Ušetrite čas pomocou vlastných vyhľadávacích priečinkov v aplikácii Microsoft Outlook

Vyhľadávanie v programe Outlook je dosť jednoduché, ale prečo sa trápiť pri opakovaní rovnakých vyhľadávaní, ak ich budete pravidelne vykonávať? Zložky vlastného vyhľadávania vám umožňujú uložiť tieto vlastné vyhľadávania, aby ste sa k nim mohli vrátiť iba jedným kliknutím.

A kým je lákavé jednoducho myslieť na vlastné vyhľadávacie priečinky ako uložené vyhľadávanie, sú skutočne chladnejšie než to. Keďže sú automaticky aktualizované, v skutočnosti pracujú skôr ako virtuálne zložky - podobne ako funkcia Štítky v službe Gmail, okrem silnejších. Chcete zložku, ktorá zobrazuje iba správy, ktoré sú neprečítané, od určitej osoby a majú jednu alebo viac príloh? Žiaden problém.

Poďme sa pozrieť, ako ich nastaviť.

Vytvorte preddefinovanú priečinok vyhľadávania v programe Outlook

Program Outlook už obsahuje niekoľko preddefinovaných priečinkov vyhľadávania, ktoré môžete využiť. Nemôžete ďalej prispôsobiť žiadne z nich, ale stojí za to sa na prvý pohľad len v prípade, že pokrytie vašich potrieb.

Najprv nájdete svoje priečinky vyhľadávania v spodnej časti zoznamu priečinkov v dátovom súbore aplikácie Outlook na ľavej strane okna. Každý dátový súbor má vlastné vyhľadávacie priečinky, takže ak použijete program Outlook na kontrolu viac ako jedného účtu, môžete nastaviť pre každú z rôznych priečinkov vyhľadávania.

Nebudete ani môcť vybrať priečinok "Priečinky vyhľadávania", kým nevytvoríte prvú priečinok vyhľadávania. Ak chcete vytvoriť priečinok vyhľadávania, prepnite na kartu "Priečinok" na páse kariet a potom kliknite na tlačidlo "Nová priečinka vyhľadávania".

Otvorí sa okno Priečinok nového vyhľadávania. Zobrazí sa veľa preddefinovaných vyhľadávacích priečinkov usporiadaných do kategórií ako Čítanie pošty, Pošta od ľudí a zoznamov a Usporiadanie pošty. Väčšina priečinkov je dosť jasná, takže ich nebudeme podrobne pokryť - môžete ich jednoducho prehliadať.

Tu vytvárame nový priečinok vyhľadávania, ktorý zobrazuje neprečítanú poštu. Je to super šikovný vyhľadávací priečinok, ktorý má okolo, pretože zobrazuje celú vašu neprečítanú poštu bez ohľadu na to, v ktorom priečinku je uložená. Stačí kliknúť na priečinok vyhľadávania, ktorý chcete vytvoriť, a potom stlačiť tlačidlo "OK".

Docela jednoduché, že? Teraz sa pozrime na vytvorenie vlastných adresárov pre vlastné vyhľadávanie, ktoré sú oveľa silnejšie.

Vytvorte priečinok vlastného vyhľadávania v programe Outlook

Priečinky vlastného vyhľadávania vám umožňujú ďalšie kritériá, ktoré preddefinované adresáre vyhľadávania nezahŕňajú - môžete vyhľadávať v ľubovoľnom poli, ktoré obsahuje správa programu Outlook. Čo je ešte dôležitejšie, môžete vytvoriť vlastnú priečinok vyhľadávania, ktorý používa viaceré kritériá na výber správ. Napríklad by ste mohli mať iba jednu zobrazenú správu od určitých ľudí a obsahujú konkrétne slová v riadku predmetu.

Ak chcete vytvoriť priečinok vyhľadávania, prepnite na kartu "Priečinok" na páse kariet a potom kliknite na tlačidlo "Nová priečinka vyhľadávania".

