Príručka pre začínajúcich používateľov programu Microsoft Outlook 2013

Mnohí z nás potrebujú organizáciu a produktivitu. Ak už používate balík Microsoft Office, máte už k dispozícii ten najlepší nástroj, ktorý môžete uspokojiť s touto touhou: Outlook 2013.

Výhľad je životne dôležitý v mnohých organizáciách, a to nielen z dôvodu zjavných e-mailových zručností, ale aj kalendára, úloh a kontaktov. Typická spoločnosť môže pripojiť program Outlook k serveru Exchange a každý môže zdieľať rovnaký adresár a kalendáre, čo je skvelý nástroj na spoluprácu na úrovni podnikov.

Bohužiaľ, väčšina ľudí nemá server Exchange nastavený vo svojom dome a pravdepodobne ani nevie, čo to je. Ale to je v poriadku, program Outlook funguje rovnako dobre vo vašom domácom počítači a stále poskytne všetky funkcie, ktoré z neho robia taký výkonný nástroj na zvýšenie produktivity: e-mail, úlohy, schôdzky, adresáre a oveľa viac!

Práca s aplikáciou Outlook - malý základný náter

Keď sa prvýkrát otvoríte, aplikácia Outlook vás nebude oslňovať. Pre všetky účely a účely je to iná aplikácia v ekosystéme Microsoft Office a ako taká bude mať dosť známych prvkov.

Na rozdiel od ostatných populárnych aplikácií Office je však program Outlook z veľkej časti postavený na základe rôznych funkcií - Word je primárne pre vytváranie textových dokumentov, program Excel je všetko o tabuľkách, PowerPoint sa prezentuje - ale aplikácia Outlook je aplikácia mnohých klobúkov.

Predvoleným pohľadom programu Outlook je doručená pošta, pozdĺž ktorej je páska, ktorá je v tomto zobrazení skrytá, aby sa ušetril priestor na obrazovke.

Milujte ich alebo ich nenávidia, stuhy sú všade v kancelárii. Nemusíme stráviť viac času prechádzaním relatívnych zásluh ich existencie, samozrejme sú tu, aby zostali. To znamená, že vždy pamätajte, ak chcete rýchlo skryť alebo zobraziť pásku, stačí použiť CTRL + F1.

Ak kliknete na niektorú z funkcií ponuky v hornej časti, zobrazí sa páska a môžete vybrať funkcie a nástroje. Ak chcete, aby páska pretrvávala, môžete použiť klávesovú skratku "CTRL + F1" alebo kliknite na ikonu malého tlačidla v pravom dolnom rohu.

Karta Domovská stránka na páse kariet sa mení kontextovo v závislosti od režimu, v ktorom sa nachádzate. Na horeuvedenej snímke sa zobrazujú naše možnosti týkajúce sa pošty.

Nižšie sa zmenila karta Domov tak, aby odrážala možnosti kalendára. Všimnite si, že pásková stuha je pripnutá tak, aby sa kolík zmenil na šípku v prípade, že chcete znova zbaliť (alebo použite klávesovú skratku CTRL + F1).

Zostávajúce karty pásky - odosielanie / prijímanie, priečinok, zobrazenie a, samozrejme, súbor - sú z veľkej časti konzistentné pre akýkoľvek režim, v ktorom sa nachádzate. V nasledujúcom texte ich budeme bližšie pozrieť.

Poďme sa rýchlo pozrieť, ako sa pohybovať medzi režimami a zmeniť svoj názor. Po ľavom okraji sa zobrazuje tabuľka priečinkov. V spodnej časti tohto okna sú skratky pre režimy programu Outlook. V tomto príklade vidíte ikony pre Inbox, kalendár, ľudia, úlohy a podobne.

Ak kliknete na šípku v hornej časti navigačného panela, rozbalí sa okno, v ktorom sa zobrazí strom priečinkov pre váš e-mailový účet.

Podobne, ak prejdete do režimu Kalendár, uvidíte príslušný pohľad v podokne priečinkov.

Kliknutím na tri bodky získate prístup k ďalším režimom programu Outlook, ako sú poznámky, priečinky a skratky programu Outlook. Vyberte "Možnosti navigácie" a môžete zmeniť poradie, v ktorom sa zobrazujú prvky navigácie.

Vypnutie funkcie "Kompaktná navigácia" osloví používateľov s väčším rozlíšením. Môžete tiež zvýšiť alebo znížiť počet položiek a poradie, ktoré sa zobrazujú.

Odoslať / prijať

Karta Odoslať / Prijať je špecificky orientovaná na funkcie Doručená pošta, ale zobrazí sa aj v ostatných režimoch (Kalendár, Úlohy atď.), Hoci nebudú mať rovnakú funkčnosť.

