Ako nastaviť odpoveď mimo kancelárie v programe Outlook pre systém Windows

Keď viete, že budete mimo kanceláriu niekoľko dní, môžete nastaviť pomocníka z funkcie mimo kancelárie, aby vám odpovedal automaticky a umožnil ľuďom vedieť, že ste si užívali dovolenku, keď sú pri práci.

Ak chcete vytvoriť odpoveď mimo kanceláriu v programe Outlook, vytvoríme šablónu e-mailu so správou, ktorú chceme použiť, a potom vytvoríme pravidlo, ktoré odošle odpoveď s touto správou na všetky e-maily, ktoré dostávame počas konkrétneho časového intervalu.

POZNÁMKA: Aplikácia Outlook musí byť otvorená, aby sa pravidlo spustilo a vaša odpoveď mimo kancelárie bola odoslaná. Takže sa uistite, že necháte počítač zapnutý a program Outlook beží, keď ste mimo kanceláriu.

Krok 1: Vytvorte šablónu správ

Ak chcete vytvoriť šablónu správ v programe Outlook, skontrolujte, či je karta Domovská stránka aktívna a kliknite na tlačidlo Nový e-mail v sekcii Nová.

Do poľa správy zadajte správu, ktorú chcete odoslať ako automatickú odpoveď. Nezadávajte e-mailovú adresu alebo predmet. Potom kliknite na kartu "Súbor".

Kliknite na položku Uložiť ako v zozname možností na ľavej strane obrazovky zákulisia.

V dialógovom okne Uložiť ako vyberte v rozbaľovacej ponuke "Uložiť ako typ" možnosť "Šablóna programu Outlook (* .oft)".

Prejdete do priečinka šablón používateľov. Zadajte názov šablóny do poľa Názov súboru, pričom zadajte príponu ".oft" a kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Ak chcete skopírovať svoju šablónu e-mailu s odpoveďou mimo kancelárie na iný počítač alebo ju zálohovať, úplná cesta k priečinku šablón používateľa je C: \ Users \\ AppData \ roaming \ Microsoft \ Šablóny . vymeniť s používateľským menom systému Windows.

Okno s hlásením zatvorte kliknutím na tlačidlo "X" v pravom hornom rohu.

Zobrazí sa dialógové okno s otázkou, či chcete uložiť koncept správy. Nemusíte, pretože ste si ju uložili ako šablónu, ale môžete, ak chcete. Kliknite na "Áno", ak chcete uložiť koncept, alebo "Nie", ak nemáte.

Druhý krok: Vytvorte pravidlo na automatické odpovedanie na nové e-mailové správy

Teraz, keď máme našu šablónu e-mailovej odpovede mimo kancelárie, vytvoríme pravidlo na používanie tejto šablóny na odpoveď na všetky správy, ktoré prichádzajú počas určitého časového obdobia. Uistite sa, že karta "Domov" je aktívna.

V sekcii Presun kliknite na tlačidlo "Pravidlá" av rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Spravovať pravidlá a upozornenia".

Môžete tiež kliknúť na kartu "Súbor" a prejsť na obrazovku zákulisia. Uistite sa, že obrazovka "Info" je aktívna (v prípade potreby kliknite na "Info" vľavo) a potom kliknite na tlačidlo "Správa pravidiel a upozornení".

V dialógovom okne Pravidlá a upozornenia sa uistite, že v rozbaľovacej ponuke Apply changes to this folder je zvolená e-mailová adresa, na ktorú chcete použiť toto pravidlo. Ak chcete, aby sa toto pravidlo vzťahovalo na všetky vaše účty v programe Outlook, ukážeme vám, ako to urobiť neskôr v tomto článku. Kliknite na kartu "Pravidlá e-mailu", ak ešte nie je aktívna, a potom kliknite na tlačidlo "Nové pravidlo".

Na prvej obrazovke dialógového okna Sprievodca pravidla kliknite na časť "Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam" v časti "Začať z prázdneho pravidla". Táto možnosť sa pridá do poľa "Krok 2: Upraviť popis pravidiel (kliknite na zvýraznenú hodnotu)". Pre túto časť pravidla nie je nič upraviť, takže pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Druhá obrazovka v dialógovom okne Sprievodca pravidla vám umožňuje vybrať podmienky na kontrolu, či dostanete e-maily. Ak chcete odoslať odpoveď mimo kanceláriu počas určitého časového obdobia, začiarknite políčko "prijaté v určitom časovom rozpätí" v poli "Krok 1: Vybrať podmienky". Podmienka sa pridá do poľa "Krok 2: Upraviť popis pravidiel (kliknite na podčiarknutú hodnotu)", ako predtým, ale tentoraz je tu časť popisu, ktorú chcete upraviť. Ak chcete pridať rozsah dátumov, kliknite na odkaz "v určitom rozsahu dátumov" v poli Krok 2.

