Použitie podmieneného formátovania na vykonanie dôležitých správ v programe Outlook vyčnieva

Aplikácia Outlook vám umožňuje vytvárať a prispôsobovať zobrazenia priečinkov mnohými spôsobmi, ako napríklad pridávanie a odstraňovanie stĺpcov alebo zoskupovanie a triedenie správ. Pravidlá môžete tiež použiť na to, aby sa správy aplikácie Outlook zobrazovali rôznymi spôsobmi na základe ich vlastností (napríklad odosielateľa, riadka predmetu alebo časová pečiatka). Toto sa volá podmienené formátovanie. Poďme sa pozrieť na to, ako to funguje.

aktualizovať: Jeden z našich čitateľov upozornil na to, že podmienené formátovanie je k dispozícii iba vo verzii programu Outlook a Windows nie verzia macOS. Ďakujem, Christy!

Začíname

Ak chcete začať s nastavovaním podmieneného formátovania, prejdite na položku Zobraziť> Nastavenia zobrazenia.

Prístup k rozšíreným nastaveniam zobrazenia môžete získať aj kliknutím pravým tlačidlom myši na hlavnú zložku a výberom príkazu "Zobraziť nastavenia".

Okno Rozšírené nastavenia zobrazenia vám umožňuje prispôsobiť zobrazenie priečinka. Kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie.

Tým sa dostanete do okna podmieneného formátovania, ktoré budete používať na nastavenie rôznych pravidiel pre formátovanie správ.

Položky zobrazené v zozname "Pravidlá pre toto zobrazenie" sú predvolené pravidlá, ktoré sa dodávajú so zobrazením priečinka bez prispôsobenia. Napríklad môžete vidieť, že "neprečítané správy" sú zobrazené tučným, modrým písmom UO Segoe s veľkosťou 11 bodov.

Ako fungujú pravidlá

"Pravidlá" sú podmienky, ktoré musia spĺňať správy pre aplikáciu Outlook na formátovanie. V predvolených pravidlách sa napríklad pravidlo "Neprečítané správy" aktivuje, keď je správa označená ako neprečítaná. Keď je toto pravidlo aktivované, aplikácia Outlook použije tučné modré 11-bodové písmo rozhrania Segoe UI na zobrazenie.

Aplikácia Outlook uplatňuje pravidlá v poradí od hornej časti zoznamu. Pravidlá vyššie v zozname majú prednosť pred pravidlami nižšie. Ako to funguje v praxi? Povedzme, že máte dve pravidlá, jednu v hornej časti zoznamu, ktorá mení písmo na zelenú a jednu nižšiu v zozname, ktorá mení písmo na červenú. Ak správa spĺňa podmienky obidvoch pravidiel, písmo sa zmení na zelenú, pretože toto pravidlo je vyššie v zozname - pravidlo, ktoré nastavuje písmo na červenú, je ignorované.

Pri štandardných pravidlách môžete zmeniť iba písmo. Nemôžete odstrániť predvolené pravidlá, presunúť poradie alebo zmeniť podmienky pravidla. Môžete však vypnúť predvolené pravidlá tým, že ich zrušíte v zozname Pravidlá pre toto zobrazenie.

Ako pridať nové pravidlo

V okne podmieneného formátovania kliknite na tlačidlo "Pridať". Do zoznamu sa pridá nové pravidlo s názvom "Untitled". Zadajte pravidlo meno a potom kliknite na tlačidlo "Podmienka".

Okno Filter vám umožňuje rozhodnúť o podmienke alebo podmienkach, ktoré má mail splniť na formátovanie.

Jednoducho tu budeme používať jednoduchý príklad a budeme hľadať správy, ktoré boli odoslané "Rob Woodgate" a obsahovať slovo "Outlook" v poli Subject.

Ak to chcete urobiť, najprv kliknite na tlačidlo "Od", čím otvoríte adresár a vyberte kontakt.

Potom do poľa "Hľadať slovo (y)" pridáme položku "Outlook" a ubezpečte sa, že je v rozbaľovacom zozname "In" vybratá možnosť "Subject Subject Only". Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".

Späť v podmienenom formátovaní kliknite na tlačidlo "Font".

