6 tipov na to, aby ste nemali zbytočné stretnutia

Či už bola ad hoc alebo naplánovaná, väčšina stretnutí sa nezdá, že by vôbec pomohla, pokiaľ ide o prácu. Myslíte si, že dostať každého, kto je zapojený do projektu, aby si sadol a rozprával sa o problémoch, ktoré sa objavili, a potom by sa baviť o spôsoby, ako ich vyriešiť, by bolo užitočné tak či onak. Títo chlapci z WebEx hovoria, že stretnutia sú zbytočné. A som si celkom istý, že väčšina z vás súhlasí, pretože niekto šiel a urobil to: kalkulačku, aby zistila, koľko peňazí bolo zbytočných len tým, že sa stretli!

Vtipy stranou, zle riadené stretnutie odoberie zamestnancov od toho, čo im platia, nechávajú telefóny bez dozoru, emaily nezodpovedajú. A najhoršie zo všetkého, väčšina času, ľudia odchádzajú z stretnutia s viac, než robiť - skvelý, práve to, čo som potreboval, viac vecí. Ale to neznamená, že schôdzky by mali byť úplne odstránené z pracoviska. Tu je niekoľko návrhov, ktoré vám pomôžu zrýchliť veci na stretnutí.

1. Prešiel za šesťdesiat minút

Malo by byť zločinom, aby schôdze trvali dlhšie ako hodinu. Sakra, malo by to byť hriech pre naplánovaný stretnutia, ktoré vydrží tak dlho. Logika je jednoduchá: Aký je zmysel zbaviť svojich zamestnancov práce, aby mohli rozprávanie o tom, čo robia?

(Image Source: Fotolia)

Ak je to len správa, môžu vám vždy posielať návrh, alebo to urobíte pomocou 23 KB e-mailovej prílohy. Ak všetko, čo chcete, má byť v slučke, dostať vedúce oddelenia do vašej kancelárie alebo ísť chytiť cuppa s ním alebo jej po práci, získať informácie, ktoré potrebujete, a potom ich uvoľniť do voľnej prírody o 15 minút neskôr.

Týždenné stretnutia s pokrokom nemôžu byť užitočné, pretože väčšina práce musí trvať dlhšie ako týždeň, aby sa to dosiahlo by som byť hlúpe, aby sme si sadli a dívali sa na seba, ak nemáme čo povedať.

Pointa je: Stretnutia by mali zvyšovať produktivitu, nie procesy oneskorenia. Urobte každú schôdzku záležitosť a započítajte ju.

2. Nod-ders, držať von

Existuje veľa stretnutí, kde hovoril hlavne jeden človek a všetci ostatní súhlasili s rečer. Ak by sa stretnutia stretli len s cieľom počuť podporu od ľudí, mohli by ste tiež umiestniť nahrávku rečníka do zasadacej miestnosti, aby každý mohol kývnúť.

(Image Source: Fotolia)

Ak to chcete vyriešiť, máte v miestnosti len rozhodovacie osoby. A chcete tých, ktorí sa nebojí hovoriť svoju myseľ. Chcete, aby výkonný riaditeľ, ktorý bude bojovať za rozpočet vášho oddelenia. Chcete manažéra, ktorý vám môže pomôcť vyriešiť mimoriadne a irelevantné pracovné zaťaženie vo vašom mene. Chcete, aby váš odvážny nadriadený povedal svojmu šéfovi: "Nie, ocko. My sme nie získať nové auto. Tím chce v tomto roku ísť do Bangkoku a my pili šampanské počas letu! "

Pointa je: Ak sa chystáte byť na schôdzke uviaznutý a mať malú rozmanitosť v rozhodnutiach, bude to stáť za tvoju hodinu.

3. O čom to hovoríme znova?

Koľkokrát počas stretnutia má jeden z vašich rovesníkov požiadať svojho manažéra o niečo nepodstatné pre danú tému a trávia aspoň jednu (ďalšiu) hodinu, keď sa snažia na to prísť na to, aby ste sa na televízii neúmyselne pokúšali a snažili sa vyzerať nepríjemne?

Nie je nezvyčajné, aby sa niektoré myšlienky vyrušili náhlou otázkou, ale ak tým, že odpoviete na túto otázku a všetky ostatné otázky na zozname programu nezodpovedajú, bude to mať vplyv na produktivitu zvyšku zamestnancov.

