Ako nájsť a nahradiť formátovanie v programe Microsoft Word
Funkcia Vyhľadanie a nahradenie programu Microsoft Word nie je len na výmenu textu. Pomocou funkcie Nájsť a nahradiť môžete vyhľadať špecifické typy formátovania v celom dokumente a dokonca nahradiť formátovanie iným.
Pri vyhľadávaní a výmene formátovania je užitočné?
Existuje mnoho spôsobov, ako používať funkciu Načítať a nahradiť formátovanie, ale kedy by ste mali zvážiť použitie funkcie Načítať a nahradiť namiesto toho, aby ste použili manuálne zmeny formátovania alebo použili iné možnosti ako je formátovací maliar?
Niekedy má zmysel manuálne použiť zmeny formátovania. Ak potrebujete napríklad zmeniť farbu celého textu alebo odstrániť všetky inštancie tučného textu v dokumente, môžete to urobiť tak, že vyberiete všetky (Ctrl + A) a potom použijete požadovanú zmenu. Ak potrebujete ovládať to, čo sa zmenilo a čo presnejšie, je lepšie prechádzať dokumentom a robiť tieto zmeny rukou.
Existujú však prípady, kedy pomôcka Nájsť a nahradiť vám pomôže ušetriť čas tým, že zmeny formátovania sa vykonajú rýchlejšie a ľahšie než manuálne formátovanie. Pomocou funkcie Nájsť a nahradiť môžete vyhľadávať a meniť formátovanie znakov a odsekov.
Tu je niekoľko príkladov, ktoré by mohli byť užitočné:
- V celom dokumente ste použili jeden typ formátovania znakov a chcete ho zmeniť na iný typ formátovania. Povedzme napríklad, že ste použili kurzívu na zdôraznenie a teraz chcete odstrániť formátovanie.
- Máte konkrétne slovo alebo frázu, pre ktoré chcete aplikovať (alebo zmeniť) formátovanie znakov. Napríklad povedzte, že vo svojom dokumente zopakujete frázu "Červená čiapočka" a teraz ste sa rozhodli, že by táto fráza mala používať iné písmo a červený text.
- Použili ste konkrétne formátovanie odseku (zarovnanie, odsadenie, medzery atď.) A chcete to zmeniť. Povedzme napríklad, že nastavíte konkrétne odstavce, ktoré sa majú zarovnať doľava a majú určitú odsadenie a teraz chcete odstrániť toto odsadenie a centrum zarovnať tieto odseky.
Teraz áno, s určitou predvídavosťou, ste mohli nastaviť štýly znakov a odstavcov a potom ich dôsledne aplikovať v celom dokumente. To by zmenilo niektoré z týchto vecí zvládnuteľnejšie. Keď sa však predvídavosť zmení na pozretie, pomôže vám nájsť a nahradiť túto prácu.
Pripravené vidieť v akcii?
Pomocou možnosti Nájsť a nahradiť môžete zmeniť formátovanie znakov
Pokiaľ ide o nájdenie a nahradenie formátovania, môžete vytvoriť vyhľadávanie len pre určité typy formátovania, alebo to môžete urobiť v kombinácii s vyhľadávaním textu (môžete dokonca získať fantázie a kombinovať ho so zástupnými znakmi, aby ste ešte viac spresnili vaše vyhľadávania).
Ak chcete pracovať iba s formátovaním znakov
Ak chcete vyhľadať formátovanie bez sprievodného textu, je to jednoduché. Vezmime príklad z predchádzajúcich, kde sme sa rozhodli, že chceme odstrániť výskyty kurzívy. Zapnite dialógové okno Nájsť a nahradiť nadpisom domovskej stránky> Nahradiť alebo stlačiť kombináciu klávesov Ctrl + H.
Na karte Nahradiť kliknutím umiestnite kurzor do poľa "Nájsť Čo". Potom kliknite na rozbaľovaciu ponuku "Formátovať" a vyberte možnosť "Font".
