Ako spolupracovať na dokumentoch cez internet

Nie je potrebné zhromažďovať sa okolo toho istého počítača alebo posielať súbory späť a späť cez e-mail, ak chcete spolupracovať s inými ľuďmi. Všetci môžete upraviť rovnakú kópiu dokumentu - môžete ju dokonca upraviť aj v reálnom čase.

Odporúčame vám službu Dokumenty Google, pretože ide o vyspelé riešenie pre spoluprácu a máme s ňou najviac skúseností. Office Online spoločnosti Microsoft nedávno získala funkcie súvisiace so spoluprácou v reálnom čase, takže si môžete tiež pozrieť.

Google Dokumenty

Dokumenty Google sú kancelársky balík spoločnosti Google. Podobne ako väčšina služieb Google je to bezplatná aplikácia, s ktorou pristupujete vo svojom webovom prehliadači. Súbory, ktoré vytvoríte v Dokumentoch Google, sú uložené na Disk Google a priradené k vášmu účtu Google. Vzhľadom na to, že tieto súbory sa nachádzajú na internete namiesto vášho počítača, je ľahké zdieľať dokument s inými ľuďmi. Spoločnosť Google kontroluje dokument a môže k nemu pristupovať aj iné osoby.

Ak chcete použiť Dokumenty Google na spoluprácu, prejdite na web služby Disk Google a prihláste sa pomocou svojho účtu Google. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť a vyberte typ dokumentu, na ktorom chcete pracovať, aby ste vytvorili nový dokument. Môžete tiež otvoriť existujúci dokument uložený v službe Disk Google alebo odovzdať dokument z počítača.

Po otvorení dokumentu kliknite na tlačidlo Zdieľať. Môžete umiestniť kurzor myši na toto tlačidlo a zistiť, kto má prístup k tomuto dokumentu.

Zadajte e-mailové adresy ľudí, s ktorými chcete spolupracovať na dokumente. Ľudia, ktorých pridáte, majú v predvolenom nastavení povolenie na úpravy, ale môžete ich tiež obmedziť iba na pripomienkovanie alebo prezeranie dokumentu. Povolenie "Môže zobraziť" je užitočné, ak chcete len ukázať dokument ľuďom.

Ľudia dostanú predvolene e-mail, keď s nimi zdieľate dokument. E-mail obsahuje odkaz na dokument, aby ho mohli spolu s vami upraviť. Ak na dokumente nepracujete, je to v poriadku - môžu ho upraviť a uvidíte zmeny, keď sa neskôr vrátite k dokumentu.

Keď na dokumente pracuje viacero ľudí, uvidíte viacero kurzorov zadávania textu. V reálnom čase uvidíte, čo iní ľudia píšu do dokumentu, takže môžete spolupracovať na komplikovanom dokumente bez toho, aby ste sa navzájom narazili a neskôr museli vyriešiť konfliktné úpravy. Je tu aj funkcia rozhovoru, ktorú môžete použiť na rozhovor s vašimi spoluautormi.

Ak chcete zobraziť zoznam zdieľaných dokumentov, môžete kliknúť na kategóriu Zdieľané so mnou v službe Disk Google.

Office Online

Microsoft Office Online bol predtým známy ako Office Web Apps. Je to úplne bezplatná internetová verzia balíka Microsoft Office, ktorú máte k dispozícii vo svojom prehliadači. Pretože je to webová aplikácia, nie je to úplná aplikácia Microsoft Office a je obmedzená. Môžete urobiť nejakú spoluprácu s verziami balíka Microsoft Office, ale nie je to tak zrelé riešenie pre spoluprácu, aké ponúka služba Dokumenty Google. Napríklad, iba jedna osoba môže pracovať na rovnakom odseku v čase, keď spolupracuje v Office 2013.

Služba Office Online je dostupná na stránkach Office.com. Vyžaduje si účet spoločnosti Microsoft a uloží vaše dokumenty do služby Microsoft OneDrive (predtým známe ako SkyDrive).

Ak chcete začať, navštívte webovú lokalitu Office Online a otvorte svoju voľbu - alebo navštívte stránku OneDrive a otvorte existujúci dokument. Ak je dokument otvorený, kliknite na tlačidlo Zdieľať v hornej časti stránky. Môžete tiež kliknúť na ponuku SÚBOR na páse, kliknite na položku Zdieľať a vyberte položku Zdieľať s ľuďmi.

Zadajte e-mailové adresy, s ktorými chcete zdieľať, a vyberte povolenia, ktoré chcete priradiť. Môžete si vybrať, či ľudia, s ktorými zdieľate dokument, môžu upraviť dokument a či na to potrebujú účet Microsoft.

Ľudia, s ktorými zdieľate dokument, dostanú e-mailové pozvánky s odkazom na váš dokument. Môžu otvoriť dokument, kliknúť na tlačidlo Upraviť a vybrať položku Upraviť v programe Word Online, aby ste na ňom mohli pracovať. Môžete spravovať zoznam ľudí, ktorí majú povolenie na prezeranie alebo úpravu dokumentu z podokna zdieľania.

Existuje celý rad ďalších spôsobov, ako pracovať na rovnakých dokumentoch v reálnom čase cez internet, ale pravdepodobne by ste mali lepšie držať sa týchto funkcií spolupráce. Dokumenty Google a Office Online umožňujú jednoduché používanie kancelárskych aplikácií.