Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania

Program Microsoft Word je skvelý nástroj na prácu s dokumentmi v tímovom prostredí. Existuje mnoho funkcií, ktoré podporujú jednoduchú spoluprácu vrátane šablón, sledovanie zmien a revízií, komentáre, obmedzovanie a ochranu dokumentov a porovnávanie a zlúčenie dokumentov.

1. Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania
2. Sledovanie zmien vykonaných na dokumente
3. Používanie poznámok na označenie zmien v dokumente
4. Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón
5. Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov

Nástroje na spoluprácu programu Word vám umožňujú dosiahnuť to, čo ešte pred dvadsiatimi rokmi bude vyžadovať tlačenie všetkého, odovzdávanie to recenzentovi alebo recenzentom, kde potom potom všetko označia atramentom a potom ho odovzdá späť , Potom by ste urobili zmeny, vytlačili ich a odovzdali ich ďalšiemu hodnoteniu. To je časovo náročné, ako aj zbytočné.

Pomocou aplikácie Word však môžete jednoducho robiť pripomienky a opravy dokumentu, zatiaľ čo ľahko sledovať každú zmenu, aby všetci spolupracovníci mohli vidieť, kam ide a ako sa formuje. Nie je potrebné tlačiť alebo odovzdávať. Môžete jednoducho uložiť svoju prácu do zdieľaného priečinka alebo poslať e-mail, čo vám ušetrí veľa drahocenného času!

Cieľom tejto série je predstaviť a oboznámiť s funkciami spolupráce v programe Microsoft Word 2013, aj keď väčšina z toho, o čom diskutujeme, by mala byť dostupná aj v predchádzajúcich verziách. Bude to užitočné, či ste jednoducho vysokoškolský študent, ktorý odovzdá váš príspevok niekomu inému na korektúru, alebo upravíte veľkú publikáciu, ktorá prejde niekoľkými revíziami a recenzentmi.

Šablóny a dokumenty

Pri spolupráci pri nastavovaní tímu je nutné, aby každý používal konzistentné formátovanie. Môžete to ľahko dosiahnuť pomocou šablón.

Môžete napríklad definovať všetky štýly a formátovanie v šablóne, pripojiť šablónu k dokumentu a distribuovať šablónu všetkým, ktorí pracujú na dokumente. Šablóna je v podstate návodom Word, ako by sa mal objaviť dokument a pracovné prostredie.

Každý dokument v programe Word je založený na šablóne. Kedykoľvek vytvoríte nový dokument v programe Word, šablóna sa automaticky pripojí, aj keď vytvoríte nový "prázdny dokument".

Nový dokument založený na šablóne obsahuje všetky štýly a formátovanie, ktoré potrebujete. Môže obsahovať aj štandardné textové štýly, štýly, hlavičky, päty, špeciálne panely s nástrojmi a všetky ostatné bežné informácie potrebné pre podobné dokumenty založené na šablóne. Môžete tiež pripojiť šablónu k existujúcemu dokumentu, ak ste vytvorili šablónu po spustení práce na dokumente.

POZNÁMKA: Keď pripojíte šablónu k existujúcemu dokumentu, informácie o nastavení stránky, napríklad orientácia stránky a okraje, sa na dokument neuplatňujú. Je to preto, že informácie o nastavení stránky sa líšia pre každú časť dokumentu, ak rozdelíte dokument na sekcie. Program Word nevie, ktorá sekcia má použiť informácie o nastavení stránky.

Z tohto dôvodu odporúčame naplánovať napredovanie pri práci na dokumente v spolupráci a vytvoriť šablónu pre dokument, ktorý môžete použiť na nový dokument pred začatím práce na ňom.

Normálna šablóna a vlastné osobné šablóny

Inštalácia programu Word s bežnou šablónou a ďalšie šablóny sú k dispozícii na Office.com. Môžete tiež vytvoriť toľko vašich vlastných osobných šablón, ako sa vám páči. Ak nevyberiete vstavanú alebo vlastnú šablónu, program Word automaticky priradí šablónu "normal.dotm".

Pre súbory šablón, DOTX a DOTM sa používajú dve rozšírenia. DOTX sa používa pre šablóny, ktoré nepoužívajú makrá, a DOTM sa používa pre šablóny, ktoré robia.

Šablóna Normal sa nachádza v priečinku "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" spolu so šablónami, ktoré si môžete stiahnuť zo stránky Office.com. Viac informácií nájdete v príručke How-To Geek School na formátovanie Word 2013.

POZNÁMKA: V celej tejto sérii sa možno zaujímate, prečo obrázky zobrazujú karty v hornom a malom písme (alebo v prípade titulu) skôr než všetky veľké písmená, ako by mohli byť na vašom počítači. Existuje trik na zmenu veľkých písmen na kartách, ktoré vysvetľujeme v článku Ako zmeniť cenovú ponuku pásu pásu Office 2013.

Zmeňte umiestnenie osobných šablón

Vlastné osobné šablóny sú uložené na inom mieste ako šablóna Normal a šablóny stiahnuté z Office.com. Word ukladá predvolene osobné šablóny do "C: \ Users \ Documents \ Custom Office Templates".

Táto poloha sa však môže zmeniť. Kliknite na kartu Súbor.

V zozname položiek na ľavej strane obrazovky "Informácie" kliknite na položku "Možnosti".

V dialógovom okne "Možnosti programu Word" kliknite na položku "Rozšírené" v zozname položiek vľavo.

V sekcii "Všeobecné" kliknite na položku "Lokality súborov".

V dialógovom okne "Umiestenie súborov" v zozname typov a umiestnení súborov vyberte položku "Šablóny používateľa" a kliknite na položku "Upraviť".

V dialógovom okne "Upraviť umiestnenie" prejdite do priečinka, v ktorom chcete uložiť vaše osobné šablóny, vyberte ho a kliknite na tlačidlo "OK".

Nová cesta sa zobrazí v dialógovom okne "Umiestenie súborov". Kliknite na tlačidlo "OK".

Kliknutím na tlačidlo "OK" zatvorte dialógové okno "Možnosti programu Word".

Takisto musíte zadať predvolené umiestnenie pre osobné šablóny, takže pri vytváraní nového dokumentu budete mať prístup k osobným šablónam na obrazovke "Nové". Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu "Súbor" a zvoľte "Možnosti". V dialógovom okne "Možnosti" kliknite na tlačidlo "Uložiť" v zozname vľavo.

V sekcii Uložiť dokumenty zadajte rovnakú cestu, ktorú ste zadali v dialógovom okne "Umiestnenia súborov" skôr v políčku "Predvolené osobné šablóny" a kliknite na tlačidlo "OK".