V okne Hľadanie písma kliknite na možnosť "Kurzíva" (alebo akékoľvek formátovanie, ktoré chcete vyhľadať) a potom kliknite na tlačidlo "OK".
Späť v okne Nájsť a nahradiť môžete vidieť, že výber formátovania je teraz uvedený v poli "Nájsť Čo", ktoré vám pomôžu sledovať to, čo hľadáte.
Teraz umiestnite kurzor do poľa "Nahradiť s", hlava späť Formát> Písmo a tentokrát vyberte možnosť "Pravidelné". Keď skončíte, zobrazí sa formátovanie v poli "Nahradiť".
Všimnite si, ako to hovorí "Not Bold" a "Not Italic". Nemôžete použiť túto techniku na zmenu z jedného typu formátovania na iný - len pre pridanie alebo odstránenie formátovania.
V každom prípade ste teraz pripravení vyhľadávať. Stlačte tlačidlo "Nájsť ďalší", aby sa aplikácia Word vyhli a zvýraznila ďalší výskyt toho, čo hľadáte. Tu sa našlo naše ďalšie kurzívne slovo. Kliknutím na tlačidlo "Nahradiť" vykonáte zmenu. Stlačením tlačidla "Nájsť ďalší" nájdite ďalší výskyt a zopakujte. Ak máte pocit šťastia, stlačte tlačidlo "Nahradiť všetko", aby ste spustili program Word a nahradiť všetko, čo nájde bez toho, aby ste museli skontrolovať každý z nich. Pred tým však odporúčame uložiť alebo vytvoriť kópiu dokumentu.
Ak chcete pracovať s formátovaním znakov a textom
Je to dosť jednoduché, ale čo keď chcete pracovať súčasne s formátovaním aj textom? Vezmime si väčší príklad.
Povedzme, že ste práve dokončili zadávanie a formátovanie prehľadu a pre názov firmy "Lorem Incorporated" ste použili tučné, kurzíva a modré písmo pre zvýraznenie. Váš dokument vyzerá takto:
Váš manažér posúdi vašu správu a požiada vás o odstránenie modrej farby, tučného písma a kurzívy. Tiež je potrebné zmeniť "Lorem Incorporated" na "Lorem Inc." Potrebujete vykonať zmeny rýchlo a potom čo najskôr poslať revidovanú správu správcovi. Môžete to všetko urobiť jednoducho pomocou funkcie Nájsť a nahradiť.
Zapnite dialógové okno Nájsť a nahradiť nadpisom domovskej stránky> Nahradiť alebo stlačiť kombináciu klávesov Ctrl + H.
Do poľa "Nájsť Čo" zadajte "Lorem Incorporated". Kliknutím na tlačidlo "Viac" rozbaľte možnosti Nájsť a Nahradiť, ak ešte nie sú zobrazené.
Potom kliknite na tlačidlo "Formátovať" vľavo dole a potom kliknite na možnosť "Font".
V okne Hľadanie písma kliknite na štýl písma "Tučný kurzívou". Na rozbaľovacej ponuke "Farba písma" vyberte modrú farbu (ktorá sa v súčasnosti používa pre text). Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".
Všimnite si, že voľby formátov, ktoré ste práve vykonali, sa zobrazujú v poli "Nájsť Čo".
Ďalej napíšte "Lorem Inc." do poľa "Nahradiť". Znova kliknite na tlačidlo "Formátovať" a potom kliknite na "Font".
Vyberte štýl písma "Pravidelný" av rozbaľovacej ponuke "Farba písma" zvoľte možnosť "Automaticky" (ktorá je predvolená na čierne). Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".
Teraz môžete použiť tlačidlá "Nájsť ďalšiu" a "Nahradiť", aby ste postupne prechádzali každým výskytom v dokumente, alebo kliknutím na tlačidlo "Nahradiť všetko" môžete všetky výskyty naraz zmeniť. Ak použijete možnosť "Nahradiť všetko", odporúčame najprv uložiť alebo vytvoriť kópiu dokumentu.
