s oddelenými faxovými linkami.

Má všetky funkcie, ktoré si dokážete predstaviť, vrátane integrácie s aplikáciami Outlook, Google Drive, Dropbox, Box a dokonca môžete získať bezplatné telefónne číslo. Má tiež veľa bezpečnostných funkcií, ktoré by boli užitočné pre podniky alebo ľudí, ktorí prenášajú bezpečné informácie.

Samozrejme, ak chcete len poslať niekoľko faxov, môžete sa zaregistrovať na jeden z ich lacných plánov, ktoré začínajú za menej ako 13 dolárov za mesiac ... a potom jednoducho zrušiť po mesiaci alebo dvoch.

Príležitostný používateľ

Ak potrebujete odoslať príležitostný fax, odporúčame MyFax, ktorý vám umožní odoslať až 10 bezplatných stránok, bez toho, aby ste museli platiť. Nezdá sa to toľko, ale je to viac strán za mesiac, než väčšina ľudí musí faxovať za rok. Ak potrebujete odoslať viac strán každý mesiac, môžete inovovať na bežný plán.

Ak chcete odoslať bezplatný fax, musíte svoju e-mailovú adresu potvrdiť.

Prijímanie faxov

Ak potrebujete prijímať faxy, musíte sa zaregistrovať na platenú službu. Služba bude musieť vytvoriť vyhradené telefónne číslo pre vašu faxovú linku a to bude stáť peniaze. RingCentral, MyFax a mnoho ďalších služieb to urobí, ak zaplatíte.

Našťastie by ste mali aspoň získať bezplatnú skúšobnú verziu - RingCentral ponúka 30 dní bezplatného príjmu faxu, napríklad.

Existuje mnoho faxových služieb, ktoré môžete použiť, a ak stačí odoslať príležitostný fax, môžete to spraviť zadarmo, ale ak chcete dostávať fax, skončíte tým, že sa musíte zaregistrovať na skúšobný účet , Vždy môžete zrušiť, ak chcete.

Image Credit: Matt Jiggins na Flickr, David Voegtle na Flickr