Tu sa napríklad zobrazuje karta Odoslanie / prijímanie kalendára, ktorá odmieta sekciu Server.

V závislosti od typu poštového protokolu, ktorý používate (na prvej snímke pracujeme s účtom IMAP), môžete alebo nemusíte mať možnosť stiahnuť hlavičky alebo označiť / zrušiť označenie správ, ktoré chcete stiahnuť..

Možnosti odosielania / prijímania závisia od toho, ako nastavíte svoje e-mailové kontá, ale krátky príbeh: odporúčame IMAP.

zložka

Celkovo je karta Priečinok celkom konzistentná vo všetkých režimoch, s výnimkou kalendára. Nižšie vidíte kartu Priečinok doručenej pošty, ktorá vám umožňuje spravovať všetky druhy správ (ak nepoužívate účet IMAP, karta IMAP sa nezobrazí).

Tlačidlo Automatické nastavenie archívu je trochu mätúce, pretože nemá naozaj vplyv na to, ako vaša schránka automaticky archivuje starú poštu. Ak chcete udržať vašu stopu pošty malú a ľahšiu správu, budete musieť otvoriť možnosti a zúčastniť sa nastavenia AutoArchive. Otvorte položku Možnosti a vyberte kategóriu Rozšírené.

Po nájdení možnosti AutoArchive kliknite na tlačidlo "AutoArchive Settings ...", aby ste otvorili oveľa užitočnejší dialóg ako to, čo ste dostali z pásu kariet.

Ako sme uviedli, väčšina kariet priečinka je pomerne konzistentná v programe Outlook, s výnimkou kalendára, ktorý slúži na funkcie špecifické pre kalendár. Napríklad nekopírujete alebo presúvate priečinky, kopírujete alebo presúvate kalendáre atď.

Z väčšej časti budete robiť veľa správy priečinkov s ohľadom na vašu doručenku, pretože samozrejme e-mail sa môže rýchlo stať ťažkopádnym a ohromujúcim, ak nemáte dobrú štruktúru priečinkov a organizáciu.

vyhliadka

Možnosti zobrazenia obsahujú nasledujúce základné funkcie. Toto je karta Zobrazenie, ako je vidieť z priečinka Doručená pošta.

Všimnite si tlačidlo Pripomienky okna, ktoré môžete kedykoľvek otvoriť, aby ste si mohli overiť svoje pripomienky, ako napríklad, ak ste jeden vynechali alebo ste ho nepoužili. Ak ste zobrazili pripomienky, môžete sa rozhodnúť prepustiť každý z nich, stlačiť tlačidlo snooze alebo jednoducho odmietnuť všetko naraz.

Ostatné karty zobrazenia sa budú meniť v závislosti od režimu. Kalendár je priradený nasledujúci, ktorý pridáva možnosť zmeniť aktuálny pohľad, usporiadanie, farbu a rozloženie. Časť rozloženia má opäť mnoho rovnakých vecí po celom programe Outlook, ale je dôležité poznamenať, že to nie je univerzálne, takže to, čo aktivujete v režimech úloh, kalendára alebo e-mailu, nebude možné replikovať po celej aplikácii.

Tiež je dôležité venovať pozornosť časti usporiadania. Tu vyzerá sekcia Usporiadanie v režime Úlohy. Všimnite si, ako môžete zoradiť a zmeniť zobrazenie úloh pre maximálny dopad.

Použitie karty Zobrazenie podľa vašich predvolieb vám umožní rýchle prerušenie a triedenie informácií, ktoré sa časom zvyšujú a stavajú. Váš kalendár zostane prázdny, vaše úlohy sa vynásobia, hromadia sa hromadne, a tak pomocou rôznych usporiadaní a usporiadaní vám môže pomôcť byť oveľa produktívnejší, namiesto toho,.

Funkčné pásky

Prediskutujeme, ako sa vaše možnosti menia z funkcie na funkciu. Tu je všetko, čo potrebujete na vytiahnutie základnej e-mailovej správy, pridanie príloh, značiek a formátovanie textu. Nie je nič príliš komplikované a mali by ste byť schopní vytvoriť úžasnú e-mailovú správu.

Porovnajte to s pracovnou páskou, ktorá je prístupná spustením alebo otvorením úlohy. Zoberte si chvíľu na vedomie, ako je to odlišné od Message Ribbon.

Porovnajte to s kartou Vložiť. Karta Vložiť je statická po celej aplikácii Outlook, budete môcť ovplyvniť obsah správy, úlohy, udalosti v kalendári atď. Pomocou rovnakých možností a funkcií.

