5 efektívne spôsoby, ako udržať vaše súbory pod kontrolou

Váš počítač je digitálna džungľa. Je tak ľahké vziať čisté a upratané pracovisko a zmeniť ho na obrovský neporiadok. Existuje príliš veľa súborov a sú všade. Dizajnové súbory, ktoré potrebujete, sa takmer nedajú nájsť. Takže ako udržať svoje súbory mimo kontroly? No, máte šťastie, pretože tam je 5 efektívnych spôsobov, ako udržať svoje súbory pod kontrolou.

Ale najprv: prečo sa počítačové a dizajnové súbory tak ľahko dostali mimo kontroly? Z rovnakého dôvodu toľko ľudí má chaotické miestnosti a neorganizované skrine a priestory fyzického pracoviska. Okrem vynásobenia číslom 100, pretože je ľahké vytvoriť súbory počítačového dizajnu, ktoré nezabezpečujú fyzický priestor.

Našťastie nie je také ťažké udržať váš počítač a konštrukčné súbory pod kontrolou. Pridajte štipku zdravého rozumu, premiešajte s pomlčkou sebadisciplíny a opakujte, opakujte, opakujte. Nebojte sa - to znie viac práce ako je. Stačí ju prirovnať k čisteniu zubov: akonáhle sa dostanete do zvyku robiť tieto veci, ani si to nevšimnete. Budete prirodzene udržiavať počítač a designové súbory pod kontrolou.

Dobre, bez ďalšieho upozornenia, tu je 5 efektívnych spôsobov, ako udržať svoje súbory pod kontrolou.

1. Bezohľadne odstráňte staré a nepotrebné súbory

(Obrázok Mixy Lorenzo)

Toto sa môže zdať očividné, ale niekedy sa prehliadajú najbežnejšie kroky. Zabudnite na akýkoľvek softvér na zvýšenie produktivity a na zjednodušenie pracovných tokov a na všetky ostatné nezmyselné nezmyselnosti: jednoducho odstrániť staré a nepotrebné súbory.

Je to isté ako čistenie miestnosti alebo organizovanie fyzických súborov. Prechádzate svojimi vecami a pri pohľade na položku sa rozhodnete: je to dôležité pre niečo dôležité? Ak nie, bezohľadne ho vyhodíte. to je ako zostanete organizované: minimalizovaním počtu vecí, ktoré máte. Žiadne triky alebo tajomstvá.

Táto metóda sa nelíši, pokiaľ ide o súbory vášho návrhu počítača. Pri prechádzaní vašich súborov sa rozhodnite, či je každý z nich relevantný pre niečo dôležité. Ak tomu tak nie je, bezohľadne ju odstráňte - nebudete ju potrebovať znova a je to práve preplnenie digitálneho pracoviska. Zvyčajne sú tieto súbory starými projektovými súbormi, ako sú predchádzajúce návrhy grafiky a návrhov a zastarané súbory webových stránok.

To je pekné a všetko, ale kedy by ste nemilosrdne odstrániť staré a nepotrebné súbory? Koniec koncov, prakticky každý nenávidí upratovanie svojej izby.

Rovnako ako spôsob, ako môžete minimalizovať potrebu naplánovať upratovanie vašej miestnosti, je starostlivosť o objekt hneď, ako sa s ním stretnete, takže by ste sa tiež mali rozhodnúť, či potrebujete odstrániť súbor, keď ho narazíte. Čo nás vedie k # 2 ...

2. Prijať okamžité kroky na súbory, ktoré narazíte

(Obrázok John Britton)

Najlepším spôsobom, ako sa vyhnúť plánovaniu triedenia a čistenia vašich návrhových súborov počítača, je, že to nebude potrebné. Zakaždým, keď narazíte na súbor, okamžite urobte kroky.

Ale vy ste nepochybne zaneprázdnený vole alebo gal. Máte čo robiť, miesta, ktoré musíte mať. Nemôžete odstrániť všetko, čo robíte, a starať sa o každý súbor, s ktorým narazíte. Takže ako sa rozhodnete, kedy budete konať? Použite pravidlo 5 minút: ak okamžitý zásah do súboru trvá 5 minút alebo menej, postarajte sa o to hneď, ako sa s ním stretnete.

