Ako používať pravidlá na správu e-mailu v službe Outlook.com

Ak ste používateľom aplikácie Outlook.com, môžete mať záujem vedieť, že nastavenie pravidiel na správu prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailov môže váš život oveľa jednoduchšie.

Aké sú pravidlá??

V najjednoduchšej podobe sú pravidlá aplikácie Outlook akcie, ktoré váš e-mailový účet automaticky vykoná na základe pokynov, ktoré ste zadali. Existujú dve hlavné kategórie pravidiel, ktoré môžete vytvoriť. Ide o organizačné pravidlá a pravidlá založené na oznámení. Tieto pravidlá nebudú retroaktívne, čo znamená, že sa budú vzťahovať iba na neprečítané správy.

1. Usporiadanie e-mailov - Tieto pravidlá sa zameriavajú na podávanie a organizovanie správ založených na odosielateľoch, kľúčových slovách a priečinkoch v účte Outlook. Tieto sú užitočné pri umiestňovaní e-mailov do príslušných priečinkov alebo kategórií.
2. Keep current - Tieto pravidlá vám posielajú upozornenia na základe prichádzajúcich správ. Tieto informácie sú užitočné, ak chcete dostávať upozornenia na nové e-maily na vaše mobilné zariadenia.

Vytváranie nových pravidiel v programe Outlook.com

Po prihlásení do e-mailového účtu programu Outlook.com kliknite na tlačidlo "Nastavenia" a potom na možnosť "Spravovať pravidlá" vytvorte nové pravidlo.

Teraz kliknite na tlačidlo "Nové" a vytvorte si prvé pravidlo. Ako vidíte, existujú dve hlavné časti. Vľavo priradíte podmienku alebo viaceré podmienky na identifikáciu e-mailov, na ktoré sa bude vzťahovať nové pravidlo. Na pravej strane je miesto, kde budete definovať, aké kroky bude mať Outlook s vašimi e-mailmi.

V tomto príklade si vyberieme dve z deviatich podmienok, ktoré musí e-mail splniť, ako aj dve z ôsmich akcií.

PODMIENKY AKCIE

Najprv klikneme na odkaz podmienok a pridáme druhú podmienku. Povedzme, že všetky e-maily z adresy "[email protected]", ktoré obsahujú slovo "apple" v riadku predmetu, musia byť odoslané do priečinka s názvom "Apple Emails" a musia byť zaradené do kategórie "IMPORTANT !!!"

Robte to tak, že upravíte svoje pravidlo tak, aby dve časti vyzerali ako obrázky nižšie.

Nakoniec kliknite na "Vytvoriť pravidlo" a nechajte ho nadobudnúť účinnosť. Odteraz budú všetky e-maily odosielané na adrese [email protected], ktoré obsahujú slovo apple v nich, klasifikované ako dôležité a presunuté do priečinka "Apple Emails".

Ak chcete upraviť ktorékoľvek z vašich predtým vytvorených pravidiel, stačí kliknúť na pravidlo a upraviť ho v zobrazenom okne. Ak chcete pravidlo odstrániť, stačí kliknúť na malý odpadový kôš vedľa pravidla.

Vytvorte pravidlá z e-mailových správ

Stránka "Správa pravidiel" nie je jediný spôsob, ako vytvoriť pravidlá pre vaše e-maily. Prípadne, ak chcete vytvoriť pravidlo založené na e-mailovej správe, ktorú ste dostali, jednoducho ju nájdite v priečinku Doručená pošta a kliknite pravým tlačidlom na ňu. Ďalej vyberte možnosť Vytvoriť pravidlo.

Môžete tiež kliknúť na e-mail a otvoriť ho a vytvoriť pravidlo výberom možnosti z "Rozšírené menu".

Akonáhle to urobíte, uvidíte vyskakovacie okno, ako je uvedené nižšie, v ktorom môžete prispôsobiť pravidlo podľa potreby.

Usporiadanie pravidiel

Je dôležité mať na pamäti, že program Outlook.com automaticky vyberie pravidlá, ktoré definujete a implementujete podľa poradia, v ktorom sa zobrazia na vašom zozname pravidiel. Z tohto dôvodu je dôležité usporiadať pravidlá podľa ich významu. Jednoducho kliknite na šípky hore a dole vedľa pravidiel a zvoľte ich podľa potreby.

Pravidlá limity

Teraz, keď viete, ako vytvoriť a usporiadať pravidlá, musíte vedieť, že existujú aj určité obmedzenia pravidiel v aplikácii Outlook Web App. Existuje obmedzenie počtu pravidiel, ktoré môžete vytvoriť. Z nejakého dôvodu sa vám priraďujú iba 64 KB pre pravidlá Outlook.com. Nie je definitívna odpoveď na to, koľko pravidiel môžete vytvoriť, pretože veľkosť pravidiel sa bude líšiť v závislosti od dĺžky pravidla a od množstva podmienok a akcií, ktoré ste definovali. Po dosiahnutí limitu vám aplikácia Outlook.com oznámi, že nemôžete vytvoriť žiadne ďalšie pravidlá. Tu budete musieť skonsolidovať pravidlá alebo odstrániť staré pravidlá, ktoré už nie sú potrebné.

Okrem obmedzenia množstva pravidiel, ktoré môžete vytvoriť, ak používate aj aplikáciu Microsoft Outlook pre stolné počítače s pravidlami, môžete dostať upozornenie, že vaše pravidlá sú v konflikte s pravidlami v aplikácii pre počítače. Budete musieť skontrolovať, či môžete zakázať konfliktné pravidlá alebo v prípade potreby ich odstrániť.

Gratulujeme, teraz viete skoro všetko, čo potrebujete vedieť o vytváraní, manipulovaní a používaní pravidiel v aplikácii Microsoft Outlook Web App. Zabezpečte si jednoduchú správu digitálnej komunikácie v aplikácii Outlook.com.