E-mailové správy pridávajú kartu Možnosti, ktorá má pomerne málo užitočných funkcií. Okrem tém, ktoré vám môžu alebo nemusia byť užitočné, je možnosť BCC (slepecká kópia, ak chcete skryť príjemcov z hlavičky e-mailu) a funkcie sledovania. Celkovo tu nie je nič kritického, ale ak by ste niekedy museli požiadať o doručenie alebo potvrdenie o prečítaní, karta Možnosti je miesto, kam ísť.

Karta Format Text je rovnaká bez ohľadu na to, na ktorú funkciu ste zapojená, a nie je veľa, o čom by ste sa mohli rozprávať. Táto karta má výraznú podobnosť s funkciami formátovania nachádzajúcimi sa v programe Word, takže ak používate program Word na písanie a formátovanie dokumentov, tieto ovládacie prvky vás pravdepodobne oboznámia.

A nakoniec, karta Kontrola je karta "just-in-case". Pomocou nástrojov kontroly tejto karty môžete skontrolovať pravopis a gramatiku, nájsť lepšie slovo a zistiť, koľko slov je vo vašom e-mailu / úlohe / stretnutí.

Karta Kontrola je rovnaká v celej aplikácii programu Outlook. Všimnite si tiež, že obsahuje jazykové funkcie, tu môžete nastaviť predvoľby jazykov a predvoľby na kontrolu. Môžete tiež preložiť položky, napríklad ak ste korešpondovali so zahraničným partnerom alebo niekto posiela trochu textu v inom jazyku.

To je do značnej miery ďalšie funkcie v programe Outlook. Je zrejmé, že sme preskočili veľa špecifikácií, ale cítime, že akonáhle pochopíte povahu systému Ribbon. Ak chcete použiť funkciu, viete, kde ju hľadať.

Nastavenie e-mailového konta automaticky a manuálne

Stručne diskutujeme o automatickom a ručnom nastavení e-mailového účtu. Pri prvom spustení aplikácie Outlook sa chystáte nastaviť účet.

Máte na výber, môžete nastaviť aplikáciu Outlook hneď pomocou e-mailového účtu, alebo túto časť môžete preskočiť a neskôr pridať účet.

Ak vyberiete "Nie", zobrazí sa varovná správa, ktorá vám v podstate oznámi, že program Outlook je celkom chabý bez aspoň jedného e-mailového účtu. Samozrejme, môžete ho stále používať na sledovanie úloh, poznámok, uchovávanie kalendára a iných vecí, ale program Outlook je skutočne zážitok z e-mailu.

S ohľadom na to budeme nastaviť Outlook s e-mailovým účtom. Spočiatku sa môžete pokúsiť tak urobiť automaticky, kde zadáte zopár skrytých informácií o svojom účte a aplikácia sa pokúsi automaticky zistiť nastavenia.

Niekedy to funguje, niečo nie. Ak áno, vyhráte a môžete prejsť na ďalšiu sekciu. Ak to nie je alebo viete, že potrebujete nastaviť ďalší typ servera, vyberte možnosť "Manuálne nastavenie" a pokračujte kliknutím na tlačidlo "Next".

Z dôvodu účelnosti nastavíme už existujúci účet pomocou automatickej metódy. Popisujeme ručné metódy len trochu. Ak potrebujete nastaviť účet ručne, odporúčame vám preskočiť na túto sekciu. Medzitým sme jednoducho použili účet Outlook.com, dodali naše heslo a vidíte výsledok nižšie.

Používanie aplikácie Outlook.com je nejaký jednoduchý spôsob, ak chcete nastaviť e-mail, ktorý nie je spoločnosťou Microsoft, pravdepodobne budete musieť nakonfigurovať manuálne. Ak neviete, ako to urobiť, odporúčame vám hľadať spôsob nastavenia programu Outlook pomocou konkrétneho e-mailu.

To znamená, že v našom jednoduchom príklade klikneme na "Dokončiť" a potom sa otvorí do našej lesklej novej schránky.

Manuálne nastavenie účtu

Teraz, keď máte docela dobré pochopenie základných funkcií programu Outlook, vráťme sa a diskutujeme o tom, ako nastaviť ďalšie e-mailové účty. Existuje veľká šanca, že ste ako mnoho iných ľudí a máte dva alebo viac e-mailových účtov. Našťastie môžete nastaviť program Outlook, aby fungoval s mnohými rôznymi e-mailovými účtami, vrátane POP a IMAP, a môžete mať toľko účtov, ako môžete osobne zvládnuť.

POP a IMAP?

Takže čo hovoríme o POP a IMAP?

POP alebo Post Office Protocol sa nachádzajú navždy a ak ste niekedy používali klienta e-mailu na pripojenie k e-mailu poskytovanému poskytovateľom internetových služieb alebo vyzdvihnúť poštu z webmailovej služby, pravdepodobne ste sa pripojili pomocou POP. POP je skvelé pre sťahovanie vašich správ.