Znie to dobre? Je to kvôli tomu “ovplyvnený” populárnou knihou Davida Allena GTD: Hotové veci. V ňom hovorí, že sa môžete vyhnúť nahromadeniu dlhého zoznamu úloh tým, že sa okamžite postaráte o úlohu, s ktorou sa stretnete, pokiaľ nebude trvať dlhšie ako minúty.

Platí to aj pre vaše súbory návrhu počítača:

• Našli ste polovicu dokončeného loga? Zbaliť ho a poslať ho.
• Takmer hotovo s kusom kódu? Skonči to.
• Máte skupinu súborov, ktoré si nie ste istý, že už potrebujete? Prejdite ich, rozhodnite a odstráňte, ak je to potrebné.

Takže # 1 a # 2 pomáhajú udržať vaše súbory pod kontrolou. Ale je tu ďalší podstatný prvok, ktorý je ...

3. Máte len niekoľko priečinkov

(Obrázok Steve Ryan)

Vytvorte iba niekoľko priečinkov pre svoj typ práce a postupujte rovnako ako u kategórie. Namiesto toho, aby ste dostali škálu nespočetných zložiek (ako sú "vektory" alebo "photoshop" alebo iné), mali len veci ako "logá" a "webové stránky". Alebo môžete mať priečinky pre každý projekt a akýkoľvek typ súboru, ktorý s ním súvisí, ide tam.

Prečo to? Dva dôvody:

1. Žiadna nerozhodná paralýza: je súbor logo, webové stránky alebo časť projektu? Stačí ho hodiť do príslušného priečinka a urobiť s ním.
2. Filtrovanie príliš veľa súborov: keď vidíte priečinok naplňujúci príliš veľa súborov, budete viac chcieť odstrániť staré a nepotrebné. Podobne ako v príliš veľa vecí v miestnosti, skôr ako skrývať v zásuvkách a iných miestnostiach.

Nepoužívajte príliš špecifické názvy a kategórie priečinkov. Čím konkrétnejšia je vaša zložka, tým viac kategórií budete mať. A vďaka viacerým kategóriám sa budete musieť rozhodnúť, kam ide nový súbor. Je pravdepodobné, že to nebude jednoducho zapadnúť do jedného z nich, takže si svojvoľne vyberiete jednu. Potom, keď je čas usporiadať ďalšie súbory, premýšľate o tom, na ktorú kategóriu ste naposledy vybrali s podobným súborom. Nehovoriac o tom, že jasne nevieme, do ktorej kategórie patrí každý súbor.

Prečo nie používať iba systém označovania? Potom môžete úplne odstrániť zložky, však? Zatiaľ čo v teórii by to malo fungovať, v skutočnosti vás povzbudí, aby ste vytvorili a uchovávali príliš veľa súborov.

Tu je to, čo sa stane:

1. Označujete svoje pôvodné súbory, cítite sa dobre, že ich budete môcť neskôr jednoducho vyhľadať pomocou značiek.
2. Stanete sa liberálnou pomocou značiek tým, že vytvoríte príliš veľa značiek, ktoré sú príliš špecifické - je to kvôli nerozhodnosti, pretože ste si nemohli vybrať medzi dvoma tagmi a rozhodli ste sa vytvoriť nový, konkrétne pre tento jeden súbor.
3. Zostanete príliš veľa značiek, ktoré sa stávajú ohromujúcimi, aby ste našli veci.
4. Čo je horšie, pretože ste necítili potrebu udržať váš súbor nízky, teraz máte viac súborov, ako keby boli neustále viditeľné vo všeobecnom priečinku, na ktorý ste sa pozreli.

4. Funkcia automatického organizovania ditch

(Obrázok Mark Sebastian)

Funkcie automatického usporiadania (myslíte si, že funkcia automatického premenovania a triedenia programu iTunes, ktorá sa vzťahuje na všetky súbory), je nemesis na udržanie súborov pod kontrolou. Podporujú vytváranie a ukladanie liberálnych súborov. Zatiaľ čo sa to zdá byť na prvom mieste, čím viac súborov máte, tým menej budete vedieť, kde je všetko.

