Automaticky presúvať e-maily do priečinkov v programe Outlook pomocou pravidiel

V tomto príspevku sa pozrieme na to, ako lepšie spravovať e-mailovú adresu v službe Outlook tým, že sa prichádzajúca pošta automaticky presunie do samostatných priečinkov. Ak dostanete veľa emailov každý deň, môže to ušetriť veľa času.

Namiesto toho, aby ste museli raz za týždeň minúť e-maily z Doručenej pošty do vašich kategorizovaných priečinkov, pravidlá e-mailu pomôžu automatizovať organizáciu vašich doručených. To je veľmi podobné používaniu štítkov a filtrov v službe Gmail.

Pravidlá e-mailu sa môžu zdať zložité a môžu to byť, ak naozaj chcete vykonať nejaké sofistikované triedenie, ale ak chcete jednoducho presunúť pracovné e-maily do priečinka Práca automaticky, potom je to kus koláča.

Aby boli pravidlá užitočné, mali by ste najprv vytvoriť niektoré priečinky pod Doručenou poštu, aby ste kategorizovali svoj e-mail, ako napríklad projekty, práca, rodina atď..

Priečinky môžete vytvoriť kliknutím pravým tlačidlom myši Doručená pošta alebo ľubovoľnej zložky a výberu Nový priečinok. Nasledujúci postup funguje v programoch Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 a Office 365.

Nastavte pravidlá aplikácie Outlook

Ak chcete začať, otvorte program Outlook, kliknite na tlačidlo súbor a uvidíte Správa pravidiel a upozornení tlačidla smerom dole.

Zobrazí sa hlavné okno Pravidlá a výstrahy a v závislosti od vašej verzie programu Outlook sa môže v predvolenom nastavení zobraziť jedno pravidlo vytvorené.

Odtiaľ kliknite na Nové pravidlo , aby ste mohli začať s prvým e-mailovým pravidlom aplikácie Outlook. Zobrazí sa dialógové okno Sprievodca pravidiel a zobrazí sa vám niektoré bežné šablóny pravidiel.

Toto sú najčastejšie a pravdepodobne všetko, čo budete potrebovať. Najbežnejšie pravidlo je prvé uvedené, "Presunúť správy od niekoho do priečinka". Pokračujte a vyberte ju a potom kliknite na tlačidlo Ďalšie.

Všimnite si, že dolné zoznamové pole, ktoré sa nazýva "Krok 2:", zostáva v spodnej časti s určitým podčiarknutým textom. V skutočnosti, všetci musíte urobiť na nastavenie pravidlo je kliknúť na hypertextové odkazy pre ľudí alebo verejnej skupiny a špecifikovaný ak chcete vybrať e-mailovú adresu a kam chcete, aby tieto e-maily ísť.

Potom môžete kliknúť Skončiť a ste hotoví. Ak však chcete pravidlo komplikovať, kliknite na tlačidlo Ďalšie vám poskytne oveľa viac možností:

Keď skontrolujete rôzne podmienky v hornom zoznamovom poli, opis pravidiel v dolnej časti bude obsahovať aj ďalšie hypertextové odkazy. Môžete dokonca vytvoriť pravidlá, ktoré hľadajú konkrétne slová v telese e-mailu a potom vykonať akcie na týchto e-mailov.

Vašou ďalšou úlohou je kliknúť na každý hypertextový odkaz a vybrať pridružené hodnoty, ako sú e-mailové adresy, priečinky atď. V našom príklade vyššie budete chcieť kliknúť na ľudí alebo verejnej skupiny a vyberte e-mailovú adresu.

Potom kliknite na slovo špecifikovaný a prejdite do priečinka, do ktorého chcete presunúť e-mail alebo kliknúť Nový a nový priečinok sa vytvorí pod aktuálne zvýrazneným priečinkom.

Teraz uvidíte spodnú časť aktualizovanú skutočnými hodnotami pre svoje pravidlo.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej môžete nastaviť viac pravidiel pre toto pravidlo. Zvyčajne to môžete ponechať sám, ak je to jednoduché pravidlo, ale ak chcete vykonávať aj iné akcie, ako je prehrávanie zvuku, posielanie e-mailov, vytváranie kópií, vytlačenie e-mailu, spustenie iného programu, spustenie skriptu atď. , potom môžete urobiť všetko na tejto obrazovke.

kliknite Ďalšie keď ste hotoví a dostanete sa na výnimky dialóg, kde si môžete vybrať, na aké podmienky by ste nechceli, aby sa toto pravidlo spracovalo. Ak nemáte nejaké jedinečné prípady, môžete to nechať prázdne, čo je predvolené.

Kliknite na tlačidlo Ďalej a konečne sme dosiahli koniec pravidla pre pravidlá! Dajte pravidlo názov ako "Presuňte e-mail s priateľmi", aby ste vedeli, čo to robí, keď sa na to pozrieš neskôr.

Potom, ak máte e-maily už v doručenej pošte, ktoré by zodpovedali vášmu novému pravidlu, začiarknite políčko "Spustite toto pravidlo na správy už v priečinku Doručená pošta". Všetko ostatné môžete ponechať ako predvolené a kliknúť Skončiť!

Teraz môžete vytvoriť pravidlá pre ľudí, bulletiny, výpisy z bankového účtu / kreditnej karty a čokoľvek iné, o čom sa môžete zamyslieť, aby ste začali efektívnejšie spravovať váš e-mail v programe Outlook! Užite si to!