V okne Nový priečinok vyhľadávania prejdite nadol do spodnej časti zoznamu, vyberte možnosť Vytvoriť priečinok vlastného vyhľadávania a potom kliknite na tlačidlo Vybrať, ktoré sa zobrazí.

V okne Vlastné vyhľadávacie priečinky zadajte názov priečinka.

Ďalej nastavíte kritériá vyhľadávania, a tak stlačte tlačidlo "Kritériá".

Okno Kritériá vyhľadávacieho priečinka vám umožňuje skutočne prispôsobiť vaše vyhľadávanie a môžete si vybrať toľko dostupných kritérií, ako chcete.

Karta "Správy" obsahuje základné kritériá, ktoré vám umožňujú hľadať konkrétne slová v telese, telese, odosielateľoch a príjemcoch správ. Môžete tiež obmedziť vyhľadávanie na správy, kde ste jedinou osobou na linke "Do" alebo na "Do" alebo "Cc" s ostatnými ľuďmi.

Môžete dokonca určiť časový rozsah správ založený na tom, kedy boli prijaté, odoslané, upravené atď. Takže napríklad môžete zobraziť iba správy, ktoré boli prijaté za posledných sedem dní.

Karta "Viac možností" poskytuje ďalšie kritériá na zúženie vyhľadávania. Môžete vyhľadávať podľa správ v konkrétnych kategóriách, tie, ktoré sú neprečítané alebo majú prílohy, podľa dôležitosti správy, tých, ktoré sú označené alebo nie, a dokonca aj podľa skutočnej veľkosti správy. Ten posledný môže pomôcť nájsť a odstrániť veľké pripútanosti, mimochodom.

Karta Rozšírené umožňuje pridať kritériá založené na všetkých poliach, ktoré môže objekt programu Outlook ukladať. Existuje veľa z nich, takže ich tu nebudeme pokrývať. Ak však potrebujete vyhľadávať podľa niečoho, čo ste našli na iných kartách, je pravdepodobné, že ho nájdete kliknutím na tlačidlo "Pole" a prezeraním ponúk.

Po dokončení nastavenia všetkých kritérií, ktoré chcete na týchto troch kartách, pokračujte a kliknite na tlačidlo "OK" pre návrat do okna priečinka Vlastné vyhľadávanie. Je tu ešte jedna vec, ktorú by ste tu mali nakonfigurovať, skôr ako skončíte.

Podľa predvoleného nastavenia sa vlastné vyhľadávanie, ktoré vytvoríte, vytiahne zo všetkých priečinkov súboru s údajmi programu Outlook. Ak ho chcete obmedziť iba na určité priečinky, kliknite na tlačidlo "Prehľadávať".

V okne Vybrať priečinky vyberte priečinky, ktoré chcete zahrnúť do vyhľadávania, a potom kliknite na tlačidlo "OK".

Potom vráťte späť do hlavného okna Prispôsobiť a potom znovu kliknite na tlačidlo OK.

Aplikácia Outlook vytvorí vlastnú priečinok vyhľadávania a pridá ju do priečinka.

Akonáhle sa dostanete visieť na jeho použitie, funkcia Vlastné vyhľadávanie priečinok je dosť silný. Tu je niekoľko príkladov vecí, ktoré by ste mohli použiť priečinky vyhľadávania pre:

• Správy od vášho šéfa
• Správy s nevyriešenými nasledujúcimi príznakmi podľa kategórie (napríklad môžete vyhľadať iba nevyriešené položky v osobnej kategórii)
• Správy s vysokou dôležitosťou
• Správy pre klienta a od klienta (Môžete dokonca použiť svoju plnú doménu vo vyhľadávacom poli a zvoliť vyhľadávanie všetkých polí)
• Správy s prílohami, ktoré sú nad určitou veľkosťou (skvelé na to, aby ste sa zbavili veľkých príloh a znižovali veľkosť dátového súboru)

A to len poškriabuje povrch. Takže, aké typy vyhľadávacích priečinkov vytvárate? Dajte nám vedieť v komentároch!