Ako používať funkcie automatického obnovenia programu Excel a funkcie automatického zálohovania

Je to vždy strašná tragédia, keď niekto stratí niečo dôležité, na ktorom pracujú, pretože svoj dokument správne nezachránil. Stáva sa to častejšie, ako by ste si mysleli, že používatelia programu Excel a Word!

Našťastie spoločnosť Microsoft pridala v posledných verziách množstvo funkcií, ktoré pomáhajú znižovať šance na straty dát v dôsledku zlyhaní, výpadkov napájania, náhodných vymazaní atď. Jedna funkcia sa nazýva AutoRecover a druhá menej známa funkcia, sa nazýva AutoBackup.

V tomto článku budem hovoriť o tom, ako nakonfigurovať obe možnosti, aby vaše dáta boli čo najbezpečnejšie. Tiež by som rád spomenul, že najnovšie verzie balíka Office vám umožňujú uložiť dokumenty priamo do OneDrive, čo je dobrá voľba na zváženie, pretože stále budete môcť pristupovať k vašej práci, aj keď váš pevný disk zlyhá.

Excel AutoRecover

Funkcia automatického obnovenia je v predvolenom nastavení zapnutá a v podstate automaticky uloží dokument do dočasného umiestnenia po uplynutí nastaveného časového intervalu. Ak chcete zobraziť nastavenia automatického obnovenia, kliknite na súbor a potom možnosti.

Kliknite na Uložiť v ľavej ponuke a uvidíte možnosť Automatické obnovenie v časti Uložiť zošity.

Informácie o automatickom obnovení sa predvolene ukladajú každých 10 minút. Okrem tohto intervalu musí byť aplikácia Excel nečinná 30 sekúnd pred uložením údajov. Automatické uloženie sa tiež uloží do priečinka Automaticky obnoviť umiestnenie súboru tu uvedené. Tak ako to funguje? V podstate povedzme, že máte pracovný hárok, ako je ten uvedený nižšie, a máte ho uložený.

Teraz povedzme, že do tabuľky programu Excel pridám nasledujúce údaje a čakám asi 10 minút bez uloženia dokumentu. Vzhľadom na to, že interval automatického obnovenia je nastavený na 10 minút, musíte počkať aspoň na to, aby boli uložené údaje dlhé.

V mojom prípade som simuloval zlyhanie programu Excel tým, že otvoril správcu úloh a zabili proces Excel. Potom som znovu otvoril program Excel a ihneď som videl opciu, ktorú som nazval Zobraziť obnovené súbory.

Ak na ne kliknete, zobrazí sa zoznam súborov programu Excel, ktoré je možné obnoviť. V mojom prípade mal pôvodný súbor, ktorý mal údaje iba vo formátoch A1 a A2, a mal aj súbor AutoRecovered, ktorý obsahoval údaje, ktoré som neuložil na disk.

Kliknutím na niektorú z položiek v zozname sa otvorí iná inštancia programu Excel, ktorá zobrazuje údaje v danom súbore. Celkovo je to naozaj užitočná funkcia pre tie časy, keď ste neušetrili všetku vašu prácu, ale program Excel končí nečakane.

Hlavnou nevýhodou tejto funkcie je, že údaje o automatickom obnovení sú uložené na rovnakom pevnom disku ako váš súbor, takže ak sa niečo stane s vaším pevným diskom, všetko sa stratí. Môžete zmeniť umiestnenie v uvedených nastaveniach na samostatný pevný disk alebo dokonca na sieťové umiestnenie, ktoré veľmi odporúčam.

Upozorňujeme, že informácie o automatickom obnovení sa tiež automaticky odstráni programom Excel za nasledujúcich okolností:

1. Súbor uložíte ručne alebo pomocou súbor - Uložiť ako.
2. Zatvoríte súbor alebo ukončíte program Excel (či uložíte súbor alebo nie)
3. AutoRecover sa úplne vypne alebo len pre pracovný zošit

Takže v podstate vždy, keď uložíte súbor, zbaví sa údajov o automatickom obnovení. Okrem toho, ak manuálne ukončíte program Excel a nebudete uložiť údaje, odstránia sa údaje o automatickom obnovení. Majte to na pamäti pri používaní tejto funkcie. Ak ste ťažkým používateľom programu Excel, odporúčam vám nastaviť interval automatického obnovenia na niečo ako 2 alebo 3 minúty namiesto 10.

Automatická záloha

Ďalšou funkciou, o ktorej veľa ľudí naozaj nevie, je funkcia AutoBackup. Ak ho chcete použiť, musíte najprv prejsť a uložiť svoj súbor, aby ste sa dostali do priečinka Uložiť dialógové okno. Ak už máte uložený dokument programu Excel, prejdite na súbor a potom Uložiť ako a vyberte miesto. Keď to urobíte, prinesie to Uložiť ako dialóg.

V dialógovom okne kliknite na náradie tlačidlo, ktoré je vľavo od Uložiť Tlačidlo. Uvidíte niekoľko možností, z ktorých jedna je Všeobecné možnosti. Po kliknutí na to sa zobrazí malé okno s ďalšími možnosťami.

Pokračujte a skontrolujte Vždy vytvárať zálohovanie box. Kliknite na tlačidlo OK a teraz pri ukladaní súboru sa vytvorí záložný súbor programu Excel s príponou .XLK. Všimnite si, že prvýkrát to urobíte, budú súbory úplne rovnaké. Ak vykonáte úpravy pôvodného súboru a potom ho znovu uložte, záložný súbor zostane rovnaký (pôvodné údaje). Po tretíkrát ho uložíte, záložný súbor bude aktualizovaný s informáciami až do druhého uloženia.

V podstate je záložný súbor vždy za verziou za verziou. Takže ak ste urobili veľa zmien, uložili ste súbor a potom ste sa chceli vrátiť k verzii, ktorá nemala tieto zmeny, stačí otvoriť záložný súbor.

Súbor je uložený na rovnakom mieste ako pôvodný súbor a zdá sa, že neexistuje spôsob, ako to zmeniť. Táto funkcia nepridá do vášho dokumentu veľa bezpečnosti, ale za určitých okolností je to dobré.

Povolenie týchto funkcií zálohovania a obnovy v programe Excel vám snáď ušetrí straty dôležitých údajov. Je vždy dobrou možnosťou použiť úložisko v cloude (ako OneDrive) ako záchrannú sieť v prípade, že váš počítač katastrofálne zlyhá. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte komentovať. Užite si to!