(Image Source: Fotolia)

Urobte to bod, aby ste mali obmedzený počet programov, ktoré sa majú dosiahnuť prostredníctvom každého zasadnutia, a zabezpečiť, aby ten, kto predsedá schôdzi, dosahoval vopred stanovené agendy; nie viac nie menej. Použite šesťdesiatminútovú značku ako impulz na čo najrýchlejšie vyčistenie agendy. Ak existujú iné veci, ktoré sa majú zúčastniť, a ak je to len medzi niekoľko ľudí namiesto celého tímu, ktorý sedí vo vnútri zasadacej miestnosti, požiadajte ich, aby ich vylúčili pred alebo po stretnutí.

Pointa je: Zostaňte na ceste, aby ste si zaslúžili svoje stretnutia.

4. Myšlienky sú lacné; prísť s riešeniami

Nič nesprávne nekončí schôdzou, než aby mali účastníkov, ktorí prichádzajú s prázdnou myšlienkou. V súčasnosti sa prázdne návrhy jednoducho nezrežia. Šéfovia majú záujem o záznamy. Manažéri majú záujem o ROI. Konatelia chcú realizovateľnosť. A nechcú len žiarovky žiarovky, chcú dôkaz o tom, že ide o nápad môcť a vôľa práca. Ak chcete získať tento dôkaz, mali by ste najprv urobiť svoj výskum.

(Image Source: Fotolia)

Keď to neurobíte, stane sa to.

Ashkin Fureit: Vieš čo, myslím, že by sme sa mali pokúsiť zmeniť na nového dodávateľa.vy: Kto máš na mysli?Ashkin Fureit: Oh, nepoznám nových dodávateľov. Len som si myslel, že by bolo dobré, keby ste prešli na novú, pretože táto je vždy oneskorená.

Skupina začne prechádzať loptou a stráca ďalších 15 minút, skôr než prejde na ďalšiu agendu. Na ďalšom stretnutí sa stále používa ten istý dodávateľ.

Ak Ashkin už mal v rukách kontakty alternatívnych dodávateľov, ich cenové ponuky a navrhované dodacie termíny, tím by sa mohol rozhodnúť tam a potom, ktorý nový dodávateľ by mal vziať. Tento problém by bol vyriešený za menej ako päť minút.

Pointa je: Zoberte si vlastné nápady a začnite. Zastavte navrhnúť skvelé nápady, len aby ste čakali, kým ju niekto iný vykoná.

5. Krištáľovo čistý by to mohol len znížiť

Ako často vychádzate z stretnutia, keď si myslíte, že váš manažér povedal jednu vec, ale to nie je to, čo ste počuli? Získajte všetko, čo ste si vylúčili. Ak je komunikácia pretrvávajúcim problémom, je dobré, aby sa váš manažér opakoval sám, keď máte ďalších svedkov v izbe.

(Image Source: Fotolia)

Pointa je: Upresnite ciele svojho tímu predtým, ako začnete bežať na rôznych gulových miestach.

Ak to nefunguje, vyskúšajte ďalší tip.

6. Dajte mi minútu

Minúty stretnutia sú skvelými nástrojmi, ktoré vám pomôžu spraviť veci, ak viete, ako ich spraviť správne. Na začiatok by malo mať niekoľko vecí: čo sa rozhodlo; čo treba urobiť a kto je zodpovedný za to; a lehoty na to. Prvá vec by zabezpečila, že schôdzka bola skutočne užitočná pre niečo, druhá zaisťuje, že všetci dostali svoje príslušné úlohy a tretí doslova ich robí pot.

(Image Source: Fotolia)

Ak zistíte, že neviete, čo sa práve stalo v zasadacej miestnosti, minút vám pomôže a všetci ostatní vám pomôžu správne. Inak, aké sú stretnutia pre?

Pointa je: Nikto nie je blázon, keď sa veci začnú napodobňovať.

záver

Človek vie lepšie než zovšeobecňovať, a preto by som rád vedel, aké sú vaše názory na stretnutiach: fungujú? Sú potrebné na dnešnom pracovisku? Má vaša kancelária stratiť stresujúci týždenný alebo mesačný rituál, ktorý je kancelárskym stretnutím? Zdieľajte svoje myšlienky v sekcii komentárov nižšie.