Pomocou funkcie Nájsť a nahradiť môžete zmeniť formátovanie odstavcov
Pomocou funkcie Nájsť a nahradiť môžete tiež pracovať s formátovaním na úrovni odseku a pracuje skoro rovnako ako pri práci s formátovaním na úrovni znakov. Dokonca ho môžete použiť, ak chcete nájsť a nahradiť formátovanie písmen a písmen súčasne, ak chcete.
Ale najskôr si ukážeme, ako funguje. Povedzme, že sme skopírovali a vložili niektoré odseky z iného dokumentu programu Word, ktorý sa má použiť v našom dokumente. V našom dokumente používame štandardné riadkovanie, kde pred odsekom neexistuje žiadny priestor a odseky od odsekov 8pt.
Z nejakého dôvodu je dokument, z ktorého odoberáme odseky, nastavený tak, aby predtým používal interval 18pt a po odsekoch. Pridávame text formátovaním, pretože chceme zachovať formátovanie na úrovni znakov ako tučný text.
Výsledky nevyzerajú skvele, pretože odsek, ktorý sme skopírovali a vložili, má oveľa väčší priestor pred a po ňom ako ostatné odseky.
Jedným zo spôsobov, ako to opraviť, je stlačiť klávesy Ctrl + A, aby ste si vybrali celý dokument a potom nastavili riadkovanie všetkých odsekov v dokumente na ich predvolené hodnoty. Ale čo, keby sme mali nejaké odseky, kde sme upravili rozstupy a chceli to udržať?
Hádali ste to - nájsť a nahradiť záchranu. Opätovne ho vypnite z domova> Nahradiť alebo stlačením klávesov Ctrl + H.
Vložte kurzor do poľa "Nájsť Čo", otvorte rozbaľovaciu ponuku "Formát" a vyberte možnosť "Odsek".
V okne Nájsť odsek vyberte formátovanie, pre ktoré chcete vyhľadávať. V našom prípade hľadáme odseky, kde pred a po rozdelení je 18pt. Keď ste nastavený, kliknite na tlačidlo "OK".
Toto formátovanie sa teraz zobrazí v poli "Nájsť Čo".
Teraz umiestnite kurzor do poľa "Nahradiť s", opäť otvorte rozbaľovaciu ponuku Formát a kliknite na položku "Odsek".
Tentokrát nastavte formátovanie, ktoré chcete použiť ako náhradu. Ideme s predvoleným predstihom programu Word bez rozdielov pred a po 8ptách - to isté ako v zvyšku nášho dokumentu. Kliknite na tlačidlo "OK", keď ste ho nastavili.
Teraz ste pripravení vyhľadávať. Stlačte tlačidlo "Nájsť ďalší", aby sa aplikácia Word vyhli a zvýraznila ďalší výskyt toho, čo hľadáte. Tu sa našiel náš podivne rozložený odsek. Kliknutím na tlačidlo "Nahradiť" vykonáte zmenu. Stlačením tlačidla "Nájsť ďalší" nájdite ďalší výskyt a zopakujte. Môžete tiež stlačiť tlačidlo "Nahradiť všetko", aby sa Word dostalo dopredu a nahradiť všetko, čo nájde, bez toho, aby ste museli skontrolovať každý z nich, odporúčame vám však skopírovať alebo vytvoriť kópiu dokumentu predtým.
A po vykonaní našej výmeny sme teraz dostali odsek rovnako ako ostatné.
S vašimi vyhľadávaniami môžete získať oveľa viac sofistikovanosti než jednoduché príklady, ktoré sme tu poskytli. Môžete kombinovať viacero rôznych typov formátov znakov a odstavcov do jedného vyhľadávania. Môžete dokonca použiť zástupné znaky a iné špeciálne znaky, aby ste získali väčšiu kreatívnosť s konkrétnym textom, ktorý nájdete. Ale to by malo stačiť, aby ste začali!