V dialógovom okne Dátum prijaté začiarknite políčko "Po", kliknite na rozbaľovací zoznam a kliknite na dátum, po ktorom chcete odoslať automatickú odpoveď mimo kancelárie. Napríklad, ak chcete, aby vaša odpoveď mimo kancelárie začala byť odosielaná 8. februára, zvoľte 7. februára pre dátum Po.

Potom začiarknite políčko "Pred", vyberte dátum z rozbaľovacieho zoznamu dátumu napravo od začiarkavacieho políčka Pred. Dátum, ktorý si vyberiete, by mal byť deň po tom, ako prestanete odosielať odpoveď mimo kancelárie. Ak napríklad chcete, aby bol 15. február posledným dňom, kedy bola odpoveď odoslaná mimo kanceláriu, vyberte 16. februára ako Dátum predtým.

Vybrané dátumy sa pridajú k podmienke v poli Krok 2. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo Ďalej v dialógovom okne Sprievodca pravidlami.

Na tretej obrazovke v dialógovom okne Sprievodca pravidlami si vyberiete, čo chcete robiť s prichádzajúcimi e-mailmi počas časového obdobia. Chceme odpovedať na všetky e-maily pomocou šablóny, ktorú sme vytvorili v prvej časti, preto začiarkávame pole "odpovedať pomocou konkrétnej šablóny" v poli "Krok 1: Vybrať akciu". Ak chcete vybrať šablónu, ktorú sme vytvorili, kliknite na odkaz "konkrétna šablóna" v poli "Krok 2: Upraviť opis pravidiel (kliknite na zvýraznenú hodnotu)".

V dialógovom okne Vyberte šablónu odpovede vyberte v rozbaľovacej ponuke Vyhľadať v "Šablóny používateľa v systéme súborov".

Vyberte šablónu, ktorú ste vytvorili (v našom prípade šablónu Odpoveď mimo kancelárie) a kliknite na tlačidlo "Otvoriť".

Do vybranej akcie sa pridá úplná cesta k vybranej šablóne. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo Ďalej.

Na štvrtej obrazovke Sprievodcu pravidlami môžete vybrať akékoľvek výnimky, ktoré chcete použiť na pravidlo, napríklad ak chcete vylúčiť určité osoby alebo skupiny (okrem prípadov, keď ide o ľudí alebo verejnú skupinu). Nebudeme pridávať žiadne výnimky z nášho pravidla, takže kliknutím na tlačidlo Ďalej pokračujte.

Zadajte názov pravidla v poli "Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo". Pole "Zapnúť toto pravidlo" je predvolene začiarknuté, takže pravidlo bude automaticky zapnuté. Nebojte sa však. Nebude fungovať až po určenom termíne Po.

Nechceme spúšťať pravidlo o správach, ktoré sú už v našej doručenej pošte, preto nechajte pole "Spustiť toto pravidlo teraz na správach už v priečinku doručenej pošty" nezačiarknuté. Ak chcete toto pravidlo spustiť na všetkých e-mailových účtoch v programe Outlook, začiarknite políčko "Vytvoriť toto pravidlo pre všetky účty". Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Pravidlo sa pridá do zoznamu. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno Pravidlá a výstrahy.

Teraz, keď vám niekto v určenom dátume odošle e-mail, automaticky dostane správu v šablóne e-mailu, ktorú ste vytvorili.

Napriek tomu, že odosielateľ dostal automatickú odpoveď o tom, že ste mimo kanceláriu, stále dostanete svoj e-mail s ikonou označujúcou automatickú odpoveď. Môžete sa však cítiť oprávnene ignorovať to, kým sa nedostanete späť.

Po uplynutí časového intervalu v pravidle sa pravidlo nevzťahuje na prichádzajúce e-maily. Pravidlo však môžete stále vypnúť. Ak to chcete urobiť, opäť otvorte dialógové okno Pravidlá a upozornenia, ako je popísané vyššie, a zrušte začiarknutie políčka vľavo od pravidla v zozname. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno.

Keď použijete toto pravidlo na odoslanie automatizovanej odpoveď mimo kancelárie, odpoveď sa raz odosiela každému odosielateľovi počas jednej relácie programu Outlook. Režim je, keď otvoríte aplikáciu Outlook, kým aplikáciu ukončíte. Tým sa zabráni odosielaniu duplicitných odpovedí tomu istému odosielateľovi, ktorý vám pošle viac správ. Program Outlook sleduje, kto dostal automatickú odpoveď počas každej relácie, ale tento zoznam sa obnoví po ukončení programu Outlook. Takže ponechajte Outlook otvorený (nenechávajte a neotvárajte), aby sa pravidlo spustilo a odpoveď na automatickú neprítomnosť bola odoslaná každému, kto vám posiela e-maily, a preto odosielateľov nedostávajú viacnásobné nevybavené odpovede.