Ako vytvoriť písmená vo formáte Word

Niekedy možno budete chcieť vytvoriť list, ktorý budete posielať rôznym ľuďom, ale chcete, aby niektoré jeho časti boli individualizované pre každého adresáta: časti, ako je pozdrav, meno, adresa atď. V programe Word to znamená, že by ste mali vytvoriť formulár, ktorý je naozaj jednoduchý.

Než začnete písať formuláre, mali by ste sa uistiť, že máte už nastavenú databázu so všetkými políčkami, ktoré by ste chceli zahrnúť. Databáza môže byť taká jednoduchá ako tabuľka programu Excel so stĺpcami pre meno, priezvisko, adresu atď.

Program Word môže importovať údaje z aplikácií programu Excel, Access a textových dokumentov. Ak ešte nemáte nastavenie databázy, môžete ho vždy vytvoriť vo vnútri programu Word, čo vám ukážem, ako postupovať.

Vytvorte formuláre vo formáte Word

Na začiatok vytvorte dokument, ktorý má v ňom štandardný text, ako príklad vianočného písmena nižšie:

Všimnite si, ako nemá žiadnu pozvánku, adresu atď., Pretože všetky budú pridané neskôr ako polia v našom formulári. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je kliknúť na Vyberte príjemcov na korešpondencie Záložka:

Tu môžete pridať ľudí, ktorí budú dostávať list alebo importovať zoznam z databázového súboru.

Môžete kliknúť na Zadajte nový zoznam ak chcete vytvoriť zoznam v samotnom programe Word. Ak chcete importovať, kliknite na Použiť existujúci zoznam. V tomto príklade jednoducho zadáme zoznam.

Poznámka: Keď prejdete na ukladanie zoznamu príjemcov, aplikácia Word vás požiada o umiestnenie na vašom pevnom disku, aby uložil dátový súbor, ktorý sa vytvorí.

Po uložení zoznamu príjemcov si všimnete, že veľa ikon, ktoré sú na korešpondencie páska je teraz možné kliknúť.

Ak chcete začať s pridávaním polí do listu formulára, kliknite na miesto v dokumente, aby ste uviedli, kam chcete pole umiestniť, a potom kliknite na Blok adresy.

To prinesie Vložiť blok adresy dialóg.

kliknite OK ísť s predvoleným formátom a mali by ste získať niečo, čo vyzerá takto:

Potom pridajte vstúpiť po Blok adresy presunúť text po riadku a potom kliknúť na Pozdravová linka ikona:

To prinesie Vložiť pozdrav dialóg.

Opäť ideme s predvoleným formátom a stačí kliknúť na OK gombík.

Ďalej zdôraznite, kde sa hovorí, kliknite pravým tlačidlom myši, vyberte Odsek a potom začiarknite políčko vedľa položky Nezadávajte medzery medzi odseky toho istého štýlu.

Toto spôsobí, že blok adresy visí správne, namiesto toho, aby mal prázdnu čiaru medzi každou jeho časťou.

Potom kliknite na Zobrazenie výsledkov ikonu, ktorá sa nachádza na karte Košíky v karte.

Namiesto indikátora poľa blok adresy by ste teraz mali vidieť skutočný obsah uvedený v dokumente programu Word.

Po dokončení náhľadu kliknite na tlačidlo Zobrazenie výsledkov na vypnutie ukážky. Ďalej, ak chcete zistiť, ako pridať ďalšie polia, kliknite priamo v dokumente tak, aby ste dosiahli aktuálnu pozíciu, a potom kliknite na tlačidlo Vložiť pole Hromadné ikona.

Mali by ste mať niečo takéto:

zvoliť Krajina alebo Región, potom kliknite na insert gombík.

Skúste kliknúť na tlačidlo Zobrazenie výsledkov znova zobraziť, ako to vyzerá. Tu je môj príklad nižšie:

Teraz, keď je písmeno formulára správne nastavené, môžete robiť pokročilejšie veci, ako je nastavenie pravidiel. Pravidlá vám umožnia zobraziť nejaký text pre určitých príjemcov a skryť ho pre ostatných. Ak chcete začať, kliknite na tlačidlo pravidlá gombík.

Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka s niekoľkými možnosťami, ako je Ask, Fill-in atď.

Pre náš príklad si to vyberieme Ak ... Potom ... inak, čo nás prinesie do nasledujúceho dialógu:

Zmeniť Názov poľa: do Krajina alebo Región, a typ USA do Porovnať s: lúka. Ďalej pridajte do textových políčok text Vložte tento text a Inak vložte tento text.

V tomto príklade, ak príjemca žije v USA, získa text veselé Vianoce vložili do svojho listu, zatiaľ čo všetci ostatní dostanú správu Sezónne pozdravy.

Tu je to, ako to bude vyzerať po kliknutí na tlačidlo OK a potom tlačidlo Zobrazenie výsledkov gombík.

Ďalej si všimnite Zobrazenie výsledkov rubrika:

Tu môžete kliknúť na tlačidlá so šípkami (keď Zobrazenie výsledkov je zapnutá) vľavo a vpravo od čísla prechádzať cez všetky písmená, ktoré budú odoslané. Takto sa môžete uistiť, že všetky vaše listy budú vyzerať tesne pred tlačou alebo e-mailom.

Poznámka: Voľba možností polí zhody v časti Pravidlá je pre priradenie názvov polí v databáze s názvami hlavičiek v zozname príjemcov.

Ak chcete zjednodušiť zobrazenie polí, ktoré ste vložili do dokumentu, použite Zlatý klinec Zlúčiť polia gombík.

Je to prepínanie, ktoré môžete zapnúť a vypnúť podľa vlastného uváženia. Nakoniec, keď ste s vaším listom spokojní, kliknite na tlačidlo Dokončiť a zlúčiť ikona:

Toto rozbaľovacie menu by ste mali získať pomocou troch možností.

zvoliť Upraviť jednotlivé dokumenty aby sa Word spojilo všetky vaše listy dohromady do jedného veľkého dokumentu, ktorý si môžete pozrieť pred tlačou alebo odoslaním ako e-mail.

Ako môžete vidieť, vytváranie písmen s programom Word už nie je prácou, ktorú kedysi boli, a môžete rýchlo a ľahko vytvárať a odosielať dokumenty. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte komentovať. Užite si to!