Budeme zobrazovať správy, ktoré zodpovedajú nastavenému filtru, v fialovej a tučnej. Nastavte si to, čo chcete, kliknite na tlačidlo "OK", kliknite na tlačidlo "OK" znova zatvorte okno Conditional Formatting a potom ešte raz zatvorte okno Advanced View Settings.

Pravidlá sa uplatňujú okamžite. Nižšie vidíte, že správy spĺňajúce naše podmienky sú teraz tučné a fialové.

Toto je len jednoduchý príklad - môžete pridať veľa podmienok, dokonca aj veľmi zložitých. Späť v tomto okne filtra môžete prejsť na kartu "Ďalšie voľby", aby ste si pozreli veľa ďalších podmienok, ktoré si môžete vybrať.

Tu môžete zvoliť, aby sa zhodovala správa, či:

Bola priradená určitá kategória
Je čítané alebo neprečítané
Má prílohy alebo žiadne prílohy
Je označená ako vysoká, normálna alebo nízka priorita
Označili ste ju, niekoho iného, nikto alebo ste označili ako úplnú
Text, ktorý hľadáte, musí zodpovedať prípadu
Je to konkrétna veľkosť, väčšia alebo menšia ako určitá veľkosť alebo medzi dvoma veľkosťami

Prepnite na kartu "Rozšírené" a môžete vytvoriť zložité podmienky.

Karta Rozšírené umožňuje výber ľubovoľného poľa odkiaľkoľvek v programe Outlook a vyberte podmienku, ktorú chcete zosúladiť. Mohlo by to byť jednoduché, napríklad priradiť odosielateľovi presnej adrese, ale máte k dispozícii veľa možností na výber. Povedzme, že chcete, aby vaše pravidlo zodpovedalo e-mailom, ktoré ste dostali. Kliknite na tlačidlo "Pole", ukážte na "Pole dátumu a času" a potom kliknite na možnosť "Prijaté".

Kliknutím na rozbaľovaciu ponuku "Podmienka" vyberte svoj stav.

Voľby sú oveľa väčšie, než by ste mohli očakávať:

kedykoľvek
včera
dnes
zajtra
Za posledných 7 dní
V nasledujúcich 7 dňoch
Minulý týždeň
Tento týždeň
Budúci týždeň
Minulý mesiac
Tento mesiac
Ďalší mesiac
na
Po alebo po
On alebo pred
medzi
existuje
Neexistuje

A ďalšie polia, ktoré si môžete vybrať ponúkajú podobné množstvo možností.

Vyberte svoju podmienku, pridajte hodnotu a kliknite na tlačidlo "Pridať do zoznamu".

Do zoznamu môžete pridať toľko podmienok, ako sa vám páči. Ak chcete získať nejakú predstavu o tom, koľko polí existuje, pozrite sa len na pole "Všetky poľiadavky".

Pole "Všetky kontakty" obsahuje viac ako štyri stĺpce možností - toľko, na ktoré sme sa nedali zaradiť do rozumnej obrazovky. Takže nebudeme prechádzať každou z polí a podmienok, ale teraz viete, kde sú a ako ich používať.

Môžete nastaviť viaceré podmienky v pravidle, aby ste získali čo najaktuálnejšie predmety. Chcete, aby sa správy v programe Outlook zobrazovali v červenom písme 16pt, ak sú z určitého kontaktu, prijaté v posledných siedmich dňoch, obsahujú v predmete určité slovo, a obsahuje prílohu? Žiadny problém.

Ako odstrániť pravidlo

Ak ste vytvorili pravidlo a už ho nechcete, je možné ho ľahko odstrániť. V okne podmieneného formátovania vyberte pravidlo, ktoré chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo "Odstrániť". Nezabudnite, že môžete odstrániť iba pravidlá, ktoré ste vytvorili - nie predvolené štandardné pravidlá aplikácie Outlook.

Môžete pridať toľko podmienok, koľko chcete, a mať toľko pravidiel, koľko chcete. A ako sme vám ukázali predtým, akonáhle máte nastavené podmienky podmieneného formátovania tak, ako chcete, môžete skopírovať zobrazenie do iného priečinka alebo do všetkých priečinkov, ak chcete.