Ak nastavíte svoj účet, aby pracoval s protokolom IMAP, aplikácia Outlook skopíruje vašu online štruktúru priečinkov a iba typicky bude synchronizovať niekoľko týždňov s e-mailom naraz. Váš e-mail nebude odstránený zo servera a môžete jednoducho stiahnuť iba hlavičky správ, čo je fantastické, ak máte vo svojich priečinkoch 1000 správ.

Takže máte POP, ktorý je zastaraný a niečo ako posun mačetou do e-mailu, a potom je IMAP, ktorý je rafinovanejší, modernejší a vhodnejší, ak chcete zachovať rovnakú schránku on-line a ako offline.

Ako sme povedali, myslíme si, že IMAP je ďaleko vyššia metóda.

Pridávanie a správa viacerých e-mailových účtov

Pridávanie a správa viacerých e-mailových účtov v programe Outlook je veľmi jednoduché. Ak chcete pridať nový e-mailový účet, kliknite na kartu "Súbor" na páse kariet a kliknite na "Pridať účet". Zobrazí sa obrazovka automatického nastavenia účtu. Ak chcete (alebo potrebujete) ručne nastaviť svoj účet, zvoľte "Manuálne nastavenie" a kliknite na tlačidlo "Next".

Ako sme už uviedli, vaša voľba medzi typmi účtov bude pravdepodobne POP alebo IMAP a nastavenie vášho účtu ako jedného alebo druhého zvyčajne bude podrobne popísané vaším poskytovateľom e-mailu. To znamená, ak používate službu Gmail alebo Yahoo !, alebo dokonca e-mail, ktorý vám poskytne váš poskytovateľ internetových služieb, mali by ste sa poradiť s nimi alebo s internetom o konkrétnych pokynoch a nastaveniach, ktoré budete potrebovať s programom Outlook.

Na druhej strane, ak používate službu Outlook.com alebo inú službu typu Exchange ActiveSync, informácie budú celkom jednoduché poskytnúť.

Po pridaní svojich účtov, ak ste ich niekedy potrebovali spravovať, môžete vybrať účet, ktorý chcete riešiť, z rozbaľovacej ponuky v hornej časti stránky Informácie o účte, ktorá sa nachádza na karte Súbor.

Znova kliknite na položku Nastavenia účtu a Nastavenia účtu. Z výsledného okna môžete vytvoriť nový účet, opraviť aktuálny účet, odstrániť ho, nastaviť ho ako predvolený (ak máte viac ako jeden) a samozrejme zmeniť akékoľvek nastavenia, ak je to potrebné.

Tu vidíme nastavenia pre účet Outlook.com. Nemôžeme s tým nič robiť, aj keď ste nedávno zmenili svoje heslo, môžete to tu rýchlo opraviť.

Nižšie je nastavenie IMAP, ktoré bolo nakonfigurované ručne podľa nastavení poskytnutých spoločnosťou Google.

Whoa, tam je ešte oveľa viac, a dokonca musíme vykopať do "Viac nastavení ...", aby sme sa rozprávali so serverovými portami.

Pamätajte, že musíte robiť takéto veci raz a potom ich zabudnete. Pokiaľ neskôr nezmeníte heslo alebo chcete pridať alebo odstrániť účet, vaša práca s nastaveniami e-mailového účtu sa skončila.

Ak sa chcete dozvedieť viac o pridávaní účtov IMAP služby Gmail do programu Outlook, máme užitočný malý sprievodca, ktorý vám pomôže s tým.

Ready, Set, E-mail!

Hoci môžete byť spokojní len s Gmailom alebo iba s Yahoo! Pošlite pre každodenné použitie, ak používate viacero e-mailových účtov, napríklad osobné, profesionálne a / alebo pracovné konto, potom môžete mať poštový klient, ako je napríklad program Outlook, eliminovať prepínanie medzi účtami, pripojenie schôdzok do kalendára alebo správu úloh.

Je to skutočné, životaschopné riešenie produktivity typu "všetko v jednom" a vzhľadom na obnovené zameranie spoločnosti Microsoft na balík balíkov Office zostáva dôležitou súčasťou mnohých denných rutín používateľov.

Akonáhle sú vaše e-mailové účty nastavené a pripravené, môžete začať používať program Outlook a preskúmať všetky jeho funkcie. Budete pravdepodobne zistíte, že je to dosť jednoduché a je tu oveľa viac, ako vám môže How-to Geek pomôcť s predchádzajúcimi článkami, alebo jednoducho sa pýtate na našom diskusnom fóre.