Prečo nie len odstrániť súbory, keď sú staré alebo zbytočné? Funkcia automatického usporiadania vás povzbudí, aby ste neodstránili. Niečo ako funkcia nikdy nevymažte-len vyhľadávanie služby Gmail. Ale na rozdiel od e-mailu, kde máte len jeden typ obsahu (text) a teda ľahko vyhľadávate, sú vaše súbory ťažko vyhľadateľné. Nie je jednoduchý spôsob, ako vyhľadávať obsah, najmä pre vizuálne a zvukové súbory. Takže jediná vec, s ktorou budete musieť pracovať, sú názvy súborov a možno aj nejaký popis meta tagovaný na nej. To je recept na preťaženie súborov.

Ak nepoužívate funkcie automatického usporiadania, budete zodpovední za každý súbor, ktorý vytvoríte. Uvidíte to a venujte pozornosť aspoň raz, takže budete mať väčší dôraz na každý súbor na vašom počítači. Týmto spôsobom získate lepšiu predstavu o tom, kedy sa vaše súbory dostanú von - a keď potrebujete bezohľadne odstrániť.

5. Ak je to možné, konsolidujte súbory

(Obrázok Alda Gonzalez)

Toto je jednoduché. Ak môžete nejako zjednotiť dva alebo viac súborov do jedného, ​​potom budete prirodzene mať menej súborov. A menej súborov sa rovná menej neporiadku.

Ďalšou výhodou konsolidácie súborov je jednoduchšie nájsť to, čo hľadáte. Vaše súbory sú viac organizované. Ako? Prirodzene budete mať relevantný obsah v jednom súbore, takže nie je potrebné loviť viac súborov, ktoré sa týkajú toho istého projektu.

Ako postupujete ku konsolidácii súborov?

• Pre text jednoducho skopírujte / prilepte súvisiaci obsah z viacerých súborov do jedného hlavného textového súboru.
• Pre vizuálne návrhy môžete skopírovať / vložiť rôzne prvky a varianty do jedného hlavného grafického súboru.

Každá hlavná a drobná grafická aplikácia podporuje vrstvy, ich označovanie a zoskupovanie, a preto ich využite. Môžu to byť varianty loga alebo viaceré aspekty väčšieho dizajnu - to všetko v jednom grafickom súbore.

Pripúšťame, že nie je možné konsolidovať každý typ súboru alebo obsah. Napríklad kód. To je dôvod, prečo je uvedené vyššie “ak je to možné” - vystačte čo najlepšie a akékoľvek množstvo, ktoré pomáha znížiť počet súborov, je čistý zisk.

Účinne udržiavajte svoje súbory pod kontrolou

Dúfajme, že tieto 5 spôsobov nie sú len niektoré produktivity porno: čítať veci, aby ste sa vyhli skutočnej práci, ktorá vám prináša želané výsledky vo vašom živote. Nie, tieto boli napísané so zámerom, aby boli veci, ktoré môžete začať podávať, aby ste mohli začať používať teraz, aby sa váš počítač a dizajnové súbory nedostali mimo kontroly.

Nikto aktívne nechce organizovať a spravovať svoje počítače a dizajnové súbory. Takže tieto 5 spôsobov vám pomôže vytvoriť návyky, ktoré sa vyhnú tomu, aby ste to museli urobiť. A ako pri všetkých zvykoch, najdôležitejšou vecou je len začať robiť ich.

Ak chcete skontrolovať, je tu 5 účinných spôsobov, ako udržať svoje súbory pod kontrolou:

1. Bezohľadne odstráňte staré a nepotrebné súbory
2. Okamžite postupujte pri súboroch, ktoré narazíte
3. Máte čo najmenej priečinkov
4. Funkcie automatického usporiadania
5. Ak je to možné, konsolidujte súbory

Váš postup: aké ďalšie spôsoby vám pomohli účinne udržať váš počítač a dizajn súborov pod kontrolou?

Poznámka redaktora: Tento príspevok je napísaný používateľom Oleg Mokhov pre Hongkiat.com. Oleg Mokhov je najpopulárnejším elektronickým hudobníkom na svete, nadšencom webových a vizuálnych návrhov a spoluzakladateľom hudobného obchodu s hudbou bez poplatku Soundtrackster.