Ako spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase v Office 2016

Program Microsoft Office 2016 zlepšil svoje funkcie spolupráce, takže viacerí autori môžu pracovať na dokumente v reálnom čase. Môžete zdieľať dokument v aplikácii OneDrive a zistiť, kto pracuje na ňom, a dokonca získať odkaz na posielanie ostatných pre ľahký prístup k dokumentu.

V tomto článku použijeme slovo Word, aby sme ilustrovali, ako spolupracovať na dokumentoch. táto funkcia spolupráce v reálnom čase je však k dispozícii aj v aplikácii Excel a PowerPoint.

Ak chcete začať, otvorte dokument, ktorý chcete zdieľať, a kliknite na tlačidlo "Zdieľať" na páse s páskou v pravom hornom rohu okna programu Word.

POZNÁMKA: Pred nastavením dokumentu, ktorý chcete zdieľať, sa musíte uistiť, že máte vo svojom účte OneDrive zdieľaný priečinok. Môžete tiež použiť predvolené priečinok "Verejné", ktorý vo vašom účte existuje.

Zobrazí sa panel Podiel. Ak chcete dokument uložiť do priečinka, ktorý ste zdieľali v účte OneDrive, kliknite na položku Uložiť do cloudu.

Na obrazovke zálohy "Uložiť ako" vyberte zdieľané miesto, do ktorého chcete dokument uložiť, alebo kliknite na tlačidlo "Prehľadávať" a vyberte umiestnenie v účte OneDrive, ktorý nie je v poslednom zozname.

Ak je to potrebné, prejdite do zdieľaného priečinka v dialógovom okne Uložiť ako. Ak chcete zmeniť názov súboru, do poľa na úpravu názvu súboru zadajte nové meno. Kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Do dokumentu sa vrátite a podokno "Zdieľať" sa pripája a umožňuje pozvať ľudí, aby zobrazili alebo upravili súbor alebo ho len zobrazili. Ak chcete pozvať niekoho, aby spolupracoval na dokumente, zadajte e-mailovú adresu daného používateľa do poľa Upraviť pozvánky. Vyberte, či sa v rozbaľovacom zozname môžu zobraziť položky "Môžu upraviť" alebo "Môžu zobraziť". Ak chcete odoslať vlastnú správu, zadajte ju do poľa "Zahrnúť správu". Ak chcete dokument zdieľať, kliknite na položku Zdieľať..

Používateľ je pridaný do zoznamu osôb, s ktorými ste dokument zdieľali.

Môžete tiež určiť, či sa automaticky nezdieľajú zmeny alebo sa nikdy nezdieľajú zmeny ("Opýtajte sa ma") vždy, keď sa vykoná zmena výberom možnosti z rolovacieho zoznamu "Automaticky zdieľať zmeny".

Používateľ, s ktorým zdieľate dokument, dostane e-mail podobný nasledujúcemu obrázku. Klepnutím na tlačidlo "Zobraziť v aplikácii OneDrive" získate prístup k dokumentu.

POZNÁMKA: Môžete ľahko získať odkaz na zdieľaný dokument, aby ste ho mohli poslať e-mailom používateľom kliknutím na odkaz "Získať odkaz na zdieľanie" v spodnej časti okna "Zdieľať".

Na paneli "Zdieľať" sa zobrazujú dve tlačidlá. Ak chcete odoslať odkaz, ktorý umožňuje používateľovi zobraziť a upraviť dokument, kliknite na tlačidlo Vytvoriť odkaz na úpravu. Ak chcete odoslať odkaz, ktorý umožňuje používateľovi iba zobraziť dokument a nepodporovať ho, kliknite na tlačidlo "Vytvoriť odkaz iba na zobrazenie".

Zobrazí sa okno "Upraviť odkaz", ktoré obsahuje adresu URL na prístup k dokumentu s príslušnými povoleniami. Kliknutím na tlačidlo "Kopírovať" napravo od poľa skopírujte adresu URL, aby ste napríklad mohli zdieľať odkaz v e-maile.

Po kliknutí na odkaz, ktorý používateľ dostane prostredníctvom e-mailu, otvorí dokument v online verzii príslušnej aplikácie Office 2016.

Keď používateľ začne upravovať dokument, zobrazí sa okno s upozornením, že "Hosť upravuje tento dokument".

Zmeny vykonané inou osobou sa zobrazia ako zvýraznený text vo vašej inštancii dokumentu.

Ak ste povolili používateľovi upraviť dokument a potom zmenil názor, môžete ľahko zmeniť povolenia pre daného používateľa. Kliknite pravým tlačidlom myši na meno používateľa v zozname a vyberte možnosť "Zmeniť povolenie na: Môže zobraziť". Môžete tiež prejsť na opačnú stranu a dávať používateľovi povolenie na úpravu dokumentu po tom, čo mu umožňuje iba zobrazenie dokumentu.

Ak ste ukončili zdieľanie dokumentu s používateľom, môžete používateľovi prestať povoľovať prezeranie alebo úpravu dokumentu. Kliknite pravým tlačidlom myši na meno používateľa v zozname a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Odstrániť používateľa.

Ak chcete zatvoriť podokno "Zdieľať", kliknite na tlačidlo "X" v pravom hornom rohu podokna.

Bez ohľadu na to, či pracujete na veľkom alebo malom projekte, táto nová funkcia spolupráce v balíku Office 2016 s editáciou v reálnom čase a integráciou do cloudu s OneDrive je výkonná.