Ako sledovať zmeny v programe Excel

Hľadáte spôsob sledovania zmien v tabuľke programu Excel? Existuje veľa prípadov, keď musíte distribuovať súbor viacerým ľuďom a sledovať, aké zmeny boli vykonané. Možno budete chcieť sledovať, kedy došlo k zmene, kto urobil zmenu, na ktorú bunku došlo a na aké údaje sa zmenili.

Program Excel má vstavané funkcie sledovania, ktoré zvládnu všetky vyššie uvedené prípady. Môžete ľahko skontrolovať všetky zmeny priamo na pracovnom hárku a môžete tiež prijať alebo odmietnuť každú zmenu. Existuje niekoľko bodov, ktoré si treba zapamätať o funkciách sledovania programu Excel:

1. Zapnutie sledovania neznamená, že môžete tabuľku vrátiť späť včas do predchádzajúceho stavu tým, že zrušíte zmeny. Je to v podstate súbor denníka, ktorý zaznamená všetko a to je ono. Môžete ručne prejsť a zistiť, ktoré údaje boli odstránené alebo pridané, ale musíte vykonať zmeny v tabuľke sami.

2. Zapnutie sledovania neznamená, že každá zmena, ktorú vykonáte, bude zaznamenaná. Všetky údaje uložené v bunke sú sledované, ale iné zmeny, ako je formátovanie, nie sú. Ďalšie zmeny, ktoré nie sú sledované, zahŕňajú skrytie / odstránenie riadkov a stĺpcov, komentárov a hodnôt buniek, ktoré sa zmenia na prepočet vzorca.

3. História zmien sa štandardne uchováva iba 30 dní. Ak vykonáte zmeny v pracovnom hárku programu Excel a po 45 dňoch znova otvoríte zošita, potom budete môcť zobraziť históriu zmien počas všetkých 45 dní, kým nezavriete zošita. Keď ho zatvoríte, história zmien staršia ako 30 dní zmizne. To znamená, že pri ďalšom otvorení nebudete môcť vidieť zmenu, ktorú ste urobili pred 45 dňami.

4. Kedykoľvek sa vaše sledovanie zaraďuje, zošitie sa stane zdieľaným zošitom. To znamená, že viacerí používatelia vykonajú zmeny v dokumente.

Teraz, keď poznáte základné informácie o tom, ako funguje sledovanie v programe Excel, poďme sa rozprávať o tom, ako ho povoliť, zmeniť nastavenia a sledovať zmeny!

Povolenie sledovania

Poďme ďalej a najskôr zapnite sledovanie. Otvorte program Excel a kliknite na tlačidlo Preskúmanie kartu na páse. Vpravo by ste mali vidieť možnosť, ktorá sa nazýva Sledovanie zmien pod zmeny časť.

Kliknite na tlačidlo a vyberte zvýrazniť zmeny. Dostanete dialógové okno, kde teraz musíte zrušiť túto možnosť "Sledovanie zmien počas úpravy. Toto tiež zdieľa váš pracovný zošit ".

Máte tu niekoľko možností vrátane Kedy, kto, a Kde. pre Kedy, všetko znamená, že každá zmena bude zvýraznená. Máte tiež možnosť zdôrazniť zmeny od posledného uloženia dokumentu od konkrétneho dátumu alebo zmien, ktoré ešte neboli skontrolované.

Ak skontrolujete kto, môžete sa rozhodnúť sledovať zmeny vykonané každým alebo zmeny vykonané všetkými okrem vás. Kde umožňuje sledovať zmeny len pre určitú časť tabuľky. Stačí kliknúť na tlačidlo vpravo a vybrať rozsah buniek, ktoré chcete sledovať.

Nakoniec môžete zrušiť kontrolu Zvýraznite zmeny na obrazovke ak nechcete, aby iní vedeli, že sledujete zmeny. Štandardne po spustení sledovania a voľba tejto voľby sa každá zmenená bunka zobrazí v ľavom hornom rohu malou šípkou, ktorá indikuje, že bola zmenená.

Ak kliknete na zmenenú bunku (s Zvýraznite zmeny na obrazovke zapnutá), dostanete trochu vyskakovacie okno, ktoré ukazuje, odkiaľ bola hodnota zmenená a zmenená a kedy. Ak zrušíte voľbu Zvýrazniť zmeny na obrazovke, tento malý čierny trojuholník sa nezobrazí.

Takže to, čo môžete urobiť, je napríklad skryť zmeny na obrazovke tým, že nezaškrtnete políčko, neodošlete súbor každému, kto ho musí urobiť, a keď ho dostanete späť, prejdite na Sledovanie zmien a skontrolujte políčko.

Konfigurácia sledovania

Ďalším krokom je pozrieť sa na nastavenia sledovania a prispôsobiť ich potrebám. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Zdieľajte zošit tlačidlo, ktoré je priamo vľavo od Sledovanie zmien Tlačidlo. Klikni na pokročilý kartu, keď Zdieľajte zošit objaví sa dialóg.

Tu môžete zmeniť počet dní na udržanie histórie zmien na niečo iné ako 30 dní. Zmeny sa v predvolenom nastavení aktualizujú po uložení súboru, ale môžete ho urobiť automaticky tak, aby sa automaticky vykonávalo každých pár minút. Nakoniec si môžete zvoliť, ako chcete riešiť konflikty: buď sa to spýtate alebo jednoducho necháte poslednú zmenu pri ukladaní súboru vyhrajte.

Zobrazenie zmien

Po zapnutí sledovania a vykonaní niekoľkých zmien môžete kliknúť na tlačidlo Zmeniť zmeny, kliknúť na Zvýrazniť zmeny a všimnete si, že Zoznam zmien na novom hárku políčko už nie je šedé.

Skontrolujte toto a kliknite na tlačidlo OK. Vytvoril sa nový pracovný hárok histórie ktorý vám umožní zobraziť všetky zmeny, ktoré boli vykonané v tomto zošite.

V určitom okamihu budete musieť buď schváliť, alebo zamietnuť zmeny. Všetky zmeny môžete skontrolovať a potom vybrať a vybrať si tie, ktoré chcete zachovať alebo zlikvidovať.

Jednoducho kliknite na Sledovanie zmien znova a vyberte Prijať / odmietnuť zmeny. Vyberte možnosti, ak chcete vybrať, ktoré zmeny chcete prijať alebo odmietnuť. Ak chcete skontrolovať všetky zmeny, nechajte ich Kedy skontrolujte a uistite sa, že je nastavená Nepreskúmaný.

Kliknite na tlačidlo OK a program Excel začne zobrazovať každú zmenu, ktorá bola vykonaná, a dá vám možnosť súhlasiť alebo Odmietnuť. Môžete tiež Prijať všetko alebo Odmietnuť všetko zmeny, ak chcete.

Ak zamietnete zmenu, okamžite sa vrátite späť k tomu, čo bolo pôvodne v tejto bunke. Stojí za zmienku, že ak iná bunka odkazuje na obsah odmietanej bunky, potom sa táto hodnota zmení aj vtedy, keď sa odkazovaná hodnota bunky vráti späť. To môže spôsobiť rozbité vzorce, atď. Buďte preto opatrní.

To je ono! Teraz môžete sledovať všetky zmeny v tabuľke programu Excel pomocou tejto vstavanej funkcie. Ak máte akékoľvek otázky, uverejnite komentár. Užite si to!